אם אתה עובד עם קבוצת אנשים, סביר להניח שאתה צריך לשתף או לשתף פעולה בקבצים מעת לעת. לעיתים רחוקות זה קל ופשוט כמו שזה צריך להיות, אך באמצעות Dropbox של סנכרון הקבצים, אתה יכול להגדיר שטח קבצים משותף שיתופי שמסיר את מרבית הטרחה מהמשוואה. זה פשוט להתקין ויכול לחסוך לך המון זמן. הנה איך לעשות את זה.
מדוע Dropbox נהדר לשיתוף פעולה (וכשזה לא)
כשאתה עובד עם אחרים, לעתים קרובות אתה צריך לשתף קבצים. בין אם מדובר במסמך עיבוד תמלילים ישר, מצגת, אתר אינטרנט לעג, או אולי אפילו פרויקט מוזיקה, סביר להניח שהיית צריך להעביר את הפרויקט שלך לעמית לעבודה לצורך הקלט, תרומתם או השימוש שלהם. אפילו ברשת מקומית זה יכול להסתבך מכיוון שאתה צריך להגדיר אחסון רשת שכל אחד יכול לגשת אליו או לאפשר לכל עוד סוג של גישה למכונה האישית שלך כדי שיוכלו לשתף אתכם בקבצים.
הבעיה בשימוש במכשיר אחסון ברשת מקומית היא שהוא קיים רק במקום אחד, ואם אתה רוצה מערכת גיבוי כמעט מוגנת כדורים באופן מקומי אתה צריך לגבות את הכל מקומי וגם מרחוק. אין שום דבר רע באפשרות זו, אבל זה יכול להיות קצת אם אתה לא משתף כמויות אדירות של נתונים.
הבעיה בביצוע כולם לספק גישה למכונה שלהם לכולם היא שקשה לקיים ולא עובד טוב כשמשתפים קובץ מסוים עם אנשים מרובים. כמו השיטה הקודמת, זה דורש מאמץ מסוים.
ל- Dropbox אין בעיות אלה. זו הסיבה ש- Dropbox זוכה ככלי שיתופי:
כל הקבצים מסונכרנים אוטומטית למחשבים של כולם ברגע שהקבצים מתווספים ל- Dropbox המשותף.
אנשים יכולים לגשת לקבצים על ידי התקנת Dropbox וכניסה באמצעות שם המשתמש והסיסמה עבור חשבון Dropbox המשותף או שניתן לשתף איתם את החשבון כתיקיה משותפת.
לכל אחד יש גישה ל- Dropbox המשותף דרך האינטרנט (ב- Dropbox.com), כך שהם יכולים לגשת לקבצים בקלות מכל מחשב אם הם צריכים לעבוד בדרכים. (אם אתה רוצה לקחת את זה צעד קדימה אתה יכול גם להירשם אליוDropDav).
הגיבוי הופך לא רלוונטי מכיוון שקבצי Dropbox המשותפים יהיו לפחות בשני מחשביםוכןהם יסונכרנו לענן. זה נותן לך לפחות שני עותקים מקומיים והעתק אחד מחוץ לאתר של כל קובץ ב- Dropbox. ככל שמספר האנשים שסנכרן עם ה- Dropbox המשותף גדול יותר, כך הסיכוי שהעולם יצטרך להסתיים על מנת שהנתונים שלך יימחקו לחלוטין.
לא משנה היכן אתה נמצא, Dropbox תישאר בסנכרון כל עוד יש לך חיבור לאינטרנט. אם אתה עובד מרחוק כמו שאנחנו עושים ב- Lifehacker, זה מועיל מאוד. אם אתה פשוט רוצה גישה נוחה לקבצי עבודה כשאתה רחוק מהמשרד, או שאתה צריך למסור קובץ לעמיתים לעבודה כשאתה לא בסביבה, זה גם מועיל מאוד.
Dropbox שומר גרסאות של הקבצים שלך, כך שאם מישהו מוחק בטעות קובץ אתה יכול בדרך כלל לשחזר אותו בקלות דרך אתר האינטרנט. יש להם גםארוז תוסף עכברוש(לרכישה) שיחסוך מספר בלתי מוגבל של גרסאות של הקובץ, ולא רק האחרון.
הנה המקום בו Dropbox יכול להיות בעייתי ככלי לשיתוף פעולה:
Dropbox הוא בחינם עד 2 ג'יגה -בייט שטח (בתוספת הפניות), אבל זה לא הרבה. בצד החיצוני, זה רק 10 $ או 20 $ לחודש עבור 50 ג'יגה -בייט או 100 ג'יגה -בייט (בהתאמה) אם אתה משלם. זה עובד מצוין אם אינך מאחסן המון נתונים. אם כן, אתה עדיין יכול לעבור מעל 1TB של נתונים עםצוותי Dropboxאבל אתה יכול גם לצפות לשלם אלפים עבור זה. עבור כמויות אדירות של אחסון, זה לא תמיד הפיתרון הטוב ביותר. עם זאת, אם אתה מתמודד עם קבצים קטנים יותר, אין זה דאגה רבה.
