כולנו מקבלים טונות של דוא"ל עבודה ביום, ותיבות הדואר הנכנס שלנו יכולות להיות עמוסות כהרף עין. ודא שלמייל שלך יש באמת מטרה (ולא ידלג עליהם) על ידי הפיכתם לפעולה.
אמנם זה חשוב להפליאלהיות תמציתי במיילים שלך, חשוב לא פחות לוודא שהנמען שלך באמת יכול לעשות משהו עם מה שנתת לו. תמיד היינו תומכים גדולים בשימוש ב-שלישיית תיקיות דוא"ל מהימנה, ולוקח את כל פריטי המעקב והוספתם לרשימת מטלות נפרדת. הנה כמה טיפים כדי לוודא שהודעות דוא"ל שאתה שולח עוקבות אחר המסלול הזה.
אם להודעה שלך אין מטרה, אל תשלח אותה
כפי שג'ינה מציינתספר Lifehacker:
לכל הודעת דואר אלקטרוני יש מטרה מאוד ספציפית. או שאתה מעביר מידע או מבקש פעולה מהנמען. לפני שתלחץ על כפתור הכתוב הזה, דע מה אתה מצפה לצאת מהבורסה. אם אינך יודע מה מטרת ההודעה שלך, אל תכתוב אותה.
כל העניין בדוא"ל הוא לקבל תגובה מהנמען, בין אם זה השלמת משימה, תגובה עם תשובות לשאלות שלך או משהו אחר. אם אינך מצליח להבין במהירות איזה סוג של מטלה ייצור ההודעה שלך, כנראה שאתה צריך לחשוב מחדש מדוע אתה שולח את ההודעה מלכתחילה.
מקד את פריטי הפעולה שלך
ודא שאינך כולל יותר מדי פריטים ניתנים לפעולה בדוא"ל אחד, ושהפריטים שאתה כולל קשורים, או שהם עלולים ללכת לאיבוד בתרגום. גם אם הנמען שלך קורא את האימייל ופועל לפיו (מה שפחות סביר ככל שהוא ארוך יותר ויותר), ייתכן שתסיים רק חלק מהפריטים הניתנים לפעולה אם תכלול יותר מדי או לא תתמקד בהם מספיק. כשאפשר,היצמד לפריט פעולה אחד לכל דוא"לכדי לוודא שהכל נכנס לרשימת המטלות של הנמען.
ברור, לא כל הודעה שאתה שולח יכולה להיות כל כך מטומטמת, אבל ככל שתדביקי יותרבָּרוּר,תַמצִיתִיהודעות דוא"ל שמעוררות פעולה או תגובה ספציפית, כך גדל הסיכוי שתקבל את מה שאתה רוצה מהחילופין.