כולם מתקדמים לעבר חברה נטולת נייר - מדפי חשבון בנק וחשבונות נטולי נייר ועד צ'קים אלקטרוניים של ביטוח לאומי. המהפכה הדיגיטלית ללא ספק ידידותית יותר לעצים, הרבה יותר קל למצוא ולגיבוי קבצים אלקטרוניים, וכולם חוסכים בעלויות הדפסה ודיוור. עם זאת, תמיד ישכַּמָהניירת שאתה לא יכול שלא להשיג בצורת עץ מת. וכמה דינוזאורים - כמוני - עובדים מדי פעם הכי טוב עם נייר. הנה איך מצאתי פשרה שמחה לצרכי התיוק הפיזיים והאלקטרונים שלי, ואולי גם אתה.
האסטרטגיה שלי היא כפולה:
שמור על דיגיטלוגרסת נייר של מסמכים קריטיים שהם,א)קשה להחלפה וקשור למשהו בעל ערך משמעותי (תעודות בריאות משפחתיות, למשל, או שיפורים גדולים בבית), אוב)הקשורים למיסוי או לעסקים.
בידיעה שאני לא יכול לצבור כל פיסת נייר,כל השארנסרק או נבחר בגרסה אלקטרונית.
כששמירה על עותקים בנייר וגם בעותקים דיגיטליים היא חכמה (והכרחית)
עבור מסמכים חשובים וקבועים, כמו תעודת הביטוח הלאומי ותעודת הלידה שלך, אין ספק לגבי שמירתו בצורתו המקורית. כאמור כאשר דנו בהקמת anבמקרה חירום מסמך הכל, יש לשמור כמה מסמכים חיוניים שקשה להחלפה במקום מאובטח כמו כספת או כספת.
מסמכי מקור מנייר שכדאי תמיד לשמור:
כרטיס ביטוח לאומי
תעודת לידה
דַרכּוֹן
רישיון נישואין
תעודת פטירה
צוואות, נאמנויות ומסמכי עיזבון אחרים
כותרת המכונית
רישיון עסק
פוליסות ביטוח חיים
עם זאת, לשקט נפשי נוסף, סרוק את המסמכים החשובים הללו לגיבוי דיגיטלי והצפין את הקבצים הללו. הTrueCrypt פלוס Dropboxהשילוב נותן לך גיבוי מקוון מוצפן, אבל אם אתה לא רוצה לאחסן את הקבצים שלך בענן, פשוטהשתמש ב-TrueCryptבתיקייה עם הקבצים הרגישים שלך.
אבל אני גם אוהב לקבל עותק נייר ולפחות עותק דיגיטלי אחד עבור מסמכים חשובים אחרים כמו פוליסות ביטוח חיים, החזרי מס (שצריכים להישמר לפחות שבע שנים), ואפילו כמה תדפיסי כרטיסי אשראי. טהרנים דיגיטליים (או סתם אנשים שחסר להם מקום) עשויים להעדיף לסרוק הכל ולזרוק את הנייר כדי להפחית את העומס, אבל יותר מדי חוויות עם גיבויים כושלים - על תקליטונים, כונני Zip, תקליטורים, DVD, כוננים קשיחים, מערכות NAS מתות והענן - גרמו לי להרגיש יותר בנוח עם גיבוי נייר בנוסף לגרסה הדיגיטלית. (בנוסף, שיש לי נייר מאפשר לי לפעמים להתרחק מהמחשב ולהתמודד עם ניירת איפה שאני רוצה.)
