טרלוהוא כלי מדהים לניהול פרויקטיםעושה שיתוף פעולה קל ואפילו מהנה, אני אעז לומר. אבל כלי הרשימה החזותית הזה יכול לעשות הרבה יותר, בין אם אתה מארגן פרויקטים בעבודה, מטלות משפחתיות, תוכניות טיול או כמעט כל דבר אחר. הנה כמה דרכים להשתמש ב-Trello לניהול כל חייך.
איך Trello עובד (ומדוע זה מדהים)
לוח Trello הוא בעצם דף אינטרנט המכיל רשימות המונחות אופקית על הדף כך שתוכל לקבל מבט ממעוף הציפור של הפרויקט שלך. ניתן לגרור ולשחרר פריטים בתוך הרשימות, הנקראים כרטיסים, לרשימות אחרות או לסדר מחדש בתוך רשימות.
כרטיסים בודדים עצמם יכולים להכיל רשימות ביקורת, תמונות, קבצים מצורפים, תאריכי מועד אחרון, תוויות צבעוניות והערות דיון של אחרים שחולקים את הלוח. אתה יכול לקבל כמה לוחות שאתה רוצה - אחד עבור "דברי בית", למשל, אחד עבור "שליטה עולמית" וכן הלאה.
אתה בטח יכול לראות איך זה שימושי. כרטיסי טרלו הם כמו פתקיות דביקות שאתה מסדר על לוח שעם - כלומר, פתקיות דיגיטליות שניתנות לחיפוש, לשיתוף ומגיעות עם תזכורות. אתה יכול גםליצור כרטיסים באמצעות דואר אלקטרוני.
טרלו עובד בשבילי כי אני נוטה לחשוב בצורה מאוד ויזואלית, ותמונות ותוויות צבעוניות נרשמות במוח שלי טוב יותר מטקסט רגיל. בְּעוֹדאני מעריץ גדול של Evernoteלניהול טונות של מידע, בעבר מצאתי את עצמי חוזר לרשימות בודדות משורבטות על נייר ואפילו כרטיסי אינדקס הפרוסים בכל מקום כדי לקבל את הסקירה הזו ברמה העליונה של ימיי. טרלו היה שדרוג גדול; זו אחת מאותן אפליקציות בודדות שמאזנות למעשה הן ממשק משתמש פשוט ואלגנטי והן תכונות עוצמתיות וגמישות.
אבל די לשבחים. תן לי להראות לך איך אני ומשתמשי Trello אחרים עושים דברים עם כמה לוחות לדוגמה.
השתמש ב-Trello לניהול פרויקטים ומשימות
אולי הדרך הברורה והפופולרית ביותר להשתמש ב-Trello היא כמנהל פרויקטים ומשימות, הן עבור מטלות אישיות והן עבור פרויקטים צוותים.
הטמעת GTD ב-Trello
מערכת הפרודוקטיביות Getting Things Done (GTD). מתאים בצורה מושלמת לפלטפורמה זו. יכול להיות לך לוחות נפרדים לכל אחת מהרשימות הראשיות שלך (למשל, לוח NextActions עם רשימות לכל הקשר, כגון @calls, ולוח מתישהו/אולי עם רשימות לכל קטגוריה) או, כפי שאני משתמש בו (צילום מסך למעלה), לוח משימות אחד גדול עם הרשימות המתאימות.
לדוגמה, הלוח שלי כולל:
תמונה גדולה/פרויקטים:אני אוהב לעקוב אחר הפרויקטים שאני מלהטט, אז אני יוצר כרטיס עבור כל אחד ברשימה זו, כמו גם בוחר צבע עבור כל פרויקט (כך שכאשר אני רואה משימה קשורה באחת מהרשימות האחרות, אני יודע שזה חלק מפרויקט גדול יותר). אני גם מוסיף כרטיס שמתאר כל תווית צבעונית, כי לפעמים אני לא זוכר אם כחול פירושו אישי או ירוק פירושו עבודה או מה לא.
תיבת דואר נכנס:בצע dump מוח וצור כרטיסים עבור כל משימה, ולאחר מכן גרור אותם לרשימות האחרות כדי לתעדף ולארגן אותם. אתה יכול גם להוסיף תאריכי יעד, תיאור מפורט ולצרף קבצים.
