מאת ג'ינה טראפני
אחד האשמים העיקריים בבלגן במשרד הביתי שלי הוא ערימת ה"לתיק" - אתה יודע, ערימת הניירת הזו שאמורה להיכנס למגירת התיקים בשלב זה או אחר. בדרך כלל הערימה הזו מתרחשת באופן ספונטני ממש על גבי ארון התיוק, וזה די טיפשי. כלומר, במקום להוסיף דברים לערימה, למה שלא אעשה זאתלהגיש את זה? מסתבר שהמצב העצוב של ארון התיוק המבולגן והגדוש שלי הוא הסיבה לחסימה שלי.
נשמע מוכר? היום אנחנו הולכים להתחיל בשיפוץ מגירת קבצים עבור מערכת התיוק הממולאת יתר על המידה, תחת התווית, ולהפוך אותה לסדרה מסודרת, קלה ואעז לומרמְהַנֶהמקום לארגן את הניירת החשובה שלך.
תן לניירת שלך מקום מגורים מרווח.
בואו נודה בזה: אנחנו כבר לא בקולג'. קופסת התיק מפלסטיק או הקלסר העצום שנסגרו עם גומייה פשוט לא יחתכו אותה. יש לך מסמכים אישיים, פיננסיים, ביטוחיים, רכבים, לקוחות, מסים ורפואיים לעקוב אחריהם. אם השתמשת בארון תיוק קטן שפשוט אין לו מספיק מקום להכיל את הדברים שלך - או בלי ארון תיוק בכלל - השקיעו במגירת תיקים או ארון מרווחים ומעוצבים היטב שמשאירים לכם מקום פנוי. הרבה מקום. לְמַעֲשֶׂה,ביצוע דבריםהמחבר דיוויד אלן אומר שמגירת הקבצים שלך צריכה להיות מלאה רק בשלושה רבעים. מעמוד 99 של הספר GTD:
אני כמעט לא מכיר מישהו שאין לו מגירות קבצים ממולאות מדי. אם אתה מעריך את הציפורניים שלך, ואם אתה רוצה להיפטר מההתנגדות הלא מודעת שלך לתיוק, אז אתה חייב לשמור את המגירות רופפות מספיק כדי שתוכל להכניס ולשלוף קבצים ללא מאמץ.
אם אתה רוצה לקנות ארון תיוק חדש, אלן אומר שאתה לא צריך לחסוך באיכות.
אין דבר יותר גרוע מלנסות לפתוח מגירת תיקים כבדה ולשמוע את זה נורא
לִצווֹחַ!
זה קורה כשאתה נאבק עם מיסבי הגלילה באחד מאותם ארונות "מכירה מיוחדת" של $29.95. אתה באמת צריך ארון תיקים שהמגירה שלו, גם כשהיא מלאה בשלושה רבעים, תגלוש פתוחה ותיסגר בלחיצה עם החלקות והמוצקות של דלת במכונית גרמנית. אני לא צוחק.
הוא לא צוחק. כלי קל ומהנה לשימוש הוא כלי שתשתמש בו.
הקצה תיקיית קבצים אחת לכל תיקיה תלויה.
ברגע שהדברים מתחילים להיות צפופים בתוך אדמת ארונות תיוק, האינסטינקט הראשון שלך הוא להתחיל להכניס כמה תיקיות מנילה לתיקייה תלויה אחת. רעיון גרוע. הקצו תיקיית מנילה אחת לתיקיה תלויה אחת. זה מפריד בצורה נקייה את התיקיות שלך ומקל עליהן להתפרע בהן. (אלן ממליץ להתרחק לחלוטין מתיקיות תלייה; באופן אישי, אני אוהב אותן.) שמור אספקה של תיקיות מנילה וגם תיקיות תלויות בהישג יד כך שיצירת אחת חדשה תהיה קלה ככל האפשר.
בחר ערכת שמות נגישה.
יכול להיות שאתה אדם פשוט ותיק מסוג A עד ת', אבל יש יותר דרכים מאחת לסדר את תיקיות הקבצים באלפביתי. השיטה המועדפת עלי היא לחלק דברים לקטגוריות, כמו "מכונית", "לקוח", "מיסים", "חשבון בנק" ולהקדים את שם התיקיה במילה הזו. לדוגמה, תיקייה אחת עשויה להיות "מכונית: הונדה אקורד" ואחרת היא "לקוח: Lifehacker", ועוד "חשבון בנק: ING Direct."
בכל שיטה שתבחר, ודא שהמערכת שלך ברורה ועקבית בכל הקבצים שלך כדי להפוך את שליפת הניירת לפשוטה וחסרת מחשבה ככל האפשר.
השתמש ביוצר תוויות.
כשקראתי לראשונהביצוע דברים, הכלי המומלץ שהייתי הכי בטוח שאני לא צריך הוא יצרן תוויות. ילד טעיתי. תיקיות עם תווית מסודרת גורמות למגירת קבצים להיראות חדה ונגישה.
נהגתי לכתוב את שם התיקייה שלי בעט או בעיפרון או בטוש ישירות על הלשונית. כשרציתי לעשות שימוש חוזר בתיקייה, הייתי שמה מסקינטייפ או צבע לבן על התווית הישנה וכותבתי עליה. איזה בלגן זה היה - במיוחד בהתחשב בדרך הירידה שכתב היד שלי עבר מאז שלמדתי להדפיס בכיתה ב'. הכנת תווית היא מהנה וגורמת לתיקיות שלך להיראות סופר מקצועיות וקלות לקריאה. בדוק את ההבדל בין זה:
וזה:
לִרְאוֹת? Brother P-Touch Home and Hobby Label Maker עושה את העבודה וזה יחזיר לך בערך 25 דולר.
טהר את מה שאתה לא צריך. ארכיון קבצים סגורים.
עם הזמן קל למגירת התיקונים שלך לצאת משליטה ולהתמלא בדברים שלא חשובים יותר או שאתה פשוט לא צריך בהישג יד כל הזמן. הקפד לנקות את הניירת שלך מדי כמה חודשים מהדברים הלא רלוונטיים, כמו מדריכים למשתמש שאתה יכול להשיג באינטרנט או עבור גאדג'טים שכבר אין לך בבעלותך, מחקר פרויקטים בעבר וניירת של מעסיק לשעבר. ארכיון דברים ישנים שאתה לא רוצה להיפטר מהם אבל לא צריך גישה אליהם מיידית לתוך קופסאות קבצי קרטון והנח אותם באחסון. רישומי חשבון בנק סגורים, דוחות אשראי ישנים ומסי 1996 שלך הם מועמדים טובים כאן.
איך אתה שומר על הניירת שלך תחת שליטה? גלה את הסודות שלך בתגובות או בטיפים ב-lifehacker.com.
קריאה קשורה:
ביצוע דבריםמאת דיוויד אלן
ג'ינה טראפני, העורך של Lifehacker, יש פטיש מסודר של מערכת קבצים. התכונה החצי שבועית שלה,חנון לחיות, מופיע מדי רביעי ושישי ב-Lifehacker. הירשם ל-עדכון של Geek to Liveכדי לקבל תשלומים חדשים בקורא החדשות שלך.