המלצה: שמרו גרסת נייר של אלה וגם סרוק אותם לקבצים דיגיטליים
החזרי מס
קבלות על רכישות גדולות (למשל, מכשירי חשמל, רהיטים, אלקטרוניקה, תכשיטים). צרף את הקבלות הפיזיות לתעודות האחריות
רישומי תיקונים/שיפורים גדולים בבית
רשומות רפואיות מרכזיות (למשל, רישומי חיסונים)
רישיונות עסק ומידע אחר על חשבונות עסקיים
כותרות רכב ורישומי תיקונים גדולים
רישומי חינוך
רישומי חיות מחמד
רשומות תעסוקה כמו הערכות ביצועים
עותקים של פרויקטי עבודה חשובים, רישומי התנדבות, רישומים אישיים אחרים
כדי להקל על השליפה והארגון, אני ממליץ להשתמש באותם שמות גם לתיקיות הפיזיות וגם לתיקיות הדיגיטליות שלך.
ניירת שאתה רק צריך לאחסן באופן זמני
זה נשמע כמו הרבה עומס בנייר וסריקה, בטח, אבל המסמכים שלמעלה הם כאלה שלדעתי כדאי לשמור בשני הפורמטים.
עם זאת, חלק מהניירות החשובים פשוט לא שווים את המאמץ לסריקה מכיוון שהם מוחלפים די מהר או שיש להם חיי מדף מוגבלים, כביכול:
מצא מקום זמני עבור קבצי נייר אלה שאינך צריך לעשות דיגיטציה
הצהרות ביטוח לאומי: פשוט שמור את הגרסה העדכנית ביותר בארון הקבצים שלך.
הצהרות ביטוח שנתיות לרכב, דירה וכו': זרוק את האחרונה לאחר חידוש.
הסבר בריאותי על יתרונות: לשמור למשך שנה.
תלושי שכר: שמור עד שתקבל את ה-W-2 שלך בסוף השנה (אלא אם כן אתה שוקל לקבל הלוואת דירה, כאשר אתה רוצה לוודא שיש לך לפחות שלושה תלושי שכר אחרונים).
401(k), תוכנית 529, IRA, הצהרות (לחלק מהברוקרים אין דוחות אלקטרוניים): שמור רק את ההצהרה החודשית או הרבעונית העדכנית ביותר עד שתקבל את ההצהרה השנתית
מכיוון שמדובר בקבצים זמניים, דרך קלה לטפל בהם היא להשתמש בקובץ אקורדיון ולהכניס אותם לפי חודש. כך תוכל לשלוף בקלות ניירת מלפני 12 חודשים - לתפוס את החודש האחרון - לזרוק או לגרוס.
הצהרות הקשורות למס ודפי בנק/כרטיס אשראי
עד כמה שהייתי רוצה משרד נטול נייר וללא עומס - וקלScanSnap, אחד מהכלים האלהאנחנו מאוד אוהבים, עושה דיגיטציה של העבודה - כמה מסמכים אחרים פחות קבועים יכולים להיות קשים לעבור איתם דיגיטלי, בהתאם לנסיבות שלך.
סוג עץ מת אחד כזה הואקבלות הקשורות למס. יש אנשים שבוחרים לקבל את כל הקבלות שלהם בצורה דיגיטלית (שנסרקה או נשמרה מרכישות מקוונות); אני מודה שאני מדפיס את אלה - לפחות אלה הקשורים למס. הסיבה היא שאני אוהב לפזר את הקבלות שלי בזמן העבודה על המיסים שלי ולארגן אותן לפי קטגוריות בתיקייה מרובת כיסים לפי קטגוריות (קבלות רפואיות, הוצאות עבודה וכו'). אם אינך מפרט את הניכויים שלך או שאתה בסדר עם הצגת הקבלות שלך כפיקסלים, שמירת קבלות נייר למטרה זו לא תחול עליך.
