כשהייתי ילד, קראתי ספר בשםThe Listmaker. זה על בחורה צעירה שמשתמשת ברשימות כדי לארגן ולהבין את חייה. בזמנו לא קראתי את זה יותר חוץ מהעובדה שזה היה תחביב מוזר לילדה לפני גיל העשרה להשקיע בו כל כך הרבה זמן. עכשיו, למרות שאני לא כל כך זוכר את הספר, אני רואה הרבה יותר משמעות ברשימה הצנועה - במיוחד לאחר מחקר מאיפה הם באים ולמה אנחנו עושים רשימות.
פוסט זה הופיע במקור בבַּלָם.
כשחקרתי את הפוסט הזה, הבנתי כמה קשה לזהות את מקורו של משהו פשוט ונרחב כמו הרשימה (מטלה או אחרת), אבלגיליתי כמה סיפורים מענייניםעל האופן שבו נעשה שימוש ברשימות בעבר ומדוע אנו מוצאים אותן שימושיות בחיי היומיום.
למה אנחנו עושים רשימות מלכתחילה?
פילוסוף וסופראומברטו אקוהוא מעריץ גדול של רשימות ויש לו כמה רעיונות מרתקים למה הם כל כך חשובים לבני אדם:
הרשימה היא מקור התרבות. זה חלק מההיסטוריה של האמנות והספרות. מה התרבות רוצה? להפוך את האינסוף למובן... ואיך, כאדם, אדם מתמודד עם האינסוף? איך מנסים לתפוס את הבלתי מובן? דרך רשימות…
אומברטו הסבירראיוןשרשימות נתפסות לעתים קרובות כשרידים של תרבויות פרימיטיביות - מכשירים פשטניים שאינם שייכים בעידן המודרני שלנו. עם זאת, הצורה הפשוטה של הרשימה גוברת שוב ושוב עם הזמן, כי, כפי שאומר אומברטו, יש בה "קסם שאי אפשר לעמוד בפניו".
כאשר אנו נאבקים להביע את עצמנו, אנו משתמשים ברשימות. כמו שאומרטו אומר, רשימות עוזרות לנו להבין את העולם שסביבנו. אנו יוצרים רשימות של המראות שאנו רואים בחופשה, המקומות שאנו רוצים לבקר בהם, האוכל שאנו צריכים לקנות במכולת, והמשימות שאנו צריכים לבצע. זה אהרגל פשוט להגדיל את הפרודוקטיביות היומיומית שלנו. אנו אורזים את כל הטירוף והעמימות של החיים לצורת כתיבה מובנית. בקיצור לעשות רשימות הואדרך מצוינת להגביר את האושר הכללי שלנוולהרגיש פחות מוצף.
לא רק זה, אלא שאנו גם יוצרים ומאתגרים הגדרות של הדברים הסובבים אותנו על ידי יצירת רשימות של המאפיינים שלהם. לדוגמה, אם היינו מתארים חיה לילד, היינו עושים זאת על ידי רישום מאפיינים כמו צבע, גודל, תזונה ובית גידול. לא משנה אם זה תואם את ההגדרה המדעית של בעל החיים או לא, כך אנחנו מבינים את זה.
בנג'מין פרנקלין, הסנדק של רשימת המטלות?
בנג'מין פרנקליןהוא דוגמה מצוינת למישהו שידוע בשימוש ברשימות כדי לעודד את שלושיפור עצמי. הוא פירט בצורה מפורסמת תוכנית של שלושה עשר שבועות לתרגול סגולות חשובות כמו ניקיון, מתינות וכו'. בכל יום הוא עקב אחר התקדמותו בטבלה.
בנימין גם קבע לעצמו אשגרת יומיום קפדנית, שכלל זמן לשינה, ארוחות ועבודה, הכל מוגדר לזמנים ספציפיים ביום. למרבה הצער, ההדרישות מעסקי הדפוס שלוהקשה עליו לדבוק תמיד בשגרה שלו.
רשימות לפרודוקטיביות
בְּיָמֵינוּ,אנו משתמשים ברשימות לפרודוקטיביותככל דבר אחר: רשימות קניות, תזכורות, תכנון אירועים ורשימת המטלות הם כולם וריאציות על רשימה מבוססת פרודוקטיביות שבה אנו משתמשים כדי לעזור לנו להשיגדחיינות בעבר. רשימת המטלות במיוחד היא כזו שאנו משקיעים הרבה זמן ואנרגיה על שכלול. איכשהו, נראה שאנחנו לא נאבקים כשזה מגיע להכנת רשימת קניות ולקנות כל מה שעליה, אלא לקבל את המשימות שלנורשימת מטלותסיום הוא משחק כדור אחר לגמרי.