אתה זקוק לחיבור מהיר למדי לאינטרנט אם אתה משתף קבצים גדולים, או שכל שיתוף הקבצים הזה יקרה לאט מדי. חיבורי הפס הרחב הבסיסיים ברובם טובים מספיק, אך אם מהירות ההעלאה שלך היא פחות מ- 768kbps ומהירות ההורדה שלך היא פחות מ- 5 מגהביט לשנייה, תצטרך להיות מעט סבלנית.
אם קובץ פתוח ביותר מאדם אחד בו זמנית, מתרחשים קונפליקטים. (Dropbox לא "נועלת" קבצים כמו כמה שרתים מקומיים שאולי השתמשת בהם.) בעוד ש- Dropbox טוב למדי בפתרון הסכסוכים הללו על ידי שמירת עותקים מרובים של הקובץ וייעוד איזה עותק שייך לאיזה מחשב, מיזוג השינויים שנעשו לשניהם קבצים יכולים לעתים קרובות להיות מייגעים ומעצבנים.
עכשיו כשאתה מכיר את היתרונות והחסרונות של השימוש ב- Dropbox ככלי עבודה שיתופי, אנו נבחן להרכיב Dropbox משותף שמתגבר על החסרונות (ככל האפשר) ולנצל את העליות יעילות ופרודוקטיביות יותר עֲבוֹדָה.
הרשמה והתקנה
כדי להתחיל עם חשבון Dropbox שיתופי, ייתכן שתרצה חשבון עצמאי עבור ה- Dropbox המשותף. מדוע לא פשוט ליצור תיקיה ב- Dropbox הקיימת שלך ולשתף אותה עם אנשים אחרים? זה עובד כאשר לכולם כבר יש חשבון Dropbox, אבל אם הם לא (ולא רוצים את החשבון שלהם) הם יכולים פשוט להשתמש בזה שיצרת. יש אנשים שיש להם גם חשבונות Dropbox בחינם שיכולים להחזיק רק כל כך הרבה נתונים, והוספת תיקיה משותפת יכולה להעמיד אותם על הקצאת האחסון שלהם. בנוסף, אם לחשבון המשותף יש בעלות ראשונית על התיקיה המשותפת, לעולם אינך צריך לדאוג להעברת בעלות בהמשך. (Dropbox מאפשר לך לעשות זאת, אבל אם אי פעם תמחק את התיקיה המשותפת שלך זה יכול להיות קל מאוד למחוק אותה בטעותגם Dropbox של כולםו אם אתה משאיר בעלות עם החשבון המשותף, זה אפילו לא דאגה).
לאחר שנרשמת לחשבון Dropbox שתשתף, צור תיקיית שורש בחשבון (דרך אתר האינטרנט) ושתף את זה עם עצמך ועם כל אחד אחר שאתה משתף פעולה איתו עם מי שיש לו כבר חשבון Dropbox. ספק לכולם בצוות שלך את שם המשתמש והסיסמה לחשבון Dropbox העצמאי כדי שיוכלו להתקין Dropbox ולהשתמש בחשבון זה אם הם לא רוצים חשבון משלהם (או פשוט רוצים להתחבר באופן מקוון כדי להציג קבצים, לשחזר אותם או שתף גישה עם חבר אחר בצוות בהמשך הדרך).
אִרגוּן
ארגון מערכת הקבצים חשוב כדי לוודא שה- Dropbox לא הופך לבלגן ענק. כשיש לך הרבה אנשים שמשתמשים באותו חלל, קל מאוד לדברים לצאת מהישג יד במהירות. נסתכל על המבנה הבסיסי של The Lifehacker Share Dropbox ברגע, אך ראשית חשוב לציין כי לתקשר את האופן שבו הדברים מסודרים זה חשוב. אתה יכול ליצור Dropbox מסודר מאוד, אבל זה לא אומר שכולם הולכים להבין מה עשית. לאחר שתארגן הכל, וודא שאתה מסביר את זה לכולם כדי להימנע מכל בלבול.
