בתרבות עסקית מהירה של "תעשה הכל אתמול", קל להעריץ ולתגמל את האנשים העסוקים שתמיד נראה שהם מלהטטנים ב-14 דברים בבת אחת. אבל המאמן העסקי דייב קרנשאו טוען שהסוג הנפוץ ביותר של ריבוי משימות אינו מגביר את הפרודוקטיביות - הוא מאט אותך. בספר החדש שלו,המיתוס של ריבוי משימות: איך "לעשות הכל" לא עושה כלום, Crenshaw מסביר את ההבדל בין "משימות רקע" - כמו צפייה בטלוויזיה תוך כדי פעילות גופנית - לבין "Switchtasking", להטוט בין שתי משימות על ידי מיקוד מחדש של תשומת הלב שלך הלוך ושוב ביניהן, ואיבוד זמן והתקדמות במעבר. Crenshaw במשימה להפחית הסחות דעת, הפרעות וכיבוי אש בעבודה, וליצור סביבות המאפשרות לעובדים לראות דרך משימות במלוא תשומת הלב שלהם לפני שהם עוברים לדבר הבא. הנה מה שהיה לקרנשו לומר כששאלתי אותו כמה שאלות על שינוי תפיסות והרגלים סביב ריבוי משימות.תמונה מאתElsie esq..
Lifehacker: אנשים שעשו כל סוג של קריאה על פרודוקטיביות אישית כבר יודעים שיש עלות גבוהה הכרוכה במעבר ממשימה למשימה במהלך יום העבודה שלך. אבל לדעת משהו מבחינה אינטלקטואלית ולעשות שינויים בשגרה שלך כדי להפחית את "החלפות" הם שני דברים שונים. מה לדעתך צריך לקרות כדי שאנשים רגילים לעבור משימות כדי לבצע את השינויים בשגרה הקבועה שלהם?
דייב קרנשו:Switchtasking היא בעיה תרבותית במידה רבה. גיליתי שרוב האנשים עדיין מאמינים שריבוי משימות היא פעילות פרודוקטיבית. מקובל תרבותית להחליף משימה. העישון נמצא בירידה בארה"ב מכיוון שהוא הפך פחות מקובל מבחינה תרבותית. ככל שהריבוי משימות הופך יותר ויותר להתנהגות בלתי מקובלת מבחינה תרבותית, אנשים יבצעו שינויים.
עם זאת, אני מוצא שהדרך הטובה ביותר עבור אנשים לעשות בסופו של דבר שינוי מתמשך היא באמצעות אימון או טיפול אחד על אחד. זה חלק גדול למה יצרתי אתתוכנית TimeGym. דפי העבודה בספר מועילים גם מכיוון שהם עוזרים לקוראים לחוות את ההשפעה של המעבר האישי שלהם.
Lifehacker: עובדים בדרג בינוני רבים עובדים היום בפריסת משרד פתוח ללא משרד או אפילו חדרון משלהם - השולחן שלהם נמצא באמצע הרצפה עם זה של כולם. כאשר אתה עובד בסוג כזה של הגדרה, לעתים קרובות אתה צפוי לטפל בהפרעות בזמן שהן קורות. עמיתים לעבודה עוצרים ליד השולחן שלך כדי לשאול שאלה, אתה נמשך לשיחה מתרחשת שני שולחנות למטה, יש תרבות של תפנית מהירה בהודעות אימייל וניטור מתמיד של תיבת הדואר הנכנס... איך מישהו שהוא לא מנהל או מנהל בהנהלה לצמצם את המעבר שלהם מבלי להיראות כמו רפיון? האם אתה מסתכן במראה פחות מגיב?
דייב קרנשו:המצבים שאתה מתאר הם באמת פגיעה עצומה בפרודוקטיביות. קשה מאוד למישהו בעמדת ניהול ביניים או "קו חזית" לשנות סביבה מסוג זה. בסופו של דבר, עסק או ארגון הם השתקפות של המנהיג שלו. על המנהיג לבצע שינויים אישיים לפני שארגון בכללותו יכול לשפר מערכות פרודוקטיביות. אם לא, המנהיג יערער כל הזמן שיפורים מערכתיים.
אני יכול להציע כמה הצעות. ראשית: בדוק אם אתה יכול להגדיר פגישות חוזרות עם האנשים שמפריעים לך. מניסיוני בעבודה עם אנשים, הקמת פגישה חוזרת במקום ובזמן מוגדרים היא כמו קסם, וזה באמת מקצץ במספר עצום של הפרעות מהר מאוד.
