זו שנת 2018, יש לך חבילות נייר במשרד הביתי שלך, ארון תיקים עם מסמכים בעבודה, והילד שלך בדיוק הגיש לך טופס טיול חדש שאתה חייב, מסיבה כלשהי, לשלוח בפקס למורה שלו. אם זה לא נשמע כמו העתיד חסר הנייר שהובטח לך, אתה צודק. למרבה המזל, אתה לא צריך הרבה כדי להתמודד עם כל קובצי ה-PDF שיש לך (או עומדים ליצור). סורק, סמארטפון וכמה שירותי אחסון בענן הם כל מה שאתה צריך כדי להמיר את ערימת הניירות על השולחן שלך לארץ פלאות ללא נייר.
ראשית, קבל את החתימה שלך בקובץ
החתמת שמך על מסמכים היא כנראה חצי מהסיבה שאתה מקבל עותקים פיזיים שלהם מלכתחילה. חוזים, תלושי הרשאה, חשבוניות, כולם דורשים חתימה, וכולם קלים יותר לחתום ולערוך כשאתה משתמש בגרסה דיגיטלית. אם כבר סרקתם את המסמכים שלכם (או קיבלתם אותם באימייל) ואתם צריכים לחתום עליהם, ייבוא החתימה האמיתית שלכם (אין צורך בגופן מוזר ביד ארוך) אמור להיות הצעד הבא שלכם. באמצעות מחשב שולחני או נייד, אתה יכול לייבא את החתימה שלך די בקלות אם אתהעקוב אחר ההוראות בכל פלטפורמה. אם המחשבה על שמירת חתימה במחשב גורמת לך להרגיש אי נוחות, אתה תמיד יכול לייבא את החתימה שלך כפי שצוין קודם, ולמחוק אותה כשתסיים.
עמידה בחתימה מקלה על מילוי טפסים עם מספר שדות חתימה. גם אם אתה נדרש לפקס את העיתון הרשמי למישהו, אתה יכול להשתמש בקובץ הדיגיטלי החתום שלך עם שירות כמוFaxZeroאו Scanbot Pro, ושלחו אותו מבלי לשמוע צליל חיוג אחד (אם כי כנראה תצטרכו לשלם דולר או שניים כדי להימנע מפקסים המסומנים במים עם הלוגו של החברה). בקיצור, חתימות אלקטרוניות הן שימושיות, שימושיות לשמירה על נייר, ויכולות לחסוך לך כאב ראש אם אתה צריך לחתום ולשלוח משהו במהירות.
אולי תרצה סורק אמיתי
הנחת הדף הבודד שלך על שולחן, יישור ושמירה על גובה הטלפון שלך כדי לצלם תמונה, צילום תמונה וחזרה על התהליך עם העמוד הבא עלולים לדחות את סריקת שאר המסמכים שלך, במיוחד אם יש לך ערימה של עיתונים ישנים ויום עבודה עמוס.
במקום לעייף את הידיים בזמן שאתה מחזיק את הטלפון מעל שולחן, קנה סורק ביתי. זה יכול להתמודד עם מספר מסמכים בו-זמנית ויגרום לחוויית המשרד ללא נייר שלך פחות זמן רב בכל הנוגע לעיבוד מסמכים בהשוואה לשימוש בסמארטפון כדי לצלם כל עמוד שברצונך לבצע דיגיטציה.
עם סורק ייעודי (רצוי עם מזין מסמכים לסריקת עמודים מרובים) תוכל להתמודד עם ערימות נייר בבת אחת, לקבל סריקות באיכות גבוהה מבלי לדאוג לזוויות ותאורה, ולהגיע אוטומטית ליעד אחסון הענן שלך בקלות גישה דרך האפליקציות או המכשירים האחרים שלך (עוד על כך בהמשך). בנוסף, שימוש בסורק ייעודי מקל עליך לבצע את עבודתך מבלי להסיח את דעתך לאחר סריקת כמה מסמכים על ידי בדיקת טוויטר כדי לראות אילו ממים חדשים יש בשוק.
התחל עם אפליקציית סריקה
זה לא אומר שהסמארטפון שלך לא יעבוד ככלי סריקה הולם. סורק נייד בהחלט יחסוך לך כמה שלבים אם כל מה שאתה רוצה לעשות זה להחזיק עותק של הקבלה הזו מארוחת הצהריים של אתמול או אם אתה צריך לשלוח טופס חתום למישהו מיד ולא רוצה לבזבז זמן לקבל את הקבצים שלך מהמחשב שלך, או להמתין עד שהם יעלו מהסורק הביתי שלך ליעד אחסון הענן שלך.
