לחץ לצפייההבוס שלך צריך את קובץ מצגת PowerPoint המעודכן עד יום שלישי. בן זוגך רוצה לדעת כמה ימי חופשה נשארו לך השנה. עמיתך לעבודה צריך את מבחר הבריכה שלך במשרד. כולם מקבלים בקשות משימות בדוא"ל כל היום, וכל כך קל לתת להודעות האלה לחמוק בין הסדקים. בין אם תיבת הדואר הנכנס שלך מלאה בתמונות חתלתולים בנות שנתיים מדודה עדנה, ובין אם אתה מרוקן אותה כל יום ומתייקת בשקידה אימייל בר-פעולה לתיקיית "TO-DO" - עדיין לא קל לעקוב אחר ההודעות אתה למעשה צריך לעשות משהו בנוגע לשימוש בדוא"ל.
בואו נודה בזה: אימייל אינו מנהל משימות. אחת הקפיצות הגדולות ביותר שעשיתי לקראת שמירה על כל המטלות הממתינות שלי הייתה ביצוע הפסקה נקייה ומודעת בין דואר אלקטרוני למשימות.
מדוע אימייל אינו מנהל משימות טוב
כן, לרוב תוכניות הדוא"ל יש דגלים וכוכבים ותוויות וקידוד צבע ותיקיות, אבל האימייל נבנה עבורהודעות, לא ניהול משימות. כעת, הרבה פורצי חיים החליטו להפוך את הדוא"ל לחנות האחת שלהם לכל דבר והמציאה מערכות שמשתמשות בכוכבים והתוויות והתיקיות והדגלים האלה כדי לעשות זאת. להם אני מצדיע. לגבי כולנו? אימייל לא מתאים למשימות.
לדוגמה, אתה מקבל מייל מחבר ושורת הנושא היא "היי". שניכם הולכים הלוך ושוב תריסר פעמים, ואז מחליטים לעשות תוכניות לארוחת הערב, ופתאום זה תלוי בך להזמין מקומות בבית הטאקוס של רוסריטה ב-14 ביולי בשעה 19:00. הכנס את זה לתיקיית ה-"TO-DO" שלך, ויש לך משימה שקוראת: "Re: re: re: re: re: re: hi." זה לא אומר לך הרבה, נכון?
יש דרך טובה יותר.
איך אתה מעבד דוא"ל
כנראה שכבר יש לך מערכת (או היעדרה) לטיפול בדוא"ל. הנושא הזה הוא מעבר לתחום המאמר הזה, אבל לסקירה על המערכת שלי, בדוק את התכונה שלי לריקון תיבת הדואר הנכנס שלך עםהשלישייה האמינהשל תיקיות: ACTION, ARCHIVE ו-HOLD. תיקיית ACTION מכילה הודעות שעליכם לעשות לגביהן משהו, דבר שלוקח יותר מכמה דקות להשלמתו. בעיקרו של דבר, זו תיקיה מלאה במטלות.
אחרי שנה שבה עקבתי אחר המערכת הזו באדיקות והתענגתי על תיבת דואר נכנס ריקה על בסיס קבוע, הגוצ'ה הגדולה גילתה את עצמה. הבעיה עם תיוק דוא"ל של משימות בתיקיית ACTION היא שההודעות אינן מהעין - ולרוב, זה אומר מחוץ למוח. זה מפחיד לפתוח את תיקיית ה-ACTION שלך כדי לגלות שהיא מלאה בהודעות שהיית צריך לעשות לגביהן משהו שהתעלמו מזה חודשים.
עכשיו, אל תבינו אותי לא נכון. כפי שאמרתי עוד בשנת 2006, המפתח לשימוש בתיקיית ACTION הואבודקים אותובִּקְבִיעוּת. אבל זה הרגל שאנשים יצרניים התפתחו יותר ממה שפיתחתי. אני פשוט לא פותח את תיקיית ACTION לעתים קרובות, אם בכלל. אני שם לב לרשימת המטלות הקבועה שלי בזמן שהתיקיה המלאה בהודעות דוא"ל שצריכות לעשות בהן משהו צוברת אבק.
צריכה להיות לך רק רשימת מטלות אחת
מערכת הפרודוקטיביות של דיוויד אלן,ביצוע דברים, ממליצה לשמור רק תיבת דואר נכנס אחת ולמזער את הדליים שבהם אתה משתמש כדי לאסוף את כל ה"דברים" שמגיעים לחייך מדי יום. אותו עיקרון חל על רשימות מטלות. כפולות מבלבלים ומפוררים. שתי רשימות של משימות - תיקיית ACTION בדוא"ל ורשימת מטלות רגילה - היא הדרך הבטוחה להפיל את הכדור על משהו.
