איך להיות פרודוקטיבי כשהכל חסום בעבודה

יֵשׁהמון אפליקציות פרודוקטיביות קטלניות בחוץ, אבל אם אתה עובד במקום כלשהו עם מדיניות IT קפדנית, אתה עלול להישאר מחוץ למסיבה. זה יכול להיות קשה לשכנע את מחלקת ה-IT שלך לאפשר לך להתקין את Evernote או אפליקציית Chrome כדי לעזור לך לבצע דברים. הנה איך להישאר פרודוקטיבי עם הכלים שיש לך כנראה, ואפילו להגניב כמה מהמועדפים שלך בצד.

שחרר את הכוח של Microsoft Office

אם אתה עובד בסוג המשרד שבו הכל נעול, רוב הסיכויים ש-Microsoft Office היא חבילת הפרודוקטיביות של החברה שלך, ו-Exchange היא פלטפורמת האימייל המועדפת עליה. זה לא דבר רע! Microsoft Office עמוס בתכונות שיכולות לעזור לך להתעדכן במטלות שלך ולשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך מסודרת. הם אולי לא נוצצים כמו אפליקציות אחרות, אבל הם עושים את העבודה. הנה כמה כלים שימושיים:

הפוך את OneNote למעצמה מארגנת לרישום הערות ולביצוע

OneNote הואאחד הכלים האהובים עליך לרישום הערות, ועם סיבה טובה. אם יש לך עותק של Microsoft Office במחשב העבודה שלך, ייתכן שכבר מותקן לך OneNote. OneNote נהדר להערות מהירות, תיאור מהיר, רשימות מטלות וסיעור מוחות. קל להפתיע ללמוד, בהתחשב בשאר חלקי Office מסתירים לעתים קרובות כמה מהתכונות החזקות יותר שלו בתפריטים ובתיבות סימון.

פתח את הפוטנציאל של OneNote עם תבניות: מיקרוסופטיש עשרות תבניות OneNoteשאתה יכול להתקין (או לקחת לעבודה על כונן USB). לאחר הטעינה ל-OneNote, יהיו לך מחברות מותאמות אישית לכל דברניהול פרויקטיםופרוטוקולים של פגישהאֶלמחברת לשוניות לפרויקטים קבוצתיים. אֵלֶהתבניות יומן יומיותיכול לעזור לך לעקוף את לוח הזמנים שלך. אם אינך בטוח כיצד להחיל תבנית שהורדת,מאמר זה של Microsoft מראה לך כיצד. רבות מהתבניות הטובות ביותר של OneNote של מיקרוסופט מציגות את גילן (ונבנו עבור Office 2007 או מוקדמות יותר), אך הן עדיין פועלות היטב בגרסאות מאוחרות יותר, וברגע שתטענו אותן תוכלו לשנות אותן כך שיתאימו לצרכים הספציפיים שלכם. אם אתהלחזור ליסודות עם טכניקות רישום הערות שלך, חלק מהתבניות הריקות האלו נותנות לך לוח ריק שתוכל להשתמש בו בכל דרך שתבחר.

הרחב את OneNote עם Power Plugins: אם יש לך אפשרות להתקין משהו במחשב העבודה שלך, שקול את הקליפ ל-OneNoteתוסף עבור Chrome, Firefox ו-Opera. התוסף שומר בקלות פריטים מהדפדפן שלך ישירות ל-OneNote. באופן דומה,OneTasticהוא תוסף OneNote רב עוצמה שמוסיף תבניות לוח שנה חזקות, פקודות מאקרו מובנות שממצרות משימות נפוצות (כמו חיפוש והחלפה, או שינוי גודל של כל התמונות, למשל), מועדפים וקיצורי דרך ועוד. זה באמת מרחיב את היכולות המובנות של OneNote, וזה עובד עם OneNote 2010 ו-2013, אז אם אתה מעודכן, נסה את זה.

