מאת ג'ינה טראפני
לחץ לצפייהאתה לא הולך לבלות עוד עונת מס בחיפוש אחר קבלות ולחפור בארון התיוק שלך אחר שרידי עצים מתים, לתהות אם אתה תובע את כל מה שאתה צריך. לא סייר! בשנה הבאה, כל מסמכי המס שלך - לעזאזל, כל הניירת החשובה שלך - יומרו לקובצי PDF ויאורגנו בתיקיות מבוססות חיפוש. הקבלות, הספרים האלקטרוניים, כתבות העיתונים הסרוקות, טפסי המס, מדריכי הגאדג'טים וחוזי הלקוחות שלך יהיו זמינים בקצות אצבעותיך בין אם אתה ליד ארון התיוק שלך ובין אם לאו.
ואתה יכול לארגן אותם באמצעותiTunes.
מה?
כן, אני יודע ש-iTunes היא לא מארגנת מסמכים, אבל בכל מקרה היא עושה עבודה מפתיעה לטובה. באמצעות רשימות ההשמעה החכמות של iTunes ותמיכת ה-PDF שלה, אתה יכול לבנות ספריית מסמכים שבה קובצי PDF ממוינים אוטומטית לרשימות מבוססות מילות מפתח. בואו נתחיל.
מה תצטרך כדי לבצע דיגיטציה של המסמכים שלך כקובצי PDF
סורק.סורקי מסמכים הם קטנים, אלגנטיים וזולים במיוחד בימינו - חלקם נמוכים עד 50 דולר - אז בחר אחד כדי לבצע דיגיטציה של חומרי עצים מתים כמו עיתונים, מגזינים או קבלות נייר. ככל הנראה תוכנת הסורק שלך תספק אפשרות לפלט את הסריקה למסמך PDF. אם אתה מתכוון לבצע דיגיטציה של ערימות נייר בבת אחת, תרצה אחד מאובזר במזין גיליונות אוטומטי. (חומרה זה לא הצד החזק שלי, והדגם שאתה מקבל תלוי בצרכים ובתקציב שלך - אבלהשרשור הזהיש כמה המלצות מחברי הקוראים שלך.)
תוכנית הדפסה ל-PDF.משתמשי Windows צריכים להוריד את הכותב CutePDF בחינםעבור היכולת להדפיס מסמכי משרד, הודעות דואר אלקטרוני, תמונות ודפי אינטרנט לקובץ PDF. (ברצינות, CutePDF הוא חובה.) משתמשי Mac,הדפסה ל-PDF מובנית ב-OS X, כך שאינך צריך לעשות דבר, מלבד לבחור PDF מתיבת הדו-שיח להדפסה.
צור ספריית iTunes נפרדת עבור המסמכים שלך
חברי מיטה מוזרים, ה-1099 שלכם ושל Beck MP3, אז תרצו ליצור ספריית iTunes חדשה לגמרי "כל העסקים" עבור ה-PDF שלכם. כדי לעשות זאת, החזק את מקש Shift לחוץ כאשר אתה מפעיל את iTunes (אפשרות למשתמשי Mac), ולחץ על כפתור צור ספרייה מתוך דו-שיח זה:
תן לספריית המסמכים שלך שם רציני - כמו "PDFDocuments".
לאחר שתגדיר ספרייה חדשה, תוכל לגרור ולשחרר אליה קובצי PDF כדי להוסיף אותם. אבל לפני שתעשה זאת, כמה טיפים להתמודדות עם קובצי PDF ב-iTunes:
כברירת מחדל, כאשר אתה מוסיף קובצי PDF לספריית iTunes שלך, iTunes מעתיק אותם לתיקיה שבה הוא שומר את הנתונים שלו, ומשאיר לך שני עותקים של המסמך בכונן הקשיח שלך. זה גם יוצר תיקיות משנה של אמן ואלבומים, שאינם חלים על קובצי ה-PDF שלך (כולם יהיו "אמן לא ידוע" ו"אלבום לא ידוע") כדי לשמור את ה-PDF שלך במקום שבו אחסנת אותו במקור, בחלונית העדפות iTunes, בכרטיסייה מתקדם, בטל את הסימון "העתק קבצים לתיקיית המוזיקה של iTunes בעת הוספה לספרייה" ו"שמור את תיקיית המוזיקה של iTunes מסודרת".
הסר את כל השדות הספציפיים למוזיקה מרשימת ברירת המחדל, כמו אמן, אלבום והושמע לאחרונה על ידי לחיצה ימנית על כותרת העמודה וביטול הסימון שלהם:
פתח את אוצר המילים של התגים שלך וצור רשימות השמעה חכמות
לאחר שהוספת כמה קובצי PDF לספריית iTunes שלך, אתה רוצה לארגן אותם לתיקיות וירטואליות - רשימות השמעה בפועל. היתרון שיש לפלייליסטים על פני תיקיות הוא שמסמך אחד יכול לחיות ביותר מפלייליסט אחד - כך שטופס 1099 משנת 2006 יכול להתקיים ברשימת המסים, ברשימת 2006, ברשימת ההכנסות וברשימה 1099.
