ככל שיותר מאיתנו עובדים מרחוק בימים אלה, יותר מנהלי משימות דיגיטליים מציעים תכונות שיתופיות כמו שיתוף משימות ספציפיות, הערות על משימות ויצירת רשימות משותפות משותפות בתוך הצוות שלך.
פוסט זה הופיע במקור ב-בלוג RescueTime.
לקחתי את התכונות האלה כמובן מאליו כשהן הפכו פופולריות יותר, אבל מעולם לא תהיתי עד כמה זה שימושי לשתף את רשימת המטלות שלך. לפעמים זה פשוט הכרחי לעשות זאת, כדי שהקולגות שלך יוכלו לראות על מה אתה עובד או לתקשר סביב פרויקט משותף.
אבל מה לגבי כשיש לך אפשרות לשמור על רשימת המטלות שלך פרטית או להפוך אותה לציבורית? למה שתרצה לחלוק את המשימות שלך אם אתה לא חייב?
שיתוף המשימות שלך מאפשר לאחרים לעזור לך לבצע אותן
קסנדר שולץ מאמין כל כך ביתרונות של שיתוף משימות שהוא יצר אפליקציה שלמה סביב הרעיון של רשימות מטלות ציבוריות. האפליקציה, Complete, למרבה הצער נסגרה מאוחר יותר, אבל שולץ העלה טיעון מוצק לשיתוף המשימות שלך, גם אם אינך יכול להשתמש באפליקציה שלו לשם כך.
אומר שולץ"רשימת מטלות, במציאות, היא רשימת מטלות מאוחרת יותר." רשימות המטלות שלנו נוטות להיות מלאות בדברים שאנחנו עדיין לא מוכנים לעשות, אבל מקווים להגיע אליהם מתישהו. זה המקום שבו רשימת מטלות ציבורית באמת זורחת, לדברי שולץ, מכיוון שאחרים יכולים לראות מה אתה מתכנן לעשות מתישהו בעתיד ולהציע תמיכה ועצות לפני שאתה צריך את זה.
בעוד שאתרים כמו Yelp, Quora ו-Amazon ביקורות שימושיים לאיסוף עצות, אנו נוטים לגלוש באתרים אלו רק כאשר אנו מוכנים לפעול - ואז נתקעים במשך שעות בהשוואת ביקורות ומתלבטים מה לעשות.אומר שולץהפיכת המשימות שלך לציבוריות לפני שאתה מוכן לפעול לפיהן עובד טוב יותר:
משימה ציבורית מאפשרת לאנשים לדחוף לך את העצות והמוטיבציה שאתה צריך לפני שאתה צריך לחפש פתרון.
נניח שאתה צריך לרכוש סט חדש של אוזניות, למשל. המשימה הזו עלולה להיעלם ברשימת המטלות שלך במשך חודשים מבלי שתעשה כל מאמץ לבצע אותה. כאשר אתה מחליט סוף סוף שהגיע הזמן לעשות את זה, אתה יכול לבלות שעות במחקר מותגים ודגמים שונים והשוואת ביקורות.
עם רשימת מטלות ציבורית, על פי שולץ, תוכל לקבל המלצות מחברים ועוקבים לגבי האוזניות האהובות עליהם הרבה לפני שאתה חושב לעשות את המאמץ למצוא כמה לעצמך. מה שיכול היה להיות משימה של שעה (או יותר) שדחיתם עלולה להיות משימה של עשר דקות המבוססת על עצות והצעות מחברים מהימנים.
רשימת מטלות ציבורית יכולה להועיל גם למטרות ארוכות טווח, אומר שולץ. הוא הציב לעצמו יעד להורדה במשקל שהוא נאבק להגיע אליו עד לתאריך היעד שלו, אבל עם כל עדכון חדש שהוסיף לגבי ההתקדמות שלו, חברים ועוקבים הציעו תמיכה ועצות מועילות. שולץ אומר שזה לא משנה שהוא לא הגיע ליעד הזה, כי שיתוף ההתקדמות שלו לאורך הדרך וקבלת עזרה כדי להמשיך היה שווה שתהיה לו מטרה ציבורית שהוא לא השלים.
הפיכת רשימת המטלות שלך לציבורית תהפוך אותה לטוב יותר עבורך
כאשר מפתח התוכנה ג'ו רדינגטוןפרסם את רשימת המטלות שלו לציבורית, הוא חשב שזה יהיה צעד קטן ופשוט לקראת שקיפות אישית. הוא מחויב להיות שקוף ורצה לעשות צעד נוסף כדי להוכיח את המחויבות הזו.
לא היה לו מושג עד כמה ההחלטה הזו תשפיע על הפרודוקטיביות שלו.
הפיכת רשימת המטלות שלך לציבורית,אומר רדינגטון, מאלץ אותך לכתוב רשימת מטלות טובה יותר ממה שהיית עושה אחרת:
כשאתה כותב מטלה למישהו אחר לקרוא, אתה אומר לו מה באמת צריך לקרות, אבל כשאתה כותב את זה לעצמך, אתה משאיר לעצמך פתק סתמי.