אז מכאן ואילך,כאשר תקבל מטלה בדוא"ל, תוסיף את המשימה לרשימת המטלות שלך, שהוא נפרד מלקוח הדוא"ל שלך. כאשר אתה עושה זאת, כתוב את המשימה להיות ספציפית וניתנת לביצוע ככל האפשר - כמו "בצע הזמנה בבית הטאקוס של רוסריטה ל-14 ביולי בשעה 19:00." למידע נוסף על איך להקצות לעצמך מטלות ניתנות לפעולה, עיין בתכונה של השבוע שעבר,אומנות רשימת המטלות הניתנת לביצוע.
אני כבר שומע את קריאות המחאה עולות ממסכי מחשב בכל רחבי הגלובוס. "פריצה לחיים עוסקת ביעילות רבה יותר, וזה מוסיף שלב נוסף שלם!! מה זאת אומרת, להעביר מידע באופן ידני ממייל לרשימת המטלות שלי? זה יותר עבודה!"
הנה העניין:
הצעד הנוסף גורם לך לחשוב
בשבוע שעבר דיברתי על איךרשימת מטלות טובה מסירה את כל החשיבה מהפעולה. השלב הנוסף של העברת המשימה שלך ממייל לרשימת המטלות עוזר לך לעשות זאת, עם סקירה ותהליך חשיבה מובנה. זה מאלץ אותך לבטא מה צריך לעשות (להזמין ארוחת ערב) במקום לגרום לעצמך לפתוח מחדש את הודעת "Re: re: re: re: hi" ולקרוא שוב הכל כדי לזכור את זה, אה כן, אתה' שוב אמור להזמין מקומות לארוחת ערב.
הצעד הנוסף גם מחזק את "חוק הדקה האחת". בקיצור, בזמן שאתה מעבד את הודעות האימייל שלך, אם משהו ייקח לך יותר מדקה להשלים, תוסיף אותו לרשימת המטלות שלך. אחרת, אתה צריך פשוטלַעֲשׂוֹתזֶה. כעת, לאחר שעליך להעביר את המשימה ממייל לרשימת המטלות, סביר יותר שתעשה זאתלַעֲשׂוֹתכל משימות או כתוב תשובות מהירות שייקח פחות זמן מההעברה, כי מה ההיגיון לעבור על כל זה ולהעמיס את הרשימה שלך במשהו שאתה יכול לדפוק עכשיו?
הפרדת משימות הדוא"ל שלך נותנת לך גם את כל היתרונות היפים של רשימת מטלות טובה: היכולת לתעדף, למיין ולחפש את המשימות שלך. הבקשה של הבוסים לעדכון קובץ ה-PowerPoint ביום שלישי חשובה יותר ממה שהמאגר במשרד בוחרים (או אולי להיפך), ומנהל המשימות שלך יהיה טוב יותר בלאפשר לך לראות זאת מאשר תיקיית ACTION.
שנה את שם התיקיה ACTION ל-FOLLOWUP
אז מה אתה עושה עם בקשות הדוא"ל האלה אם אתה לא מכניס אותן ל-ACTION? כל ההודעות האלה אמורות לקבל תשובה כשהמשימה הושלמה, אז שנה את שם תיקיית ACTION FOLLOWUP שלך. כאשר אתה מעביר את המשימה שלך ממייל לרשימת המטלות שלך, רשום במשימה כדי לבטל תשובה כשהמשימה תושלם. אז המשימה שלך עשויה להיראות כמו "בצע הזמנות אצל Rosarita ל-14 ביולי בשעה 19:00 (מעקב)." סימון ה"מעקב" הזה אומר לעצמך לתפוס את האימייל מתיקיית ה-FOLLOWUP שלך ולזרוק תשובה לאדם שממנו הגיעה הבקשה לאחר שהזמנת את ההזמנות לארוחת ערב.
אמנם סקירה קבועה של רשימות המטלות שלך היא עדיין הרגל שדורש תרגול כדי לפתח אותו, אבל זה הרבה יותר קל כאשר רשימת המטלות היא המקום היחיד שבו אתה צריך לחפש משימות הזדקנות שצריכות פעולה, במקום להסתכל על ישנות דוא"ל להבין מה צריך מה לעשות.
איך מתמודדים עם הזרם הקבוע של בקשות למייל בכל יום? ספר לנו בתגובות.
ג'ינה טראפני, העורך של Lifehacker, מאמין בתוקף בהפרדה בין מסרים ומשימות. התכונה השבועית שלה,חנון לחיות, מופיע בכל יום רביעי ב-Lifehacker. הירשם ל-עדכון חנון לחיותכדי לקבל תשלומים חדשים בקורא החדשות שלך.
