ערכי כתיבת דוא"ל: שמור על רלוונטיות

ככל שתכניס יותר מידע לדוא"ל אחד, כך גדל הסיכוי שהנמען שלך יאבד את הפוקוס על מה שחשוב. הנה כמה דרכים לשמור על הדואר האלקטרוני שלך רלוונטי למשימה.

השתמש בשורות נושא תיאוריות

כבר דיברנו על החשיבות של האימייל שלךשורת הנושא, וכמה זה שימושי לשמירת מסרים תמציתיים. גם אם אתה לא משתמש ב-טריק סוף הודעה (EOM).עם זאת, אתה רוצה לשמור על שורות הנושא שלך תיאוריות. אימייל נושאים כמו "שאלה בשבילך" או "חשוב!" הם די חסרי תועלת עבור הנמען.

במקום זאת, השתמש בנושא שמגדיר בבירור על מה הדוא"ל יעסוק. כפי שג'ינה מזכירה בספר Lifehacker, אתה עדיין יכול להשתמש בתיאורים מסוימים כתגיות (כלומר "חשוב!: משאבי אנוש זקוקים לפרטי הקשר החדשים שלך"), אבל אתה רוצה להקל על הנמען שלך להבדיל בינו לבין הודעות דוא"ל "חשובות" אחרות.

צור שרשורים חדשים בעת שינוי הנושא

באופן דומה, אם אתה מנהל שיחה עם מישהו באמצעות דוא"ל, זה יכול להיות קל להמשיך בשיקים. כאשר אתה עושה זאת, אתה רוצה לפתוח שרשור חדש במקום להמשיך את הישן. הבלוגר פיליפ גואומנסח את זה הכי טוב:

אם תשובתך אינה רלוונטית כלל לשורת הנושא, התחל שרשור חדש עם שורת נושא חדשה המשקפת בצורה מדויקת יותר את התוכן האמיתי של המייל. זה מעצבן לפתוח מייל במחשבה שמדובר ב"Re: Deadline reminder" כשזה בעצם באמת עוסק ב"אגב, איך אני נכנס לשרתים שלנו?

זה לא רק עוזר לאדם שאיתו אתה מתקשר לארגן את מחשבותיו, אלא אם אי פעם תצטרך למצוא את השיחה הזו בהמשך, יהיה קל יותר למצוא אם שורת הנושא תמיד רלוונטית לתוכן ההודעה. בדיוק כמו שאתה רוצהפריטים ניתנים לפעולה נפרדים, אתה רוצה לשמור גם על השיחות שלך נפרדות.

שמור את זה תמציתי

כבר דיברנו עלחשיבות התמציתיות, אבל הדרך הקלה ביותר לשמור על ההודעות שלך רלוונטיות היא לשמור אותן קצרות. ככל שההודעה שלך תהיה קצרה יותר, כך פחות "היי, מה שלומך" וקשקושים אחרים מחוץ לנושא סביר להניח שתזרוק שלא לצורך. סכמו את הנקודות החשובות,לתת להם משהו לפעול לפיו, ותגמור עם זה. סביר להניח שתקבל את התגובה הרצויה אם לא תסטה ממטרת ההודעה שלך.