צלם כל דבר עם OneNote, לא רק טקסט: OneNote תומך באופן מקורי בתמונות בהערות, ותוכל ליצור תמונות משלך או הערות טקסט באמצעות הכרטיסייה Draw. אם בתמונה שבה אתה משתמש יש טקסט, לחץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "בחר טקסט מתמונה", כדי לחלץ ממנה את הטקסט ולהפוך אותו לניתן לעריכה. אם אתה מעדיף לדבר עם המחשב שלך, OneNote תומך גם בהערות מולטימדיה, כמו הקלטות אודיו או וידאו ממצלמת האינטרנט שלך. אתה יכול אפילו לתייג אותם ולהשתמש בחיפוש המובנה כדי למצוא אותם בין כל ההערות והמחברות האחרות שלך.

קח את הערות OneNote שלך ​​בדרכים: לבסוף, אל תשכח שגם OneNote זמיןלאייפון,אייפד, ודְמוּי אָדָם. אם יש לך גישה ל-SkyDrive בעבודה, תוכל לסנכרן את ההערות והמחברות שלך איתו ולגשת אליהם מכל מקום בטלפון או בטאבלט. לטיפים נוספים, עבור אלהבלוג OneNote של מיקרוסופט. הם מפרסמים באופן קבוע טיפים וטריקים יחד עם חדשות מוצר.

כופף את Outlook לרצונך

ספרים שלמים נכתבו כיצד לייעל את Outlook לפרודוקטיביות, אך אינך צריך לקרוא אותם כדי לקבל את הודעת הליבה: Outlook הוא כלי שאתה צריך להשתמש בו כדי להיות פרודוקטיבי יותר, במקום לאפשר לו להשתמש בך. אל תקפוץ בכל פעם שהוא מתקלקל או בדוק באובססיביות את תיבת הדואר הנכנס שלך - תקן אותו כך שהוא יעבוד טוב יותר עבורך ויודיע לך רק כאשר אתה מוכן.

השתמש ב-Outlook כדי להחזיר את היום שלך: כמה מהטיפים הטובים ביותר שלנו לפרודוקטיביות לטיפול בדוא"ל ובלוח השנה שלך עובדים ממש טוב עם Outlook (ואני אומר את זה מניסיון - השתמשתי בהם לעתים קרובות בעבודה האחרונה שלי). לְדוּגמָה,הגדרת Outlook לבדיקת דואר אלקטרוני בתדירות נמוכה יותר מאשר ברירת המחדלנותן לך הרבה זמן לעבוד ולהתמקד לפני שהעומס של תיבת הדואר הנכנס מגיע. 90 דקות זה הטעם שלי; זה מספיק זמן כדי שאוכל לבצע עבודה מבלי לפספס שום דבר גדול. תגיד לאנשים ליצור איתך קשר באמצעים אחרים אם זה דחוף. לאלף את היומן שלך על ידיחסימת זמן כדי לעבוד בפועל, ולאחר מכןלתזמן את ההפסקות ואת זמני הרפיהכך שאנשים לא יזמינו אותך מקצה לקצה לפגישות או שיחות ועידה. בכל פעם שאתה רוצה באמת לעשות משהו, שים אותו בלוח השנה - כך שאחרים לא יניחו שבגלל ששום דבר לא בסדר היום שלך, אתה חופשי.

חסוך זמן בהקלדה עם חלקים מהירים: דיברנו על איךהרחבת טקסט יכולה לחסוך לך שעות של הקלדה, אך אם אינך מורשה להתקין תוכנית הרחבת טקסט, "חלקים מהירים" משרת מטרה דומה עבור הודעות דוא"ל. אם אי פעם תמצא את עצמך חוזר על אותו טקסט שוב ​​ושוב בהודעות דוא"ל, תוכל לשמור אותם כחלק מהיר בכרטיסייה הוספה (או התפריט). העתק כל מבחר של טקסט ושמור אותו בתור חלק מהיר לשימוש חוזר בהודעות עתידיות לאחר מכן, הוסף את כפתור החלקים המהירים לרצועת הכלים או לסרגל הכלים שלך כדי להוסיף אותם במהירות להודעות עתידיות.

