ארבע מיומנויות שיהפכו אותך לנינג'ה של גיליון אלקטרוני

גיליונות אלקטרוניים הם אחת מפיסות התוכנה הכי מסתוריות שתפגשו בחייכם הבוגרים. עם זאת, כמה שהם יכולים להיות מפחידים, אתה יכול לעשות הרבה מאוד רק עם ארבע כישורים פשוטים.

למטרות מאמר זה, נתמקד ב-Microsoft Excel, מכיוון שזו תוכנת הגיליון האלקטרוני הנפוצה ביותר. עם זאת, כמעט כל המיומנויות והתכונות הללו שימושיות ב-LibreOffice וב-Google Drive. נרשום הערות בעת הצורך כדי להדגיש את ההבדלים בין הסוויטות.

הזן נתונים בקלות באמצעות טפסים

הזנת נתונים לגיליון אלקטרוני היא נקודת ההתחלה לכל ניתוח. בעוד שאתה יכול להקליד את הנתונים הדרושים לך באופן ידני, טפסים מאפשרים לך (או במקרים מסוימים, אחרים) להזין במהירות מידע שורה אחר שורה בלי הרבה מהומה.

כפתור הטופס הוסתר בצורה קצת נבוכה ב-Excel 2013, אבל אתה יכול להחזיר אותו כך:

1. לחץ לחיצה ימנית בכל מקום בממשק רצועת הכלים ובחר "התאם אישית את רצועת הכלים".

2. בחלונית הימנית, בחר קטע ברצועת הכלים שאליו תוסיף את כפתור הטפסים.

3. בצד שמאל, בחר "פקודות לא ברצועת הכלים" מהתפריט הנפתח.

4. בתיבה למטה, בחר "טופס..." מהרשימה ולחץ על "הוסף" כדי למקם אותו ברצועת הכלים.

כעת, כשיש לך את כפתור הטופס בסרט שלך, אתה יכול ליצור טופס להזנת נתונים. התחל ביצירת הכותרות ושורה הראשונה של הערכים. לאחר שתכניס את מערך הנתונים הראשוני שלך, תוכל להזין שורות נוספות עם הפקודה טופס. כל שעליך לעשות הוא למקם את הסמן בפינה השמאלית העליונה של מערך הנתונים ולחץ על כפתור הטופס.

תיבת הדו-שיח שיופיע מאפשרת לך להזין מידע על בסיס שורה. מלא את הטופס, הקש אנטר, ותיווצר שורה חדשה עם כל המידע החדש.

צור טפסים פומביים עם Google Drive

ל-Google Drive אין בדיוק את אותה פונקציונליות, אבל יש לו צורות משלו שכדאי לשים לב אליו. אתה יכול ליצור טופס ישירות ב-Drive או מתוך גיליון אלקטרוני. אתה תיצור שאלות שמשתמשים יוכלו לענות עליהן והתשובות שלהם יאכלסו גיליון. כדי ליצור טופס:

1. מתוך גיליון אלקטרוני, לחץ על הוסף > טופס.

2. הזן תיאור בחלק העליון של הטופס.

3. הזן ושנה כל שאלה:

4. הזן כותרת בתיבה "כותרת השאלה".

5. בחר את סוג השאלה.

6. אופציונלי: בחר צורה של אימות נתונים. אתה יכול להשתמש בזה כדי לאשר שהנתונים שהוזנו תואמים לסוג מסוים, כגון מספר בטווח מוגדר, או טקסט בצורה של כתובת דוא"ל.

7. אופציונלי: בחר "שאלה נדרשת".

לאחר מילוי הטופס, תוכל לשתף אותו באופן ציבורי או לשלוח אותו בדוא"ל לקבוצה נבחרת של מגיבים. כל הערכים ימוקמו אוטומטית בעמודות לצד חותמת זמן המציינת מתי הנתונים נשלחו.

בצע חישובים עם פונקציות ונוסחאות

אז הזנת חבורה של נתונים, אבל עכשיו אתה צריך לעשות עם זה משהו. פונקציות ונוסחאות מאפשרות לך לתפעל נתונים בגיליון אלקטרוני. אתה יכול לבצע מתמטיקה פשוטה, כמו לחבר את המספרים בעמודה, לקבל ממוצע, או אפילו לעבוד עם דברים מהעולם האמיתי כמו תאריכים או חישובים פיננסיים.