אתה יכול ליצור רשימות השמעה באופן ידני ולגרור ולשחרר את ה-PDF שלך לתוכם. אפילו טוב יותר, אתה יכול להשתמש בפלייליסטים חכמות שמאוכלסים באופן דינמי על סמך מילות מפתח. לדוגמה, שיניתי את שם ה-PHP Manual PDF ל-PHP Manual (קוד ספר אלקטרוני) ואז יצרתי רשימת השמעה חכמה לספרים אלקטרוניים, כל ה-PDF שבהם השם מכיל את המילה "ebook":
אבל יש לי גם רשימת השמעה חכמה של "Code reference" שמתאים לכל ה-PDF עם "קוד" בשם, וגם המדריך של PHP מופיע שם.
כמו כל מערכות התיוג, תצטרך לפתח אוצר מילים שעובד בשבילך ולהיצמד אליו כדי לוודא שכל קובצי ה-PDF שלך יופיעו ברשימות ההשמעה החכמות שהם צריכים. לדוגמה, עבור מסמכי מס, אני שם אותם לפי שנה, מטרה (הכנסה/ניכוי) ומספר טופס (1099, 1098 וכו') כך שקל לראות את כל ה-1099 של 2006, או את כל מסמכי ההכנסה שלי בסך הכל.
הוסף את רשימות ההשמעה שלך לתיקיות
אתה יכול גם לקבץ כמו סטים של רשימות השמעה לתוך תיקייה. לדוגמה, רשימות ההשמעה של מסמכי המס שלי נמצאות כולן בתיקייה בשם "מסים". אם אני לוחץ על התיקיה Taxes, אני יכול לראות את כל קובצי ה-PDF הכלולים ברשימות ההשמעה בתיקיית Taxes. נוֹחַ.
אם אתה רוצה, אתהפַּחִיתהשתמש בכל אחד משדות המטא נתונים של המוזיקה של iTunes, כמו אמן, אלבום, ז'אנר ושנה כדי לחתוך ולחתוך את קובצי ה-PDF שלך, אבל בעיני זה לוקח רחוק מדי את ה"דחיפה של קובץ PDF מרובע לתוך חריץ קובץ מוזיקה עגול". נצמדתי להוספת מילות מפתח לשם המסמך בלבד. כך, אם מתישהו ארצה להשתמש בתוכנה אחרת ולכל קובצי ה-PDF שלי יש מילות מפתח בכותרת, עדיין יהיה ניתן לחפש אותן בקלות. (כמו כן, Spotlight, תיקיות החיפוש השמור של Vista ו-Google Desktop ימצאו כולם קובצי PDF עם מילות מפתח בכותרת שלהם - אך לא שדות מטא נתונים אחרים של iTunes.)
"אבל PDF's הם לא קובצי מוזיקה": למה - ולמה לא - iTunes
שלוש הדרישות שלי לבחירת מארגן PDF היו: שהוא חינמי, חוצה פלטפורמות (לפחות Mac ו-Windows), ושהוא תומך בתיוג (כדי שניתן יהיה "לתייק" PDF אחד תחת מספר "תיקיות".) iTunes מתאים ל- הצעת חוק בכל הסעיפים הללו.
עם זאת, ישנם חסרונות רציניים לשימוש ב- iTunes בדרך זו. אין צפייה או תצוגה מקדימה של PDF ב-iTunes - אין קורא PDF בכלל, למעשה. תצטרך להשתמש ב-Adobe Reader,FoxItאו התצוגה המקדימה של Mac כדי לפתוח בפועל את המסמכים. לבסוף, iTunes לא יכול לחפש את התוכן של PDF, וזה גם כואב לי מאוד. (עם זאת, Google Desktop Search ו-Spotlight יכולים.)
אם החסרונות האלה הם אי אפשר ללכת בשבילך, יש חלופות. משתמשי Mac הנשואים ל-O, S ו-X צריכים לבדוק את החינמילְעַדְכֵּן:$34כֵּן. משתמשי Windows שמוכנים להוציא קצת כסף, ממליץ ריקPaperPort(וזה עולה בערך $200 אם לא קיבלת את זה עם הסורק שלך.) עד כמה שידוע לי, PaperPort כןלֹאתמיכה בתיוג. יישום דומה ל-PaperPort מוזכר בעבר, בחינםDocsVault.
לבסוף, לקוראי Lifehacker יש איזשהו מידע פנטסטי על מצבםדיגיטציה וארגון של מסמכי הנייר שלהם.מהי הדרך המועדפת עליך לבצע את העבודה? ספר לנו בתגובות.
ג'ינה טראפני, העורכת של Lifehacker, כל כך הולכת לסדר את הניירת שלה ב-2007. התכונה החצי שבועית שלה,חנון לחיות, מופיע מדי רביעי ושישי ב-Lifehacker. הירשם ל-עדכון של Geek to Liveכדי לקבל תשלומים חדשים בקורא החדשות שלך.
