יש סיכוי טוב שאתה משתמש ברשימות תיוג כדי להקליט ולבצע משימות חד פעמיות או שאתה לא משתמש בהן בכלל. כך או כך, אתה מפסיד דחיפה עצומה בפרודוקטיביות וביעילות אם אתה מזניח את רשימת הבדיקה הצנועה של ההליך.
צילום קומפוזיציה של תמונות על ידיואנקנג'איוjprole.
בשנה שעברה אנחנושיתף איתך תבנית צ'ק-ליסט משולחן העיצוב של Daryl Furuyama. דריל הכין רשימת בדיקה בה השתמש לא לרשום משימות עתידיות שהוא רצה להשלים ולהצליב, אלא למשימות שגרתיות שחזר עליהן לעתים קרובות.
הרעיון הזה הוא לב ליבה של רשימת נהלים. כשאתה רושם עשרה דברים שאתה רוצה להספיק היום ומחתים אותם בסוף היום כשהם מבוצעים, זו לא רשימת נהלים. זה פשוט רשימת בדיקה פשוטה - אם כי מתגמלת!. כשמוסכניק עובר על רשימה של 50 דברים שצריך לבדוק ולהעריך במכונית שלך (ובכל מכונית אחרת שהוא הולך לטפל), הוא משתמש ברשימת נהלים. רשימת נהלים מדגישה את הדברים שעליך לעשות בתהליך שגרתי כדי להבטיח שהכל נעשה ושום דבר לא יזנח או יישכח על הסף.
לפני שנתקלתי בתבנית של דריל, הגבלתי את השימוש שלי ברשימות בדיקה למשימות חד-פעמיות שצריכות להשלים אבל אף פעם לא כמדריך למשימות שגרתיות. מאז שפרסמנו את הפוסט המדגיש את רשימת ההליכים של דריל, יצרתי ושיכללתי רשימות בדיקה עבור הליכים אישיים ומקצועיים כאחד, והייתי מאוד מרוצה מההחזר על ההשקעה שלי. היום נבחן מדוע עליך להתחיל להשתמש ברשימות בדיקה של נהלים וכיצד ליצור אותן.
להגנת רשימת הנהלים הצנועים
הכנת צ'ק ליסט ומעקב אחריו זה לא עניין זוהר. עם זאת, מדובר בעניין יעיל מאוד וכזה שיוכל טוב לשלב בזרימת העבודה שלך. אני אדם עסוק, אתה אדם עסוק, וסביר להניח שלא נהיה פחות עסוקים בעתיד הנראה לעין, נכון? למי יש זמן להוסיף עוד משהו ליום שלו? השאלה תהיה מנוסחת טוב יותר כ"למי יש זמן לעשות טעויות שנמנעות בקלות?"תמונה מאתזְאֵב.
כולנו עושים טעויות ושוכחים שלבים גם במשימות שעשינו כבר שנים. רשימות ביקורת פרוצדורליות משמשות כתזכורת קונקרטית לאילו משימות עלינו לבצע, באיזה סדר עלינו לבצע אותן, וכקרש קפיצה לשינוי השגרה שלנו והפיכתן ליעילות יותר.
לאלו מכם שאימצו את המערכת Getting Things Done של דיוויד אלן - או כל מערכת אחרת ששמה דגש על לכידה בכל מקום של מידע - סביר להניח שהייתה לך "אני לא מאמין כמה טוב זה עובד!" התגלות כאשר הבנת כמה באמת שכחת ביום יום וכמה לכידההַכֹּלעזר להגביר את הפרודוקטיביות והיעילות שלך. אם תתחיל לעקוב אחר הנהלים שלך ולהעריך את השלבים הנלווים אליהם, תחווה התגלות דומה לגבי משימות שגרתיות כפי שעשית לגבי לכידת רעיונות. בדיוק כמו שלא האמנת שאתה מסתמך לחלוטין על הזיכרון שלך לפני אימוץ לכידה בכל מקום, לא תוכל להאמין שאתה מסתמך, במיוחד במהלך יום עמוס ולחוץ, על שחזור זיכרון בסיסי כדי לוודא שהכל נעשה נכון.
ייתכן שתתקשה להאמין שמשהו פשוט כמו לכתוב את השלבים של המשימות השגרתיות שאתה מבצע מדי יום, להעריך אותם ולאחר מכן לרכז אותם לרשימת נהלים יכול להיות כל כך מהפכני. השתמש בעצות ובתובנות הבאות כדי להתחיל ולראות בעצמך.