4 טיפים לרשימת מטלות שתעזור לך באמת לעשות דברים
בהסתכלות על ההיסטוריה של רשימות וכיצד נעשה בהן שימוש, נוכל לקבל כמה תובנות לגבי איך ליצור רשימת מטלותאנחנו יכולים למעשה להשלים.
חלקו פרויקטים למשימות ואל תיכנעו לאפקט זייגרניק
יש לנו סוג של מערכת תזכורות מובניתהמוח שלנושמציק לנו לגבי משימות לא גמורות שנקראותאפקט זייגרניק. זה נשמע די מגניב שכבר יש לנו את זה, אבל זה בעצם לא כל כך אמין או בריא עבורנו.
מה שבאמת קורה הוא שיש נתק בין המוח המודע והלא מודע שלנו - המוח הלא מודע לא יכול לתכנן איך לסיים את המשימה, אבל הוא מתעצבן מהתחושה שהיא לא גמורה. כדי להתנער מהתחושה הזו, היא מציקה למודע עם תזכורות לגבי המשימה - לא כדי לסיים אותה, אלא פשוט לעודד אותנו להכין תוכנית.
אם שמעתם על זה של דיוויד אלןGTDבשיטה, אתה תכיר את הרעיון שלו של "השלבים הבאים", שהוא פחות או יותר אותו דבר. זה התהליך שלפירוק פרויקט או משימה למשימות קטנות יותר, ותכנון מי מהם יהיה הצעד הבא לקראת השלמת כל העניין. זה משכך את הנדנוד של המוח הלא מודע, מכיוון שהוא מרוצה שבשלב מסוים ניכנס למשימה הזו, ואנחנו יודעים בדיוק איך נעשה את זה.מריה פופובהשֶׁלבחירת מוחאומר שהעיקרים ביצירת השלבים הבאים הניתנים לביצוע הם ליצור "כמה פריטים מאוד ספציפיים, מעשיים, שאינם סותרים".
תעדוף ללא רחמים
הפוסט של מריה עלההיסטוריה של רשימת המטלותמתאר גם את סיפורו של פסיכולוג שנשא הרצאה בפנטגון על ניהול זמן ומשאבים. לפני תחילת השיחה, הפסיכולוג ביקש מכל אחד מהקבוצה לכתוב סיכום של הגישה האסטרטגית שלהם ב-25 מילים. ככל הנראה, 25 מילים היו מעט מדי עבור הגברים לבטא את האסטרטגיות שלהם, והתגובה היחידה הגיעה מהרווקה בקבוצה, שסיכום שלה היה כך:
ראשית אני עושה רשימת סדרי עדיפויות: אחת, שתיים, שלוש וכן הלאה. ואז אני חוצה הכל משלוש ומטה.
שמעתי את הגישה הזו מוצעת בעבר במקומות שונים, והיא תמיד מזכירה לי את המנכ"ל איתו עבדתי בחברה הקודמת שלי, שהיה לו פוסט-איט על שולחנו שכתוב עליו,"לתעדף עד שזה יכאב."במילים אחרות,ללמוד את המיומנות העוצמתית של אמירת לא. אני לא בטוח אם הוא אי פעם הצליח לעשות את זה, אבל אהבתי את הגישה.
רשימות מטלות צצות תמיד כשיש לנו כל כך הרבה דברים לעשות שאנחנו לא יכולים לעקוב אחר כולם בראש (אהה! חזרנו למחשבותיו של אומברטו על איך רשימות עוזרות לנו ליצור סדר מהכאוס של החיים שלנו!). מה שאומר שבסופו של דבר יש לנו רשימות ארוכות מדי מכדי שנוכל להשלים. נראה כי תעדוף חסר רחמים הוא הדרך היחידה לבצע בפועל את מה שהכי חשוב בזמן המועט שיש לנו.