לתוכניות הגיליון האלקטרוני השונות יש קבוצת פונקציות משלהן, ובעוד שרבות מהן משותפות בין הסוויטות השונות, יש כמה הבדלים, אז הקפד לבדוק את הרשימה המלאה עבורלְהִצטַיֵן,LibreOffice, וגוגל דרייב.

עם זאת בחשבון, הנה כמה דוגמאות למה שאתה יכול לעשות.

בצע מתמטיקה בסיסית

במקרה הפשוט ביותר, פונקציות יכולות לבצע מתמטיקה בסיסית באמצעות כל נתון שהזנת. לדוגמה, נניח שאתה צריך להוסיף את המספרים בשני תאים יחד. לשם כך, תשתמש בפונקציית SUM:

=SUM(A1,B1)

זה יוסיף את התוכן של התאים A1 ו-B1 יחד. למתמטיקה פשוטה, אתה יכול גם להשתמש באופרטורים טיפוסיים של מתמטיקה קצרים כמו +, -, * ו-/. לדוגמה, הדברים הבאים יבצעו את אותה מתמטיקה בדיוק כמו הדוגמה שלמעלה:

=A1+B1

אתה יכול להוסיף את הערכים בכמה תאים שתרצה. אתה יכול לעשות זאת עם נקודתיים, כך:

=SUM(A1:A10)

הפונקציה שלעיל תחבר את כל המספרים בעמודה A בין שורות 1 ו-10, תוך התחשבות בערכים שליליים. תוכל למצוא רשימה של כל הפונקציות המתמטיות ש-Excel יכול לבצעכָּאן.

בצע חישובים סטטיסטיים

ניתן גם לבצע חישובים סטטיסטיים על סט נתונים, כולל חישוב חציוני ממוצעים. כדוגמה:

=AVERAGE(A1:A10)

הפונקציה לעיליחזיר את הממוצע של כל התאים בין A1 ל-A10. הפונקציות השונות כוללות פונקציות סטטיסטיקות בסיסיות ומתקדמות כאחד. אמנם לא כולם יהיו שימושיים עבור חובבי גיליונות אלקטרוניים מזדמנים (כן, אנחנו קיימים), פונקציות פשוטות כמומְמוּצָעוחֲצִיוֹןיכול להיות מאוד מועיל בעבודה יומיומית.

עיצוב וחשב תאריכים ושעות

אתה יכול גם להשתמש בנוסחאות כדי לשנות ערכים בפורמט תאריך ושעה. כדוגמה, ניתן לחשב את מספר הימים בין שני תאריכים באמצעות הפונקציה הבאה:

=DAYS([End_date],[Start_date])

Excel כולל גם פונקציה להחזרת התאריך הנוכחי:

=TODAY()

פונקציה זו תכניס את התאריך של היום לתא. אתה יכול לשלב את שתי הפונקציות הללו כדי ליצור נוסחה כדי לגלות כמה ימים נותרו עד תאריך מסוים בעתיד, כך:

=DAYS(TODAY(),[Target_date])

ישנן מספר פונקציות תאריך ושעה אחרות שתוכלו לעיין בהןכָּאן.

שלב מספר פונקציות ליצירת נוסחאות

כפי שאולי שמתם לב בדוגמה האחרונה, ניתן לשלב מספר פונקציות כדי ליצור מה שמכונה נוסחה. נוסחאות הן, בעצם, פונקציות מרובות שחוברות יחד בתא אחד. כך, למשל, אם תרצה לחבר את המספרים בעמודה A ולעגל אותם למספר השלם הקרוב ביותר, תשתמש בנוסחה הבאה:

=ROUND((SUM(A1:A10)),0)

הנוסחה לעיל מורכבת משתי פונקציות:סְכוּםאשר משמש כטיעון עבורעִגוּל. בהצהרה זו, תאים A1 עד A10 יצטרפו תחילה ואז המספר המתקבל יינתן לפונקציה ROUND כדי לעגל למספר השלם הקרוב ביותר. נוסחאות יכולות להיות פשוטות או מורכבות ככל שתרצו, אם כי ככל שהן יהיו משוכללות יותר, כך התחביר שלהן נהיה מורכב יותר. אתה יכול לקרוא עוד על אופן פעולת תחביר הנוסחהכָּאן.

ניתן לשלב גם פונקציות עםפונקציות לוגיותליצירת נוסחאות מותנות. בניית נוסחאות שימושיות היא נושא כל כך רחב שהוא יכול ליצור אוסף מאמרים משלו. למרבה המזל, לחברינו ב- How-To Geek יש אוסף מעמיק של מאמרים על הנושא הזה בדיוק. אתה יכול למצוא את השיעור הראשוןכָּאן.