שנית: מצא דרך להנהגת הארגון שלך לשים לב להשפעה של מתגים במקום העבודה. כמה אנשים הגיבו שהם הולכים לתת את הספר במתנה לבוס שלהם כי הוא מציג את הנושא בצורה סתמית, לא מאיימת.
Lifehacker: האם אתה חושב שחברות משתפרות או גרועות יותר ביצירת סביבות שמונעות מחליפות?
דייב קרנשו:אני חושב שאנחנו בתחילתו של תהליך ארוך מאוד של שינוי. החברות הגדולות שעובדות על הבעיה נמצאות רק בשלבים ראשוניים מאוד של תקיפת הנושא הזה. רוב העסקים הקטנים אפילו לא מודעים למקור הבעיה. באופן כללי, חברות מכירות בבעיות פרודוקטיביות, אך אינן בטוחות כיצד להמשיך. עם זאת, המודעות גוברת. במהלך העשור הבא אני מצפה שנראה הרבה יותר תשומת לב בנושא הזה והרבה מאוד שיפור.
Lifehacker: אמרת שטכנולוגיה היא לא הסיבה שבגללה אנחנו מחליפים יותר משימות, זו הדרך שבה אנחנו משתמשים בה זו הבעיה. עם זאת, כיבוי הטכנולוגיה (כמו השתקת הצלצול או סגירת תיבת הדואר הנכנס) היא אחת הדרכים הטובות ביותר להתמקד במשהו. מה אתה חושב על הגישה של בחורים כמודון קנוט, מחבר מדעי המחשב שנמנע לחלוטין מאימיילכדי לכתוב ספרים? או אנשים שבוחרים שלא לקבל את ה-BlackBerry או Treo כי הם לא רוצים להתמודד עם הציפיות שהוא מגיע איתן? האם הימנעות מכוונת משימוש בסוג מסוים של טכנולוגיה היא קיצונית או מתפתחת?
דייב קרנשו:זה קצת כמו נגר חובב, שאחרי שהיכה באגודלו בפטיש, מקלל את הכלי ומשליך אותו הצידה. האם הכאב נגרם מהכלי, או מחוסר המיומנות של האדם המשתמש בכלי?
חלק גדול מהאופן שבו אנו משתמשים בטכנולוגיה מסתכם ב-WHEN הגדול. כיבוי מוחלט של הטכנולוגיה היא בהחלט לא התשובה בדיוק כפי שזו לא תהיה התשובה לנסות להשתמש בסלע או בידיים כדי לשים מסמרים בלוחות. מה שאנחנו צריכים זה יותר אימון ופיתוח מיומנויות. למשל, אני יודע ש-Lifehacker תומך בעקרון של "חמת אש" של תשומת הלב של האדם. זו מיומנות נהדרת. זה עוזר למזער מתגים. יש הרבה מאוד מהמיומנויות החדשות האלה שאנחנו צריכים לרכוש. הם הפכו חיוניים לא רק לפרודוקטיביות שלנו אלא להישרדות הנפשית והרגשית שלנו.
לבסוף, Crenshaw מציע כמה טיפים להפחתת העברת המשימות ולניצול טוב יותר של הזמן שלך.
קח שליטה על הטכנולוגיה
צלצול הטלפון הנייד שלך (אפילו ברטט) לא צריך להיות מופעל כל הזמן. אתה יכול לבטל הודעות דוא"ל גם במחשב שלך. הפוך למאסטר על הצפצופים והזמזומים המטרידים על ידי יצירת קצת שקט.
תזמן את מה שאתה יכול לתזמן
הגדר שעות קבועות ביום ובשבוע כדי לבדוק את הדואר הקולי והאימייל שלך. תן לאחרים לדעת שאתה תשתמש בלוח הזמנים הזה כדי שהם ידעו מתי לצפות לתשובה.
התמקד באדם
כאשר אתה מחליף משימה בעת התמודדות עם מחשב, אתה פשוט מאבד יעילות. אבל אם אתה מחליף משימה על בן אדם, אתה פוגע בנוסף בזוגיות. היו נוכחים, תקשיבו היטב, וודאו שהכל טופל לפני שממשיכים הלאה.
האם המשרד שלך הוא חממה של העברת משימות או שיש לך זמן ומקום להתמקד במה שאתה צריך לעשות ללא הפרעה ב-10 הדקות הבאות? האם אתה סורק כל הזמן את תיבת הדואר הנכנס או מכשיר כף היד שלך לאיתור הודעות חדשות כאשר אתה צריך לכתוב את הדוח הזה או למחוק את המספרים האלה? ספר לנו מה אתה חושב על ריבוי משימות במשרד של היום בתגובות.