תכנן קדימה
הנה עוד אחדסיפור מגניבכיצד התפתחו רשימות מטלות במקום העבודה:
לפני כמעט 100 שנה, נשיא חברת הפלדה בית לחם בארה"ב היה צ'רלס מ. שוואב. החברה שלו נאבקה בחוסר יעילות ושוואב לא ידע איך לשפר אותה, אז הוא הזעיק את אייבי לי, מומחה יעילות ידוע באותה תקופה. לי הסכים לעזור לחברה, כשהשכר שלו הוא מה ששוואב הרגיש שהתוצאות שוות לאחר שלושה חודשים. העצה של לי לכל אחד מחברי צוות ההנהלה של החברה הייתה לכתוב בסוף כל יום רשימת מטלות, שמורכבת משש המשימות החשובות ביותר שיבוצעו למחרת. אחר כך נאמר להם לארגן את הרשימה על סמך המשימות העדיפות ביותר.
למחרת, העובדים עבדו על הרשימה מלמעלה למטה, תוך התמקדות במשימה בודדת בכל פעם. בסופו של יום, כל מה שנותר ברשימה יתווסף לראש הרשימה של מחר כאשר העובדים שוב תכננו ליום הבא. לפי הסיפור, החברה הייתה כל כך הרבהיעיל יותר לאחר שלושה חודשיםששוואב שלח צ'ק ללי על סך 25,000 דולר.
בתכנון שלך, אתה יכול לקבל את העצה של לי בחינם ולהשתמש בלילה הקודם כדי לתכנן את שלךיום עבודה. הגדרת המשימות החשובות ביותר שברצונך להשלים למחרת תעזור לך להימנע מבזבוז זמן והסחות דעת על ידי כך שאתה יודע על מה לעבוד באופן מיידי.
תהיה מציאותי
לפעמים זה נחמד לדעת שאפילו הגיבורים הגדולים שלנו ניתנים לטעייה.הסיפור הזהעל המאבקים של בנג'מין פרנקלין לעמוד בקצב של רשימת המטלות היומית שלו מראה כמה חשוב להיות מציאותיים לגבי כמה זמן יש לנו ומה סדרי העדיפויות שלנו. פרנקלין היה ידוע כגשש קפדני שלושגרת יומיוםועבודתו למען המעלות שהוא העדיף. לרוע המזל, הדרישות של העסק שלו גרמו לכך שהוא לא תמיד עמד בקצב היומיום האידיאלי שלו. לעתים קרובות הוא הפריע על ידי לקוחות ונאלץ להתעלם מלוח הזמנים שלו כדי להיפגש איתם.
הוא גם שם לב שחלק מהסגולות ששאף לממש, כמו חסכנות - לא לבזבז שום דבר - גוזלות יותר מדי זמן בשביל לחיות את החיים כפי שרצה. הכנת הארוחות שלו ותיקון הבגדים שלו כל הזמן, למשל, גרמו לכך שלא היה לו מספיק זמן לעסקים או לפרויקטים צדדיים שלו. התוצאה של סדרי עדיפויות סותרים אלה הייתה אומללות על אי השלמת המשימות שהציב לעצמו. כתוצאה מכך, הוא נאלץ לתעדף מחדש, וזה משהו שעלינו לזכור.
אם אנחנו נאבקים להשלים את שלנורשימות מטלותעל בסיס קבוע (כולנו היינו שם בשלב מסוים!), אנחנו צריכים לעשות שינוי ברשימה - להפוך אותה למציאותית יותר. למרות שרשימת מטלות יכולה להיות אינסופית, הזמן שלנו לא. עלינו להתאים את המשימות שאנו דורשים מעצמנו לכמה זמן ואנרגיה אנו יכולים להרשות לעצמנו להשקיע בהן. זה המקום שבו סדר עדיפויות יכול באמת להועיל, גם כן.
להתחיל לפתח את השגרה היומיומית האישית שלך היא אחת הדרכים החזקות ביותר להפוך ליוצר רשימות גדול. אולי תמצא קצת השראהמ-7 היזמים המפורסמים הללווהשגרה שלהם.
מצא דרך שמתאימה לך
כמו כמעט בכל סוג של פריצת חיים או נושא פרודוקטיביות, הקילומטראז' האישי ישתנה. כולנו צריכים לקחת בחשבון את המצב הייחודי שלנו כאשר אנו מתנסים עם עצות כאלה. מבחינתי, תעדוף ותכנון הלילה הקודם ממש עזרו. עבורך, להיות מציאותי עשוי להיות שימושי יותר.
ההיסטוריה המפתיעה של רשימת המטלות וכיצד לעצב אחת שבאמת עובדת| בַּלָם
בל בת' קופר היא יצרנית תוכן בבַּלָםומייסד שותף של Hello Code. היא כותבת על מדיה חברתית, סטארט-אפים, Lifehacking ומדע.
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיטסה.