מיין נתונים עם מסננים וטבלאות ציר

אז הזנת את הנתונים הגולמיים שלך, ביצעת את כל החישובים שאתה צריך לעשות, ועכשיו הגיע הזמן לפרש אותם בפועל. יש לך כמה אפשרויות להמחשת הנתונים שלך, תלוי איך אתה צריך להשתמש בהם.

מיין לפי עמודה

לפעמים, ייתכן שתצטרך למיין את הנתונים שלך לפי אחת מהקטגוריות שהזנת. בדיוק כמו ספריית המוזיקה שלך ב-iTunes, אתה יכול לסדר מחדש את הנתונים שלך לפי עמודה. כדי לעשות זאת:

1. הקש Ctrl-A כדי לבחור את כל מה שבגיליון.

2. בחר בכרטיסייה נתונים ברצועת הכלים.

3. לחץ על "מיין"

4. בחר את העמודה לפיה תרצה למיין ואיזה קריטריונים תרצה למיין.

5. לחץ על אישור.

ראה למשל את צילום המסך שלמעלה - סידרנו מחדש את כל הנתונים לפי מספר הזמנה, מהפחות לגדול ביותר.

סנן פריטים כפולים

במקרים אחרים, ייתכן שיש לך כמה פריטים כפולים בתוך קטגוריה. בדוגמה למעלה, יש לנו 8 ערכים, אבל רק 5 שמות. כדי לסנן את הכפילויות הללו ולראות את כל השמות שיש לנו (בניגוד לכל ההזמנות), נוכל להשתמש באפשרויות הסינון מתחת ללשונית Data ברצועת הכלים. כדי לעשות זאת:

1. תחת נתונים, לחץ על "מתקדם" בקטע מיון וסינון.

2. בחר "העתק למיקום אחר" לדרך לא הרסנית לשלוף נתונים ספציפיים (אם ברצונך למחוק שורות כלשהן בגיליון האלקטרוני שאין להן נתונים ייחודיים בעמודה זו, השאר את "סנן את הרשימה במקום" מסומנת. )

3. לחץ על התיבה "טווח רשימה" ובחר את העמודה שברצונך לסנן.

4. לחץ על התיבה "העתק אל" ובחר את התא הריק שאליו ברצונך להעתיק את רשימת הנתונים הייחודיים שלך.

5. ודא שנבחר "נתונים ייחודיים בלבד".

6. לחץ על אישור

פעולה זו תיצור עמודה חדשה המכילה רק נתונים ייחודיים מאותו טווח, וזה שימושי להפרדת ערכים חוזרים.

צור טבלאות Pivot

כשיש לך מאות שורות של נתונים, זה כמעט בלתי אפשרי ללקט ממנו מידע כלשהו - אתה צריך סיכום. טבלאות Pivot מאפשרות לך לקחת חלקים מסוימים מהנתונים שלך ולסכם אותם, כך שאתה רואה רק את מה שאתה רוצה לראות.

קח את הדוגמה למטה. נגיד שרצינו לראות את סכום הכסף הכולל שקיבלנו מבוב בוברסון.

קל מספיק לעיין בנתונים האלה עכשיו, אבל עם עשרות או מאות עסקאות, זה לא יהיה. אז כדי לראות את הסיכום הזה, צור טבלת ציר:

1. צור גיליון חדש בשם גיליון 2.

2. תחת הכרטיסייה הוספה, לחץ על טבלת ציר.

3. לחץ על גיליון 1 ובחר את כל התאים המאוכלסים בגיליון.

4. לחץ על אישור.

5. בחלונית הימנית, תוכל לגרור עמודות לסינון, עמודות או שורות. עבור דוגמה זו, גרור את "שם" למקטע מסננים, "מספר הזמנה" למקטע שורות ו"תשלומים" למקטע ערכים.

6. פעולה זו תיצור טבלה של כל התשלומים שבוצעו על כל מספר הזמנה. בחלק העליון של טבלת הציר, בתיבה הנפתחת, תוכל לבחור לקוח ספציפי כדי לראות רק את ההזמנות שלו.

כשאנחנו עושים זאת, נקבל את זה:

עם טבלת ציר, נוכל לראות בקלות את כל ההזמנות שבוצעו על ידי בוב בוברסון וכן סכום של כל התשלומים שביצע.