ברגע שפרסם את רשימת המטלות שלו לציבורית, רדינגטון הבחין בכמה בעיות בה: משימות כפולות, משימות שנכתבו כשאלות ומשימות שפשוט נכתבו בצורה גרועה. רדינגטון לקח קצת זמן לנקות את הרשימה שלו ולשכתב את רוב המשימות שלו כך שהן היו הגיוניות לכל מי שקורא את הרשימה. פעולה זו הפכה כל משימה לקל יותר להתחיל ולסיים אותה בקלות, כך ש-Redington פרודוקטיבי יותר פשוט כי רשימת המטלות שלו כתובה בקפידה יותר.
אני יכול לומר בכנות שזה היה
השינוי היעיל ביותר בפרודוקטיביות שלי בשנתיים לפחות, אולי חמש שנים
.
רדינגטון אומר שזה לא משנה מי מסתכל על הרשימה הציבורית שלו, או אפילו אםכֹּל אֶחָדמסתכל על זה. פשוט הפיכתו לציבורי עושה את העבודה:
... מספר האנשים שמסתכלים על זה משנה מעט מאוד - כל מה שאני צריך לדעת זה מישהו
יָכוֹל
וזה מספיק לי.
שיתוף המטרות שלך מגדיל את הסיכוי שתשיג אותן
לבסוף, משהו שכולנו יכולים להסכים עליו: בין אם אתם חולקים משימות פשוטות או מטרות ארוכות טווח, סביר להניח שתרצו לבצע אותן. זו כל הסיבה להכניס אותם לרשימת המטלות שלך מלכתחילה, נכון?
ובכן, הנה החדשות הטובות: שיתוף מטלות ויעדים גדולים מעלה את הסיכוי שתצליחו להגשים אותן.
במחקר של 267 אנשים, המשתתפים חולקו לקבוצות, שלכל אחת ניתנו הנחיות שונות להתקרבות ליעד שרצו להשיג. חלקם פשוט שמרו את המטרה שלהם לעצמם ועבדו לקראתה באופן פרטי. אחרים רשמו התחייבות לנקוט בפעולה במטרה זו ושיתפו את המחויבות שלהם עם חבר. קבוצה אחרונה שיתפה את המחויבות שלה עם חבר אבלגַםשלח לאותו חבר עדכוני התקדמות שבועיים.
מתוך 149 המשתתפים שהשלימו את המחקר המלא, 70% בקבוצת העדכונים השבועיים השלימו את היעד שלהם או הגיעו יותר ממחצית הדרך לסיום. 65% מאלה שחלקו רק התחייבות לפעולה עם חבר גם עברו את חצי הדרך או השלימו את המטרה שלהם עד סוף המחקר.
אבל מבין אלה ששמרו על יעדיהם פרטיים, רק 35% הצליחו לעבור את חצי הדרך.
זה גם לא המחקר היחיד שמראה את ההשפעה הזו. אסקירה של 2016מתוך 138 מחקרים שונים מצאו שאנו נוטים לעשות יותר ממה שתכננו כאשר אחרים יכולים לעקוב אחר ההתקדמות שלנו.
עם זאת, יש אזהרה בעניין הזה. זה עובד הכי טוב עבור יעדי פעולה, כאשר המיקוד הוא השלמת משימה אומַעֲשֶׂהמַשֶׁהוּ. למטרות מבוססות זהות, שבהן ההתמקדות היא בשינוי סוג האדם שאתה, אויְצוּרשׁוֹנֶה,שיתוף המטרות שלך יכול להזיק.
כאשר אנו מספרים לחבר על מטרה, עלינו להיות שונים - למשל, כדי להיות חבר טוב יותר - אנו נוטים להרגיש שהתקדמנו לעבר המטרה שלנו פשוט על ידי דיבור על זה. מה שלצערי עושה אותנופחות סיכוי לנקוט פעולה אמיתיתלקראת המטרה הזו.
אז בדוק שוב איזה סוג של יעדים יש לך לפני שתדון בהם, אבל אם יש לך מטרה מבוססת פעולה או משימה גדולה להשלים, שיתוף ההתקדמות שלך יכול לעזור לך לעשות זאת.
אולי אתה לא מוכן לחלוק את כל רשימת המטלות שלך עם העולם כפי שעשה ג'ו רדינגטון, אבל פשוט שיתוף מטרה או משימה עם חבר יכול להיות מועיל לא פחות.
שיתוף רשימת המטלות שלך גורם לך לחשוב מחדש על אופן הכתיבה, ונותן לך אחריות מסוימת על ההתקדמות שלך. זה גם פותח את האפשרות לאחרים לחלוק את עצותיהם וחוויותיהם איתך כדי לעזור לך להשיג את מה שתכננת.
המקרה לשיתוף רשימת המטלות שלך| בלוג RescueTime
בל בת' קופרהוא המייסד המשותף של הסטארט-אפ של מלבורן Hello Code, מפתח iOS וכותב.
תמונה מאתאלכס וונגדרך Getty.