הקלט מה אתה עושה, לא מה שאתה חושב שאתה צריך לעשות
ישנן שתי שיטות גישה בכל הנוגע ליצירת רשימות נהלים. השיטה הראשונה היא להסתכל על סיטואציה נתונה וליצור רשימת פרוצדורליות של שיטות עבודה מומלצות, שבה אתה מתווה רצף מושלם של אירועים בהתבסס על המצב האידיאלי שבו הם יתרחשו. אמנם שיטה זו של יצירת רשימת נהלים יכולה לעבוד, אך יעילה יותר ללכת בדרך השנייה: התחל ליצור רשימת נהלים על סמך מה שאתה עושה כרגע.תמונה מאתהליכון מ.
למה לבסס את הרשימה שלך על מה שאתה עושה כרגע? אתה לא רוצה למנוע מעצמך הזדמנות לראות מה עובד במערכת הנוכחית שלך. אולי אתה לא עושה הכל בצורה מושלמת או ביעילות של 100%, אבל אתה בהחלט עושה הרבה נכון - אחרת היית מת מהרעלת מזון, מפוטרת או נכנעת לגורל אחר עד עכשיו. יצירת הרשימה שלך על סמך מה שאתה עושה כרגע מאפשרת לך לראות בדיוק מה נכנס להליך שאתה מנסה להכיל ולהישען אחורה ולהעריך אותו. מתי בפעם האחרונה רשמתם את כל מה שעשיתם ביום נתון, שלב אחר שלב, ולאחר מכן בדקתם אם אתם מפספסים שלבים חשובים או עשיתם דברים בצורה לא יעילה? כנראה שלעולם לא, ואתה לא לבד בזה.
קראתי ספר בישול לפני שנים שבו המחבר הדגיש כיצד נהלים ללא עוררין יכולים להוביל לחוסר יעילות. בעלה של המחברת שאל אותה מדוע היא תמיד חותכת את הצלי לשניים ובישלה אותו בשתי מנות נפרדות. היא אמרה לו שכך עשתה זאת אמה, אז היא התקשרה לאמה לשאול מדוע. האם אמרה שככה הסבתא עשתה את זה, אז הסופר התקשר לסבתא ושאל אותה למההִיאבישלה את הצלי שלה בשתי מחבתות. הסבתא צחקה והסבירה שזה לא קשור לבישול טוב יותר וכל מה שקשור להיות עניים מכדי לקנות מחבת צלייה גדולה. שלושה דורות של נשים, שכעת כנראה יכלו להרשות לעצמן מחבת גדולה יותר, הוסיפו שלב נוסף ומחבת נוספת לניקוי, הכל בגלל שאיש לא נסוג ושאל, "למה אנחנו עושים את זה? האם זו הדרך היעילה ביותר ?"תמונה מאתedsaxby.
תקן את זה עם השגרה שלך, והתחיל כבר עכשיו. מה אתה עושה בעבודה? איזו משימה שגרתית אתה לוקח על עצמך? מה עושים בסוף היום כשמגיע הזמן לסגור חנות וללכת הביתה? כל הדברים הללו הם נהלים, גם אם לא הסתכלתם עליהם ככאלה בעבר. קבל פנקס חוקי ועט ורשום, בשורות מתחלפות, את השלבים הנכנסים לכל מערך משימות שגרתי שאתה עובד עליו. אתה יכול להשתמש במחשב כדי להרכיב את הרשימה, אבל גיליתי שלרשימה מהדור הראשון זה מועיל להיות מסוגל לכתוב בחופשיות, לשרבט הערות ולסחוב איתך את הרשימה תוך כדי סיעור מוחות ומעקב אחר הנהלים סביבך מקום עבודה או בית.
נסו להיות ספציפיים ככל האפשר, גם אם צעד נראה ארצי או "מובן מאליו". אלה הדברים הברורים שלעתים קרובות מתעלמים מהם. בחינת אפילו השלבים השגרתיים של הליך נותנת לך הזדמנות לראות אם הצעד הזה צריך להיות במקום אחר, להיעשות אחרת, או לרדת כולו ביחד. זכור לרשום רק פריטים ספציפיים וניתנים לפעולה. כתוב את רשימת הפרוצדורות שלך כאילו אתה כותב אותה עבור מישהו אחר.