Dropbox Lifehacker מפוצל לשלושה חלקים: נכסים, אנשים ופרויקטים. הנכסים מכילים קבצים שאנו משתמשים בהם באופן קבוע, כגון תמונות, לוגואים, מוזיקת רקע לסרטונים וכן הלאה. תיקיות אנשים כוללות תיקיה בודדת לכל אחד מחברי הצוות. תיקיות אלה כוללות דברים שאנו עובדים עליהם באופן אינדיבידואלי אך רוצים לספק לאחרים גישה. זה גם מקום לשתף קובץ עם אדם ספציפי. לבסוף הן תיקיות פרויקטים, המכילות קבצים לפרויקטים שאנו עובדים עליהם כקבוצה. אמנם אלה לא התיקיות היחידות ב- Dropbox, אך הן מהוות את הרוב. לכל קבוצה יהיו צרכים פרטניים, אך ככל הנראה כל קבוצה תזדקק לתיקיות נכס, אנשים ופרויקטים.
איך התיקיות הללו מתויגות? אמנם אתה יכול פשוט ליצור שלוש תיקיות לכל קטגוריה ולכלול תיקיות משנה בפנים, אך אנו עושים את זה ככה:
נכסים - גרפיקה
נכסים - מוזיקה
נכסים - וידאו
וכו.
מַדוּעַ? בחלקו זו העדפה אישית להימנע מקידוח דרך מספר ספריות רק כדי למצוא קובץ ספציפי. אני גם מגלה שכאשר יש לך תיקיות מרובות עם אותה קידומת קל יותר לאתר את מה שאתה מחפש. כל מה שאתה מעדיף זה בסדר גמור.
שיתוף קבצים והודעות
ברגע שכולם יודעים איך הדברים מסודרים, זה ממש קל להודיע להם על קובץ משותף. כל שעליכם לעשות הוא לשלוח דוא"ל מהיר, IM, טקסט או כל מה שהגיוני לנסיבות, כדי ליידע אותם שהוספת את הקובץ ל- Dropbox. בנוסף, Dropbox טוב לגבי פרסום התראות (דרך מגש המערכת ב- Windows ו- Linux אולִנְהוֹםב- Mac) כאשר מוסיפים קבצים חדשים ממחשב שאינו משלך. אם אתה שם להבחין, לעתים קרובות תקבל התראה פסיבית כאשר מופיעים קבצים חדשים.
אפילו היה לנו כיף עם זה בצורה של צילומי מסך. לדוגמה, יש לנו חדר צ'אט קבוצתי אליו אנו מחוברים במהלך היום. יום אחד רובנו ניהלו שיחה ותהינו אם מישהו אחר צופה בשיחה. במקום להגיב, צילום מסך של השיחה הופיע לפתע ב- Dropbox. זה נקרא "אני רואה הכל. Jpg." זה אומר שגם Dropbox שיתופי יכול להיות מהנה.
פתרון בעיות
שתי הבעיות העיקריות בהן תיתקל בהן בעת השימוש ב- Dropbox משותף הן משך הזמן שיידרש לסנכרן קבצים וקונפליקטים גדולים יותר שמתעוררים כאשר מספר אנשים עורכים את אותו הקובץ. אין פתרונות מושלמים לבעיות אלה, אך ישנן כמה דרכים בהן תוכלו להקל על הבעיה שהם גורמים.
ראשית, כשמדובר בחיבורים איטיים אתה לא באמת יכול להפוך אותם למהירים יותר. עם זאת, מה שאתה יכול לעשות זה לעבוד על אותה רשת בכל הזדמנות אפשרית. מכיוון של- Dropbox יש תכונה Nifty בשם Lan Sync, המסנכרנת את הקבצים באופן מקומי לפני שתעלה אותם לענן, חבריכם לעבודה יקבלו את הקבצים במהירות למרות מהירות החיבור שלכם. זה לא יעזור לטלקומוטרים, אבל אם כולכם או רובכם נמצאים בסביבת עבודה מרכזית זה יעשה את ההבדל העצום.
שנית, כשאתה מתמודד עם סנכרון קונפליקטים בגלל אנשים המשתמשים באותו קובץ אתה רק צריך לוודא שזה לא יקרה. אם אתה מפעיל את Mac OS X, אתה יכול להשתמש בתכונת התוויות המובנית למערכת ההפעלה כדי להגדיר קבצים לצבע מסוים כדי לציין שהם בשימוש. אם אינך משתמש ב- Mac OS X או בסנכרון עם מערכות הפעלה מרובות, אתה יכול פשוט להוסיף טקסט כמו [בשימוש] או [עריכת מודעות] (מודעה היא ראשי התיבות שלי) לסוף הקובץ כדי שאנשים יודעים לא לפתוח זֶה.
אף אחד מהם אינו פתרונות מושלמים, אך הם בהחלט עוזרים אז ליישם אותם לפי הצורך.
זה כל מה שיש בזה. השימוש ב- Dropbox ככלי שיתופי הוא פשוט לביצוע וזה הופך את החיים להרבה יותר קלים. אם תחליט לתת לזה צילום או שכבר משתמשים ב- Dropbox ככלי שיתופי ויש לך כמה טיפים נוספים, הקפד לשתף אותם בתגובות.