באשר לאפליקציות,Scanbot עבור iOS או אנדרואידהיא אפשרות מלאה ואידיאלית ללכידת כל מסמך שנמצא ממש מולך ולשלוח אותו ליעדו, בין אם זה חשבון אחסון הענן שלך או הודעת Slack לעמית. לאחר סריקת המסמכים, תוכל לסמן את הסריקה באמצעות הערות ולהוסיף חתימות למסמכים באמצעות האצבע (דרך נוספת להימנע מאחסנה במחשב). Scanbot מזהה אוטומטית מסמכים במצלמה, מתקן פרספקטיבה כדי ליישר מסמכים מצולמים ותומך בסריקת קוד QR.
ניתן להשתמש ב-Scanbot בחינם, אך רכישה בתוך האפליקציה פותחת תכונות נוספות החיוניות לעבודה במשרד ללא נייר. זיהוי תווים אופטי מזהה מידע חשוב (שמות, מספרי טלפון, כתובות דוא"ל) ומקל על אינטראקציה עם הטקסט המלא של מסמך ולחפש אותו כאשר אתה צריך למצוא קטע מסוים אחד במסמך סרוק, או את פרטי הקשר באתר כרטיס ביקור של מישהו.
אפליקציות לסריקת מסמכים הן לגיון בחנות האפליקציות, אך עליך להשתמש רק באפליקציות שהתקבלו היטב כמו Scanbot אוCamScanner מבוסס מנוי, והימנע מאפליקציות שמפלפלות אותך עם רכישות מרובות בתוך האפליקציהכדי לפתוח תכונות שבדרך כלל מגיעות כסטנדרט (או לפחות כחלק מרכישה אחת בתוך האפליקציה).
התאמה בין המסמכים שלך לשירותים
עם כל המסמכים הסרוקים האלה, אין לך ספק שיש לך תיקיה שבה הם מגיעים. אבל שמירתם באותה תיקייה במחשב שלך אינה מפיקה את המרב מהגרסה הדיגיטלית של החשבונות, החוזים, הקבלות ומסמכים אחרים המבוססים על עיסה. ארגון המסמכים שלך באמצעות תגים או מערכת שמות קבצים חכמה יותר יקל על מציאת מה שאתה מחפש. הגדרת הסורק שלך כך שתשליך אוטומטית את כל המסמכים הסרוקים שלך לתיקיה נגישה לענן באמצעות משהו כמו Google Drive או Dropbox צריכה להיעשות מוקדם כדי שתוכל לעקוב בקלות אחר מה אתה עושה דיגיטציה וממה אתה יכול להיפטר.
אצלופולחן מקבמאמר על בניית משרד משלו ללא נייר, ג'ון בראונלי דן כיצד הגדיר תיבת דואר נכנס למסמכים הסרוקים שלו באמצעות IFTTT, Dropbox ו-Evernote. כאשר מסמכים נכנסים לתיקיה שצוינה, IFTTT מעתיק אותם אל Evernote, שם הוא מארגן אותם עם שמות ותגים מתאימים. אם אתה רוצה לארגן עוד יותר את המסמכים שלך, אתה יכול למיין אותם לפי סוג ולשים אותם בתיקיות המתאימות להם (קבלות, מיסים, מידע רפואי וכו'). כמו ארגון תמונות, כל אחד מנהל קבצים בצורה שונה, אז מצא סגנון שמתאים לך.
אם אתה לא מעריץ של Evernote, אתה יכול לאחסן אותם בשירות כמו OneNote כדי לתייג ולתת שם למסמכים. מאחסנת אותם ב-Mac שלך? התגים המובנים של Finder יכולים לעזור לך למיין ולהפריד מסמכים דחופים כמו חשבונות ממסמכים פחות חשובים, כמו הקבלות שלך. לא משנה היכן אתה מאחסן אותם או איך תקרא להם, אם הם זמינים בענן, יהיה קל יותר לחלץ ולערוך את המידע על פיסות הניירות האלה. השאלה היחידה שנותרה לענות היא מה אתה הולך לעשות עם כל הנייר המיותר הזה עכשיו?