הערכת רשימת הנהלים שלך
לאחר שכתבתם מה אתם עושים בהליך נתון - מנקים את המשרד פעם בשבוע, הכנת הצעות ללקוח, הרכבת דוח חודשי לבוס שלך - הגיע הזמן להעריך את רשימת הנהלים. הערכת רשימות נהלים היא תהליך בן שני חלקים: הערכה ראשונית ובדיקה מתמשכת. להערכה הראשונית שלך, תרצה לשאול את השאלות הבאות:
האם שלב זה הכרחי? מדוע שלב זה נכלל?
האם הצעד הזה במקום הנכון? האם זה צריך לבוא במוקדם או במאוחר בהליך?
האם השלבים ברורים מספיק כדי שאוכל לתת את רשימת ההליכים הזו לאדם אחר ללא הסבר?
האם כל שלב הוא פעולה קונקרטית שניתן להשלים ולסמן?
בוא נשתמש במשהו פשוט כמו ניקוי חדר האמבטיה שלך כדוגמה. מה אם, עם רשום הפרוצדורה שבה אתה משתמש כעת, ניגוב גופי התאורה מעל הכיור מגיע לאחר ניקוי והברקת הכיור? ניקוי גופי התאורה הוא שלב מספיק ברור, זה בהחלט בר פעולה - שום דבר תיאורטי או מופשט בניגוב האבק ממשהו - ואם לא תעשה זאת, יהיו לך גופי תאורה מלוכלכים ומאובקים. עד כאן הכל טוב, נשמור את זה ברשימה. עם זאת, זה לגמרי במקום הלא נכון, וצריך להזיז אותו. אם אתה מנקה את גופי התאורה שנמצאים מעל הכיור, לאחר שכבר ניקית את הכיור, אתה פשוט תדפוק אבק, לכלוך, ואולי חרקים מתים על כל הכיור שלך שזה עתה ניקה. הזזת הניקוי של גופי התאורה - וכל דבר אחר למעלה - יותר למעלה ברשימה מאשר ניקוי הכיור והמשטחים חוסך ממך עבודה מיותרת.תמונה מאתדומיניק גווארק.
אולי כבר מזמן קיבלת את המושג "נקי מגבוה לנמוך", אבל אתה עובד בהרבה חדרים, אם אתה מבין את המשמעות. אתה תהיה דגימה נדירה שתעבור על כל ההליכים היומיומיים שלך ולא תמצא שפע של נקודות שבהן ניתן יהיה לצבוט ולהדק דברים. כל דבר קטן שתמצא, כמו שלבי ניקוי בסדר לא נכון, הוא השקעה מיקרו ביעילות ובזמן הפנוי העתידי שלך.
המשך בתהליך של הערכת רשימות ההליכים שלך גם לאחר ההערכה הראשונית. המצבים משתנים וצעד הכרחי היום עשוי להיות צעד מיותר בחודש הבא. אם אתה כבר רגיל לסקירות שבועיות וחודשיות, הקדשת זמן להעריך כמה נהלים עם כל סקירה יפזר את העבודה ויעזור לשמור על רשימות ההליכים שלך עדכניות.
רשימת ההליכים הפשוטה היא דרך נפלאה להגביר את היעילות ולהעריך כראוי את המשימות השגרתיות המאכלסות את חייך המקצועיים והאישיים. בדיוק כמו שכתיבת הכל משחררת את המוח שלך להתמקד בחשיבה מסדר גבוה ובמשימות חשובות, קודקוד השגרה שלך לרשימה פשוטה שאתה יכול לעיין ולסמן מאפשר לך להתמקד בדברים חשובים יותר מאשר לזכור שלבים. בין אם אתם בונים מטוס, שולחים הצעות בדואר או סתם מנסים להגיע לעבודה בזמן עם ארוחת בוקר טובה ותיק ארוז כמו שצריך, רשימת נהלים יכולה לעזור לכם לעשות זאת בצורה טובה ויעילה יותר.
יש לך ניסיון עם רשימות נהלים? יש לך שאלה לגבי יצירת רשימות נהלים משלך? נשמע כבוי בתגובות.
ג'ייסון פיצפטריקנהג להתחמק מרשימות לטובת ג'אגלינג בדברים לזכרו. מאז הוא התחייב להשתמש ברשימות כמעט לכל דבר, לשחרר מחזורים יקרים ומקום במוחו לדברים החשובים, כמו אחסון טריוויה ואמפיתיאטרון לחזרות על אופרת הרוק החלל האפית שלו.
