בכל שנה, מאות אלפי בני נוער אמריקאים מתחרים להיות הטובים ביותר ב-Word, Excel ו-PowerPoint וזוכים בעד 3,000$אליפות ארה"ב הלאומית של Microsoft Office Specialist. זה מאורגן על ידי Certiport, חברת בדיקות המציעה הסמכות בתוכנות כמו MS Office, AutoCAD ו-Adobe Creative Suite. ביקשנו מהזוכים במקום הראשון של השנה את הטיפים הטובים ביותר שלהם ל-Office.
MS Excel: עיצוב מותנה
אלוף Excel 2016, ג'ון דומולין, ואלוף Excel 2013 Anirudh Narayanan ממליצים שניהם על עיצוב מותנה, הממחיש את מאפייני הנתונים באמצעות צבעי מילוי, צבע טקסט ומיני גרפים. לדברי דומולין, "זה יכול לגרום לנתונים שלך להיראות משופרים מאוד ומושכים את העין.
"לדוגמה, אם הייתה לך טבלה המציגה את המכירות של חברה בכל חודש, תוכל להחיל עיצוב מותנה כדי להציג את החודשים עם המכירות הגבוהות ביותר בירוק, את החודשים עם הנמוכים ביותר באדום ואת חודשי המכירות הממוצעים בצהוב. ."
"במקום להשתמש באחת מהאפשרויות המוכנות מראש, לחץ על 'כלל חדש'", אומר נאראינן. "אלא אם כן אתה יודע איזו מהאפשרויות המסופקות מתאימה לדרישה שלך, יצירת כלל חדש תהיה קלה יותר להתאמה אישית."
עיצוב מותנה ממוקם בכרטיסייה בית, תחת הקטע סגנונות. מידע נוסף באתר התמיכה של Microsoft Office.
MS Word: בחירת טקסט וגישה מהירה
לאלוף Word 2013, פורסט ליו, יש קיצור דרך לבחירה שאמור להיות כלל מערכתית: כדי לבחור גופי טקסט מרובים, החזק את מקש Ctrl תוך כדי הדגשת הטקסט הרצוי.
אלוף Word 2016, ג'ושוע גארלטס, ממליץ להתאים אישית את סרגל הכלים 'גישה מהירה' בפינה השמאלית העליונה של האפליקציה. הוא כולל כפתורים לבדיקת איות ושליחת מסמך בדוא"ל. "בדיקת האיות מועילה לי כי אני תמיד שוכח את קיצור המקלדת כדי לבצע בדיקת איות מהירה."
MS PowerPoint: גופנים משובצים והצג-אל תספר
לאלופת PowerPoint 2016, Dheya Madhani, יש כמה טריקים:
לפעמים ייתכן שתצטרך לחלוק חפיסה עם מישהו שאין לו את כל הגופנים שבהם השתמשת. לחץ על קובץ > אפשרויות, עבור לתפריט שמור וסמן "הטמע גופנים בקובץ".
בחר מספר פריטים באמצעות חלונית הבחירה, הממוקמת מתחת לתפריט הנפתח סידור. "זה משמש כאשר חפצים רבים נמצאים אחד מאחורי השני וקשה לבחור את כולם", אומר מדאני.
צור מצגת ממסמך קיים על ידי לחיצה על דף הבית > שקופיות > שקופיות מתוך מתאר.
לאלוף PowerPoint 2013, דומיניק אלאן, יש הצעה סגנונית: "שנה את השקופיות שלך, ונסה להציג מידע במקום לספר אותו. תרשים או תמונה יגידו הרבה יותר מעוד נקודת כדור".
באמצעות טריקים כמו אלה, מתחרי MOS נאלצו לשכפל מסמכים משוכללים באפליקציה הרלוונטית תוך 50 דקות בלבד, משימה מאתגרת הרבה יותר מאלו במבחן הסמכה סטנדרטי. מבלי לדעת מה יהיה במבחן הזה, המתחרים היו צריכים ללמוד כל מה שהם יכולים על התוכנה, מוכנים להשתמש בכל תכונה לא ברורה. Madhani התאמנה על ידי ביצוע מבחן ההסמכה של PowerPoint 2016 שוב ושוב במהלך ארוחת הצהריים עם המורה שלה, גברת ראל, ולאחר מכן הציגה מצגות במהלך חופשת הקיץ שלה.
עבור מבחן Word, Garrelts וליו היו צריכים ליצור פקודות מאקרו מותאמות אישית דרך לשונית המפתחים. "התחרות עצמה קצת עצבנה אותי", אומר ליו, "אבל הכרתי כל כך את וורד שלקח לי רק חצי מ-50 הדקות להשלים את המשימות. בשלב הזה, באמת רק קיוויתי שלא עשיתי טעויות רשלניות".
אלופי הארץ הללו בדרך לאליפות העולם של MOS באנהיים, קליפורניה, שעל פי סרטון התדמית של Certiport ידמה למספר מהתעוררות אביבית.