השני הואחשבונות כרטיס אשראי ודפי בנק. את רוב ההצהרות והחשבונות שלי (למשל, דפי חשבון השקעות וחשבונות שירות) אני מקבל באופן אלקטרוני, אבל אני עדיין מקבל כמה דפי בנק וכרטיסי אשראי מנייר - אלה הקשורים לרכישות עסקיות ומס. הצהרות נייר הן תזכורת חזקה יותר בדואר לבדוק אם יש שגיאות בהצהרות מאשר אלקטרוניות (מיילים נוטים להיקבר), ואני יכול לצרף קבלות להצהרות או להדגיש פריטי שורה חשובים, כמו מיושן (אמרתי לך שאני היה בית ספר ישן). אני מאחסן את הצהרות הנייר האלה בקובץ אקורדיון לפי חודש. בסוף השנה אני פשוט סוגר אותו ומתייג אותו עם השנה כדי שאוכל לחסוך לשבע השנים המומלצות, מה שמושך גם את העצלן שבי.
עם זאת, אם אתה טוב בבדיקת דפי כרטיס האשראי שלך כאשר אתה מקבל את הודעת הדוא"ל, בהחלט יש יתרונות לקבל את העותק האלקטרוני במקום זאת.
בסופו של דבר, המאבק בין נייר מול תיוק דיגיטלי עשוי להיות תלוי במידת המישוש שלך וכמה מאמץ אתה מוכן להשקיע בסריקה/הורדה של מסמך או בתיוק/אחסון שלו, כמו גם אם אתה צריך את יכולת החיפוש ו עותקים מיותרים שאחסון דיגיטלי יכול לספק. (הערה: אם הבעיה שלך במעבר מלא לדיגיטל נוגעת יותר למאמץ לסרוק הכל פנימה במקום ליהנות שיש נייר בהישג יד לדברים מסוימים, שירות כמוקופסת נעליים, שהופך את מסמכי הנייר שלך לקבצים דיגיטליים (PDF או Excel) שניתנים לחיפוש עבורך, עשוי להיות פתרון מצוין.)
הפוך לדיגיטל עם כל השאר
למרות שנשמע שיש הרבה נייר, למעלה, לאחסון, עדיין יש עוד המון מה להשיג בפורמט דיגיטלי או לצמצם.
לדוגמה, חשבונות רבים שחוזרים על עצמם באופן קבוע המשולמים אוטומטית, כמו חשבון הכבלים, לא כדאי לחסוך בנייר או בפורמט דיגיטלי. להצטרף לחשבונות אלקטרוניים? בַּטוּחַ. אתה אפילו לא צריך לחסוך מקום בדיסק הקשיח עבור סוגי ניירות אלה. דוגמאות אחרות, שלחשבונות וניירות שלא תצטרכו לשמור וצריכים להיות דיגיטליים, אם אפשר, כוללים: חשבון הטלפון הסלולרי, חשבונות החשמל וחשבונות הביטוח.
הקודם שלנומדריך מלא למעבר ללא ניירהדגיש דרכים אחרות לצמצם את עומס הנייר, כמו הדפסה ל-PDF וביטול הסכמה לקטלוגים. אתה יכול אפילוקבל את הקומיקס שלך בפורמט דיגיטליכַּיוֹם.
למעבר מנייר לדיגיטל יש יתרונות גם כשמדובר בנכסים ממשיים, מכיוון שזה אומר פחות סיכוי לאבד את הכסף שלך (פיזית). המרת אג"ח חיסכון לטופס אלקטרוני בישיר של האוצר. עבור תעודות מניות, בקש מחברת הברוקרים שלך להחזיק אותן באופן אלקטרוני עבורך.
לבסוף, כשחתיכת נייר נתקלת בשולחן שלי או בבית שלי שלא כדאי לסרוק למחשב או ליצור עבורה תיקיית קבצים, הגיע הזמן לטפל בה או להיפטר ממנה. היי, אולי אני אוהב נייר, אבל אני אוהב סביבת עבודה נקייה וארונות תיקים שאני באמת יכול לפתוחגַם.
מה איתך?
אתה יכול לעקוב או ליצור קשר עם מלאני פינולה, מחברת הפוסט הזה, ב-לְצַפְצֵף.
