הסקירה השבועית: איך שעה אחת יכולה לחסוך לך שבוע של טרחה וכאב ראש

יש לך חיים עמוסים ורשימת מטלות באורך קילומטר. למרבה הצער, הוספת משימה חדשה לרשימת המטלות שלך לא אומרת שהיא תסתיים. לא יהיה נחמד אם תוכל לצאת מול המטלות שלך בעבודה ובבית, לדעת תמיד מה יש לך בצלחת, ואפילו לקבל קצת זמן לחשוב איך אתה יכול לעבוד בצורה חכמה יותר במקום לעבד כל יְוֹם? אתה יכול, וזה קל לעשות: אתה רק צריך לשלב סקירה שבועית בלוח הזמנים שלך.

מהי סקירה שבועית?

במילים פשוטות, הסקירה שבועיתהיא תקופה מופרשת מדי שבוע, בדרך כלל שעה-שעתיים, שבה אתם מתמסרים להתארגנות לשבוע שלפניכם ודואגים ששום דבר לא חומק בין הסדקים. נגיע לאופן מאוחר יותר, אבל מה שחשוב לזכור הוא שהסקירה שמור לך זמן כדי להיות מנהלים בחייך האישיים והמקצועיים, לארגן את המשימות שלך, להכין רשימות של אנשים שאתה צריך לעקוב איתם, וכן סדר את סדרי העדיפויות שלך כך שאתה תמיד עובד על הדברים החשובים באמת.תמונה מאתדיוויד צ'יקו פאם.

זה גם אומר שאתה לא צריך לבזבז את זמן הביקורת שלך למעשהעובד. זה הזמן שלך לצעוד אחורה,להתחבר לעבודה שלך, ולהתנהג כמו בכיר - המנכ"ל של חברה של אחד. במהלך הסקירה שלך, חשוב שאתה - כמו כל מנהל טוב - קובע את סדרי העדיפויות, לא מיקרו-ניהול.

דיוויד אלן, היוצר של טכניקת הפרודוקטיביות הפופולרית Getting Things Done ותומך בסקירה השבועית, אמר כיאם אתה לא עושה סקירה שבועית, אתה לא ממש עוקב אחר GTD. כמובן, אינך צריך לעקוב אחר GTD כדי לנצל את הביקורת השבועית; כל מה שאתה צריך הוא רצון לקבל שליטה טובה יותר על העבודה והחיים שלך.

הסקירה השבועית אמורה לעזור לך לעשות שלושה דברים:התבהר, התעדכן והיה יצירתי.

• קבל ברור. קח קצת זמן לנקות את סביבת העבודה שלך ולרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך. לאחר מכן, סקור את הפרויקטים שלך. מה הכי חשוב? לאילו יש אבני דרך במהלך השבוע הבא? ארגנו אותם לפי עדיפות ודחיפות, כך שכשתתחיל בשבוע הבא, תדע מה להתחיל מבלי שתצטרך לחשוב על זה.

• קבל עדכני. תסתכל בלוח השנה שלך. אולי בשבוע הבא יש לך פגישה גדולה עם הבוס שלך לגבי שדרוג תוכנה גדול, אבל שכחת להתקשר לספק כדי לקבל את הפרטים. שים את השיחה הזו בלוח השנה לשבוע הבא, ותן לעצמך מספיק זמן לחקור לפני הפגישה שלך עם הבוס שלך. לבסוף, בדוק את הדואר שלך עבור כל מי שאתה עשוי להמתין לקלט ממנו. רשום הערות או פגישות כדי לבדוק איתם בשבוע הבא.

• תהיו יצירתיים. תסתכל על הפרויקטים האלה שתמיד רצית להגיע אליהם, כמו עיצוב מחדש של אתר האינטרנט האישי שלך, וחשוב על אילו חלקים קטנים של הפרויקטים האלה אתה עשוי להכנס ללוח הזמנים שלך. תחשוב על איך אתה יכול להיות יעיל יותר - אולי אתה מנהל מערכת ויש כלי חדש שיצמצם את הזמן שאתה משקיע בכל שבוע בדחיפה של תיקונים לשרתים שלך. קח קצת זמן לצאת אל מול חייך, במקום לשבת במושב הנוסע.

דבר ראשון: שים את זה בלוח השנה

בחר יום שמתאים לך - בין אם זה סוף השבוע, או היום שאחרי אירוע שבועי גדול שאתה צריך להתמודד איתו בעבודה - והכנס את הסקירה השבועית שלך ללוח השנה לסוף היום. אם תחכה עד שתתכנן את כל הסקירה השבועית שלך ומוכן לצאת לדרך, לעולם לא תעשה את זה. באופן אידיאלי, תרצה להפוך את זה לדבר האחרון שאתה עושה באותו היום, ותזמן אותו לשעה או שעתיים טובות.תמונה מאתג'ו לנמן.

תזמנתי את הביקורות השבועיות שלי ליום שישי בשעה 17:00, והארכתי אותן עד 19:00, כשבדרך כלל יצאתי מהמשרד. זה נשמע כמו הרבה זמן, אבל תזדקק לזמן הזה רק כשתתחיל ויש לך הרבה מה לעבור. עם הזמן והתרגול, ייתכן אפילו שתגיע לסקירה השבועית שלך30 דקות. זה לא בלתי אפשרי, והיי — אם אתה מסיים מוקדם, אתה יכול ללכת הביתה מוקדם, נכון? כך או כך, הכנס את זה ללוח השנה, והשאר יגיע.