הפעולות הבאות:בעיקרון, הדברים הבאים לעשות
הַמתָנָה:האצלת משימות או משימות בהמתנה
מתישהו/אולי:משימות שאני רוצה לעשות... מתישהו
נַעֲשָׂה:לאחר השלמת המשימות, גרור את הקלפים לכאן כדי שתוכל לראות את ההתקדמות שלך. או פשוט שמור את הכרטיס בארכיון כדי להוריד אותו לגמרי מהלוח שלך (עדיין ניתן יהיה לחפש אותם ב-Trello)
כל מערכת רשימות ותוויות אחרות יכולה לעבוד גם היא, כמו שימוש ברשימה אחת עבור "השבוע" ורשימה אחרת עבור "החודש הבא" או תיוג משימות לפי "סלעים גדולים," כפי שכינה אותם סטיבן קובי (דברים כמו משפחה, למידה, בריאות וכו').
תכנן את השבועות שלך עם רשימות יומיות
אתה יכול גם להשתמש ב-Trello כמתכנן שבועי, עם רשימות לכל יום בשבוע. לדוגמה, בנוסף ללוח המשימות שלי, יש לי לוח פוסטים שבועי שבו אני יכול לתכנן על אילו מאמרים ופוסטים אני צריך לעבוד בכל יום בשבוע הבא. התוויות הצבעוניות מתייחסות לכל לקוח וכן לכל סוג של משימת כתיבה (למשל, מוקד הכתיבה העיקרי של היום, מחקר או עריכה).
אתה יכול לבנות זוגיותלוח עריכה מתקדם יותרעם Trello או השתמש במתכנן השבועי לצרכים שאינם כתובים: למפות את הארוחות, המטלות, שגרות הפעילות הגופניות, שיעורי הבית וכל שאר הדברים שאתה עשוי לרשום לפי יום.
אם תפעיל את הפעלת לוח השנה (תחת תפריט סרגל הצד > Power-Ups), אתה אפילו יכול לראות את כל הכרטיסים שלך שמצורפים להם תאריכי יעד בתצוגת לוח שנה חודשית או שבועית ולהשתמש בכתובת iCalendar (תחת Power-Ups > לוח שנה > הגדרות) כדי לסנכרן את הכרטיסים שלך עם היומן החיצוני שלך.
צור משימות חוזרות ויומן משימות שהושלמו
אם יש לך משימות חוזרות ואינך רוצה להמשיך להוסיף את אותם כרטיסים שוב ושוב, חבר את Trello לשירות webapp-automation Zapierוהשתמש במתכון הזהלתזמן כרטיסים לכל יום, שבוע וחודש.
או שאתה יכול לקשר את Trello, Zapier ו-RescueTime אלעקוב אוטומטית אחר הזמן שלך ורשום את כל המשימות שהושלמו, כפי שההוראות צעד אחר צעד של RescueTime יראו לך איך לעשות. מגניב, נכון?
שלב את שיטת Kanban לניהול פרויקטי צוות
קנבןהיא מערכת המארגנת את זרימת העבודה בצורה ויזואלית, לרוב עם כרטיסים מאורגנים בעמודות (כגון "מטלות", "עשייה" ו"בוצע") על הלוח. כפי שאתה יכול לראות, Trello מקבל את השראתו מלוח Kanban והוא מושלם לדרך זו של ניהול פרויקטים. נראה שצוותי תוכנה זריזים במיוחד פנו לטרלולתעדף משימות ולקבל שליטה על כל שלבי הפרויקט, כמו גם להקליט הערות פגישה ולשתף משאבים.
גם אם אינך משתמש ב"ספרינטים" בפרויקטים שלך, אתה יכול להעתיקלוח Agile לדוגמהלחשבון Trello שלך והתאם את הרשימות (הכוללות רשימות הבאות, שאלות, מקום לשיפור ורשימות דברים מדהימים) כרצונך עבור פרויקטי העבודה שלך.
(אגב, הגרסה החינמית של Trello מאפשרת לך לשנות את צבע הרקע, אבל כדי לקבל תמיכה מפוארת ברקע צילום כמו שאתה רואה בצילום המסך למעלה, תזדקק ל-Trello Gold, שהם $5 לחודש או $45 לשנה.)