השתמש במשלוח מושהה כדי לשלוח הודעות בתנאים שלך: שליחה מושהית היא תכונה נהדרת נוספת המובנית ב-Outlook. פשוט לחץ על הכרטיסייה אפשרויות בחלון הודעה חדש (או פתח את תפריט האפשרויות) ותראה Delay Delivery. זה מושלם כאשר אתה רוצה לתזמן הודעה, לבטל הודעה לפני שהיא באמת נשלחת, או שאתה אוהב לענות לאימייל בלילה אבל לא רוצה לשלוח אותם ב-2 בלילה.

התאם אישית תצוגות של Outlook והפוך הודעות ישנות לניתנות יותר לחיפוש: תצוגות מותאמות אישית נותנות לך רמזים חזותיים לסוגים ספציפיים של הודעות, כך שאתה תמיד רואה את הדברים החשובים קודם. לחץ על הכרטיסייה או התפריט תצוגה, בחר "תצוגה נוכחית" ולאחר מכן "התאמה אישית". אתה יכול ליצור עבורם כל מיני כללים - נהגתי להגדיר את כל ההודעות שנשלחו ישירות אלי כך שיראו באדום.טיפ ישן זה לשינוי שורות הנושא של הודעות ישנותוהשינויים האלה של Outlookטובים היום בדיוק כמו פעם, אם כי אולי תצטרך לחפש קצת את אותן אפשרויות תחת תפריטים חדשים או כפתורי סרט. אם אינך יכול לגרום להם לעבוד, או שאתה מעדיף כלי שיעשה זאת עבורך,שהוזכר קודם לכן ToutAppהוא שילוב של שירות אינטרנט ופלאגין של Outlook שהוא די חזק. כמובן, אתה צריך להיות מסוגל להתקין דברים כדי שזה יעבוד, אז יש את זה.

אמצו אפליקציות ניידות

אם אתה באמת מתגעגע לאפליקציות האהובות עליך, ייתכן שיש גרסה ניידת שתוכל להוריד על מפתח USB (או על הטלפון החכם שלך), ולהפעיל מבלי להתקין דבר כלל. חלק מהמשרדים אפילו מגבילים את השימוש ביציאות USB, ורישום ניסיונות לחבר התקני USB, וחלק מהאפליקציות הניידות לא יעבדו במחשבים שבהם מערכת ההפעלה נעולה לאפליקציות מאושרות, אז ודא שהחברה שלך בסדר עם זה לפני שאתה נותן זו מערבולת.

אנחנו אוהבים אפליקציות ניידות. אתה מקבל חוויה עקבית בכל מחשבים, ללא קבצי זבל שנותרו מאחור על ידי התקנה, ואתה לא צריך להתנגש עם מנהלי ה-IT שלך, שיעדיפו שלא תתקין שום דבר (ובוודאי לא עומדים לתת לך זכויות אדמין למחשב האישי שלך). בדוק אתספריית PortableApps.com,תוכנה חופשית ניידת, וNirLauncherכדי לראות מה כלול. כמה מכלי הפרודוקטיביות האהובים עלינו זמינים בטעמים ניידים, כמוDropboxPortableAHK, גרסה ניידת של Dropbox (עם מקש קיצור אוטומטי כלול),AutoHotKeyעצמו, וFocusWriter. אם אתה לא אוהב את הרעיון של לחפש גרסאות ניידות של האפליקציות האהובות עליך,יש חבילות אפליקציות ניידות שלמותאתה יכול להוריד ולטעון לכונן USB בכמה לחיצות.

גם אם נראה שהאפליקציה המועדפת עליך לא זמינה, חפש קצת. ייתכן שתמצא שיבוט בקוד פתוח שהוא נייד, כמולעולם אל תשים לב, לקוח Evernote חינמי ונייד מבוסס לינוקס. זה לא אלגנטי כמו הממשק של Evernote, אבל אם אתה צריך גישה תוך כדי תנועה, במערכת הפעלה לא נתמכת בדרך כלל או במכונה נעולה, כל אפשרות טובה. במקרה הגרוע ביותר, ייתכן שתמצא הוראות עלכיצד להפוך את האפליקציה האהובה עליך לנייד, אוהשתמש באפליקציה שעושה את העבודה בשבילך.

