חנון לחיות: למד אחרים כיצד להשתמש בדוא"ל

מאת ג'ינה טראפני

אולי זו שנת 2006, אבל רוב האנשים עדיין לא יודעים איך להשתמש בדוא"ל בצורה נכונה. שורות נושא לא רלוונטיות, פרסום מוביל, סתירות מוגזמת, השתוללות, ערבוב נושאים בשרשורים בודדים - הרשימה של הרגלי אימייל רעים פורה נמשכת. במקום להיות היודע-הכל המעייף שמטיח לכתבים על פרק כף היד על התנהגות רשת נוראית, השתמש בשיטות עדינות יותר ללמד הרגלי אימייל טובים יותר למי שאתה כותב.

המפתח הוא ללמד באמצעות דוגמה. הנה כמה דרכים לסבך הודעות דוא"ל ספגטי מחסרי מושג לתקשורת יעילה יותר ולדחוף אותם בעדינות לעבר הרגלים טובים יותר בעתיד.

ערוך את שורת הנושא.

ההודעה מהנושא של עמיתך לעבודה היא "היי", ובתוכו הוא שואל איך הייתה החופשה שלך, והאם אתה יכול לעדכן את הקישור לאתר האינטרנט לדף הארכיון בסיפור של סמית' ולהרחיב את הגרפיקה רק מעט. כאשר אתה מגיב, שנה את שורת הנושא למשהו ברור יותר, כלומר, "Re: Smith story updates (was: hi)", כך ששאר השרשור יהיה מזוהה, ממוין וחיפוש בקלות.

להקל על תגובות מלאות.

אם אתה שולח הודעה עם מספר חלקים שכל אחד מהם דורש תגובה, עצב את ההודעה בהפסקות או כוכביות כדי שיהיה ברור וקל. כלומר, במקום:

Hi Jane,Got your message about Tuesday, thanks!  What's the conference room number?  Turns out I'm going to drive instead of take the train. Will I need a parking pass?  Also, I have the Powerpoint presentation on my laptop.  Is there a projector available I can hook it up to, or should I bring my own?

לך עם זה:

Hi Jane,I'm all set for Tuesday.  A couple of questions for you:* What is the conference room number?* If I drive, who should I talk to for a parking pass?* Is there a projector available that I can connect my laptop to?

כשג'יין שולחת לך הודעה עם צרור שאלות, חלק את התגובה שלה לחלק והגיב בשורה לכל אחת בעצמך.

הגדר מאת: לכתובת הטובה ביותר.

אני מקבל טונות של אימיילים הקשורים ל-Lifehacker לכתובת הדוא"ל האישית שלי, אבל אני רוצה להפריד בין תיבות הדואר הנכנס. אז בכל פעם שמישהו שולח לי הודעה לתיבה האישית שלי, אני לוחץ על השב אבל משנה את השדה מאת: לעורך שלי בכתובת lifehacker.com. המשמעות היא ששאר השרשור נכנס לתיבת הדואר הנכנס שלי של Lifehacker, והנמענים מעדכנים את הערך שלהם עבור אישיות ה-Lifehacker שלי בפנקסי הכתובות שלהם.

תגיב אחרי כמה שעות.

אימייל מעולם לא נועד לתקשורת מיידית בזמן אמת. גם אם אתה בודק את הדוא"ל שלך בזמן אמת (ואסור לך לעשות זאת אלא אם כן לא תעשה שום דבר אחר), אל תגיב להודעות שאינן חירום מיד, במיוחד מעמיתים לעבודה. זה מציב ציפייה בלתי אפשרית לעתיד. המטרה שלי היא להגיב למייל לא רצוי מלקוחות וקוראים לאחר מספר שעות, אך תוך 24 עד 48 שעות.

הגדר ציפיות לפעולה.

כאשר הודעת דוא"ל מכילה בקשה שתיקח יותר מכמה דקות בלבד, השב ושואל מה המועד האחרון, כל פרט אחר שאתה צריך כדי להתחיל, על כמה זמן ייקח לך להשלים ולגבי כמה אתה עסוק ב רֶגַע. תגובה מהירה תשמח את המבקש אך גם תראה לו שהזמן שלך הוא מצרך. שאלות מסוג זה לעיתים קרובות יגרמו להורג בקשות חסרות חשיבות ויעזרו לך לתזמן בקשות נחוצות.

צא מחוץ לתיבת הדואר הנכנס.

למרות שלעתים קרובות זהו מצב התקשורת המוגדר כברירת מחדל של אנשים, דוא"ל אינו תרופת פלא. חלק מהדיונים עדיף לקיים באופן אישי או בטלפון. אם אתה מקבל הודעה לא ברורה, משתוללת, בוערת, ארוכה מדי או מבלבלת, קטע אותה במעבר. כל שעליך לעשות הוא להגיב, "בואו נדון בטלפון. מה המספר שלך ומתי זה זמן טוב להתקשר?" מדהים כמה מהר יותר אפשר לקבל החלטות מורכבות ודיונים מחוץ לתיבת הדואר הנכנס - שלא לדבר על שינוי הטון והפחתת אי הבנות בנושאים רגישים.

למד בעדינות (אך בתקיפות) את היסודות של רשימות דוא"ל.

אני לא יכול לספור את מספר הפעמים שצפיתי בחדשים ברשימת תפוצה עונים לכל הרשימה עם הודעות המיועדות לאדם אחד או שניים. אם אתה מנהל הרשימה או אפילו רק משתתף, הזכר בעדינות לאנשים האלה לבדוק שוב את הכתובות שאליהן הם שולחים הודעות, ולשלוח רק הודעות רלוונטיות לכל הרשימה לכתובת הרשימה. עשה זאת מחוץ לרשימה. אף אחד לא אוהב מכות פומביות.

יש לך טיפים ללמד אחרים כיצד להפיק את המרב מהאימייל? יש לך תקלות או בעיות עם תיבת הדואר הנכנס? ספר לנו בתגובות או בטיפים ב-lifehacker.com.

תודה מיוחדת לקורא גרנט בארט על שהעניק השראה למאמר זהההערה המושקעת הזומה שגרם לי ללכת, "היי! גם אני עושה את זה!"

ג'ינה טראפני, העורך של Lifehacker, חולם על עולם שבו נעשה שימוש יעיל בדוא"ל. התכונה החצי שבועית שלה,חנון לחיות, מופיע מדי רביעי ושישי ב-Lifehacker. הירשם ל-עדכון של Geek to Liveכדי לקבל תשלומים חדשים בקורא החדשות שלך.