השתמש ב-Trello לארגון אישי ומשפחתי
בנוסף למשימות שלך, אתה יכול ליצור כל מיני רשימות בכלי, כשהכרטיסים הם כל סוג של טקסט. הנה כמה דוגמאות.
עדכן צוות קטן או משפחה
אתה יכול גם להשתמש ב-Trello כצוות או לוח הודעות סטטוס משפחתי, כמותבנית זו מדגים. עם רשימות לכל אדם, כל כרטיס יכול להיות הודעה פשוטה מהחברים האחרים, תזכורת ללוח זמנים, משימה או מטלה שהוקצתה, או הצעה. (תוכל להפעיל הפעלת הצבעה כדי לאפשר ספירת קולות מחברי הצוות.)
לעומת זאת, במקום רשימה עבור כל אדם, תוכל לקבל רשימה עבור כל תחום שהצוות צריך לטפל בו: למשל, רשימות קניות, סדר יום פגישות, רעיונות לפרויקטים וכו'. מהסרגל הצדדי, אתה יכול לגרור סמלי חברים לכל כרטיס כדי להקצות לו אדם.
תכנן חופשה שלמה
חלק מהטיולים דורשים הרבה עבודה לתכנון, עם יותר מדי פרטים ללהטט ודברים לעקוב אחריהם. אנחנו מעריצים גדולים של שימוש ב-TripIt עבורארגון אוטומטי של מסלולי הטיול שלנובאמצעות דואר אלקטרוני, אבל בשלב התכנון, כלי כמו Trello מאוד שימושי. אתה יכול לקבל רשימות עבור כל ההזמנות שלך, מקומות שאתה רוצה לאכול, אתרים לראות, רשימות אריזה ועוד. שתף את הלוח עם מישהו שאתה מטייל איתו, והוא יכול להוסיף גם כרטיסים משלו.
כאשר הטיול שלך עמוס, זה משחרר קצת מתח לראות תצוגה מיום ליום של מה שתכננת כדי לוודא שיש לך את כל הבסיסים שלך (אפשרויות אוכל, תחבורה וכו'), ועם אלה רשימות תוכל להתאים בקלות את מסלול הטיול שלך רק על ידי גרירת כרטיסים ליום אחר או הזזתם למעלה או למטה ברשימה.
ארגן פרויקט שיפוץ בית
דוגמה זו מ-Trello מארגנת פרויקט שיפוץ לפי התבנית To Doing, Done, אך תוכל להוסיף רשימות ספציפיות יותר, כגון הערכות קבלן, רשימות מוצרים, תקציב, עשה זאת בעצמך וכן הלאה.
תכנן חתונה מההתחלה ועד הסוף
תכנון היום הגדול הוא עוד פרויקט ענק, אבל Trello יכול לשמור על תוכניות החתונה שלך מאורגנות ויזואלית. לטביתה ניל יש מדריך נהדר בנושאבאמצעות Trello לתכנן חתונה, בעוד לטרלו יש אתבנית "מרכז פיקוד חתונה".שמפרק משימות לרשימות למשך 12+ חודשים, 10-12 חודשים, 8 חודשים וכן הלאה לפני יום החתונה.
תכנן רומן או תסריט
שימוש בכרטיסי אינדקס כדי למפות קו עלילה לרומן או לתסריט היא טכניקת כתיבה קלאסית. Trello יכול להחליף את כרטיסי האינדקס הפיזיים האלה. התבנית למעלהמגיע ממשתמש Redditטליישרואתה יכול להתאים אותו לכל יצירה בדיונית.
קח תבניות טרלו
אתה יכול להשתמש ב-Trello כמעט לכל דבר שתכין עבורו רשימות - במיוחד פרויקטים מורכבים. רוצים עוד רעיונות? בדוק את זהלוח התבניות(כל כרטיס הוא תבנית שאתה יכול להעתיק לחשבון שלך), חלקםלוחות מעוררי השראה, אותבניות אלה מ- Trello(תכנון אירועים, עצמאי וייעוץ, פרסום, גיוס ופיתוח תוכנה). כמו כן, הנהכיצד להשתמש ב-Trello כמו מקצוען.