הפוך את הטלפון החכם או הטאבלט שלך לבסיס הפעולות שלך

אם Microsoft Office וכל כלי שתתקין מראש פשוט לא חותכים את זה בשבילך, וגם אפליקציות ניידות לא נמצאות בסמטה שלך, אולי המפתח הוא להפוך את הסמארטפון או הטאבלט שלך לכלי הפרודוקטיביות האמיתי שלך ולהיצמד למחשב שלך לעבודה האמיתית שלך.

אחרי הכל, כל האפליקציות והכלים החדשים והמהודרים לביצוע זמינים בדרך כלל למכשירים ניידים, אז במקום לתת לסמארטפון שלך להיטען על השולחן כל היום, הפוך אותו לכלי פרודוקטיבי. השתמש בו עבור רשימת המטלות שלך, או כטיימר, או כדי להודיע ​​לך כאשר פגישה בלוח השנה עומדת להתחיל. אם הטלפון שלך קטן מדי, שקול טאבלט. יש לך הרבה אפשרויות, אבל אייפד או נקסוס 7 יתנו לךכל מה שאתה צריך כדי להיות פרודוקטיבי. ללא קשר למערכת ההפעלה שהוא מריץ, כמעט כל טאבלט מציע חיי סוללה מצוינים, אפשרות להתחבר למקלדת בלוטות' אם תרצה, וגישה לשווקי האפליקציות שלהם. אם מחלקת ה-IT שלך לא אוהבת את הרעיון שתחבר את הטאבלט שלך לרשת החברה או למחשב שלך, זה בסדר - הפוך אותו למכשיר עצמאי. קשר אותו לסמארטפון שלך, או קבל טאבלט עם תוכנית נתונים ניידים אם אתה צריך גישה לאינטרנט במשרד.

משם, אתה יכול לעבוד על המחשב שלך, ולעבור לטאבלט או לסמארטפון שלך כשתרצה לעדכן את אפליקציית רשימת המטלות שלך, להפעיל את האפליקציה שבה אתה משתמש לרישום הערות או לעדכן את היומנים וההתראות שלך. אם אתה צריך עזרה להתחיל,יש לנו מדריך בשבילך.

השתמש בעט ונייר, לוחות ציור או שיטות פרודוקטיביות לא מקוונות אחרות

לבסוף, אתה תמיד יכול לשקול שיטות פרודוקטיביות לא מקוונות בבית הספר הישן.רבים מכם עדיין מעדיפים נייר, ומחברת טובה מגיעה דרך ארוכהכדי להישאר מאורגן ופרודוקטיבי. יש אפילושיטות פרודוקטיביות הפונות במיוחד לכתבי עת מנייר. אם אתה יכול למצוא מחברת שמתאימה לסגנון העבודה שלך - כמו מתכנן פרויקט או כזה עם כיסים למסמכים אחרים, או אפילו כזה שניתן לסרוק ולסנכרן עם שירות מקוון שבו אתה משתמש - זה יכול לעשות את כל ההבדל. בנוסף, אתה יכול לכתוב במחברת שלך בזמן שאתה בעבודה, ואז לסנכרן כשאתה בבית, ולוודא שהכל מגובה יפה.

באופן דומה, שקול שיטות פרודוקטיביות שאינן זקוקות לכלים מיוחדים כלל. אם שיטה כמו הטכניקת פומודורומתאים היטב לזרימת העבודה שלך, אתה לא צריך אפליקציות או מחברות כדי לגרום לזה לעבוד, כל מה שאתה צריך זה טיימר.אל תפחד לבחור בשיטות שעובדותבהתחשב במצבך. אם אתה יכול למצוא שיטה שעובדת היטב ללא אפליקציות או כלים נוספים, או שדורשת רק אפליקציית סמארטפון, לוח לבן או כמה פתקי Post-it (קנבן אישיהוא דוגמה מצוינת כאן), עט ונייר, או משתלב יפה עם משהו שיש לך גישה אליו, אתה במצב טוב.

תמונת כותרת מאתניק קריסקוולו. תמונות מאתבלייק פטרסון,קארל דמברנס, ודניס המילטון.