זוהי רק דוגמה אחת פשוטה לאופן שבו אתה יכול להשתמש בטבלאות ציר - השימוש בהן רחב מאוד, ואתה יכול להשתמש בה כדי לסכם כמעט כל דבר. כדי ליצור טבלת ציר ב-LibreOffice או ב-Google Drive, עבור אל נתונים > טבלת ציר.

בצע משימות חוזרות עם מאקרו וסקריפטים

עבודה עם גיליונות אלקטרוניים יכולה לחזור על עצמה ממש מהר. כדי להפוך חלק מהמשימות החוזרות ונשנות לפשוטות יותר, אתה יכול להשתמש ב-Excel כדי להקליט דברים שאתה עושה שוב ושוב לתוך מאקרו. לאחר מכן, בכל פעם שתצטרכו לחזור על המשימות הללו, תוכלו להשתמש בקיצור מקלדת כדי "להפעיל" את המאקרו והוא יעשה עבורכם את כל העבודה העמוסה. לדוגמה, נניח שרצינו לשנות את הגופן של קבוצה גדולה של תאים למשהו מאוד ספציפי, כמו Arial 12 בהטיה:

1. תחת הכרטיסייה תצוגה, לחץ על התפריט הנפתח מאקרו ובחר הקלט מאקרו.

2. תן שם למאקרו.

3. אופציונלי: הקצה למאקרו קיצור מקלדת.

4. לחץ על אישור

5. לחץ על הכרטיסייה בית.

6. בחר "Arial" מהתפריט הנפתח של הגופן.

7. בחר 12 מהתפריט הנפתח של הגודל.

8. לחץ על כפתור הנטוי.

9. לחץ על הלחצן עצור בפינה השמאלית התחתונה של Excel.

מכאן ואילך, תוכל להחיל את הגופן Arial בגודל של 12 נקודות עם נטוי על ידי לחיצה על קיצור מקשים בודד אחד (זה שהקצית בשלב 3), או על ידי בחירת המאקרו מתוך התצוגה > ספריית מאקרו. ברור שזו דוגמה בסיסית, אבל אתה יכול להשתמש בתכונת המאקרו כדי להקליט כל משימות שחוזרות על עצמן. אתה יכול להקליט פקודות מאקרו באופן דומהב-LibreOffice.

ב-Excel, LibreOffice ו-Google Drive, אתה יכול ליצור פקודות מאקרו וסקריפטים מורכבים יותר עם קצת ידע בתכנות (ולמעשה סקריפטים הם הדרך היחידה להפוך משימות ב-Google Drive לאוטומטיות באמצעות פורמט סקריפטים קנייני). כדי להתחיל ללמוד על אלה, עיין במשאבים הבאים:

• אקסל: עבודה עם פקודות מאקרו

• LibreOffice: תחילת העבודה עם פקודות מאקרו

• Google Drive: סקירה כללית של Google Apps Script

משאבים נוספים

כל הכישורים הללו הם רק קצה הקרחון. שימוש בגיליונות אלקטרוניים הוא דיסציפלינה בפני עצמה ואתה יכול לצלול הרבה הרבה יותר עמוק לתוך כל אחת מהקטגוריות האלה אם תרצה. מטעמי נוחות, הנה כמה משאבים שבהם תוכל להשתמש כדי ללמוד עוד על כל המיומנויות הללו ולחדד את האומנות שלך:

טפסים והזנת נתונים

• צור טופס הזמנה באקסל

• צור טפסים עם LibreOffice

• צור טופס גוגל

פונקציות ונוסחאות

בית ספר לחנון איך לעשות:

• למה אתה צריך נוסחאות ופונקציות?

• הגדרה ויצירה של נוסחה

• הפניה לתא יחסי ומוחלט, ועיצוב

• פונקציות שימושיות שכדאי להכיר

• חיפושים, תרשימים, סטטיסטיקה וטבלאות ציר

טבלאות סינון ופיבוט

• סינון נתונים באקסל

• סינון נתונים בטווח או בטבלה (Excel)

• PivotTable דוחות 101 (Excel)

• טבלת ציר (LibreOffice)

• סקירה כללית של דוחות טבלת ציר (Google Drive)

מאקרו ותסריטים

• עבודה עם מאקרו באקסל

• תחילת העבודה עם מאקרו ב-LibreOffice

• מבוא למאקרו של OpenOffice

• סקירה כללית של Google Apps Script

• הרחב את Google Docs, Sheets ו-Forms עם Apps Script