בנה את רשימת התיירות שלך

רשימת ביקורת שבועית היא כלי חיוני כדי לוודא שאתה נוגע בכל שלושת העמודים שהוזכרו לעיל. כך נראית רשימת ביקורת בסיסית,באדיבות GTD Times:תמונה מאתקארוקה(שטרסטוק).

קבל ברור

• אסוף ניירות וחומרים רופפים

• קבל את Inbox לאפס

• רוקן את הראש

קבל עדכני

• עיין ברשימות פעולות

• סקור את נתוני היומן הקודמים

• סקור את לוח השנה הקרוב

• סקור את רשימת ההמתנה

• סקור את רשימות הפרויקטים (ותוצאות גדולות יותר).

• סקור את כל הרשימות הרלוונטיות

תהיו יצירתיים

• סקירה מתישהו/אולי

• היו יצירתיים ואמיצים

אם אתה צריך פרטים נוספים, דיוויד אלן מציערשימת תבניות(חינם, אך דורש הרשמה) באתר שלו כדי להתחיל, וזֶה(גלול מטה לסקירה שבועית) היא דוגמה טובה נוספת. בפורומים של GTD, יש משתמשים מסוימיםחלקו משלהםרשימות ביקורת להשראה. בין אם אתה משתמש בתבנית או בונה את שלך מאפס (וזה לא חייב להיות ארוך - רק הדברים שאתה רוצה לוודא שאתה עושה כל שבוע), וודא שאתה ממלא אותה בדברים שאתה רוצה לעשות.סְקִירָהולאלַעֲשׂוֹת. זכור, אינך אמור להשקיע זמן בעבודה במהלך הסקירה השבועית שלך - רק בסקירה.

רשימת התיוג שלי מותאמת מאוד לפעילויות שלי, וגם אם אתה מתחיל עם תבנית, שלך צריך להיות גם. אם אתה לא עובד עם נייר, למשל, אין סיבה שתבזבז זמן מדי שבוע בניקיון השולחן. כמו כן, אל תשכח לכלול את הפעילויות האישיות שלך בסקירה השבועית שלך - האם אתה משפץ את הבית שלך? מתכננים לעצב מחדש את הדירה? קבל את הפריטים האלה גם ברשימת הבדיקה שלך כדי שלא תשכח לבדוק גם את ההתקדמות שלהם.

נסה רשימת טריגרים

אם אתה מתקשה לבנות רשימת בדיקה, אתה יכול לשקול להשתמש ב"רשימת טריגר" כדי לרוץ בזיכרון שלך בכל שבוע. רשימת הטריגרים היא רק רשימה ארוכה של פריטים שעליך לסרוק במהלך הסקירה השבועית שלך כדי לוודא שלא שכחת כלום. זה נועד להפעיל את הזיכרון שלך ולעזור לך לזכור משהו שאולי שכחת. הזכרנו איך אתה יכולהשתמש ברשימת טריגרים עבור בית ספר ופרויקטים אישיים, וגורו פרודוקטיביותמרלין מאן פרסם את זה ב-43Foldersמזמן לפרויקטים מקצועיים.
כדי לבנות רשימת טריגרים משלך, פשוט העתק והדבק את התבניות, הסר כל דבר לא הגיוני, והתחיל לתכנן סיעור מוחות על פרויקטים ותחומים בחייך שאולי צריך מעקב קטן. אז פשוט הוסף אותם לרשימת הטריגרים. כמו ברשימת התיוג שלך, אל תשכח להוסיף גם את חייך האישיים - התחייבויות PTA שלך, קבוצה קהילתית, אירועים משפחתיים, אפילואיזון בין עבודה לחיים ואירועים חברתיים. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא שההתחייבויות האישיות והחברתיות שלך ייערמו בזמן שאתה מבלה זמן בארגון חייך המקצועיים. כדי להתבסס על האנלוגיה של "מנכ"ל אחד", חשבו על עצמכם כמנכ"ל כל חייכם - לא רק כמנכ"ל העבודה שלכם. ייתכן שהן חטיבות שונות של אותה חברה, אבל אם אחת נכשלת, כולן נכשלות.

עיין בביקורת שלך

כאשר הסקירה השבועית שלך אמורה להתחיל, היכנס לאווירה. קום, צא לטיול מהיר סביב השולחן או המשרד שלך. קח כוס קפה או מלא מחדש את בקבוק המים שלך. ודא שאתה מתלהב מזה - אתה עומד לסגור את הספרים על השבוע שלך, זה צריך להיות אירוע משמח! כשאתה חוזר לשולחן שלך, שים את האוזניות שלך,להתרחק מכל הסחות דעת, הפעל את השיר האהוב עליך או רשימת השמעה (למעשה, בפורומים של GTD,למספר משתמשים יש "שירי נושא של ביקורת שבועית") ולהתחיל.תמונה מאתדן פוי.

היצמד לרשימת הבדיקה שלך. אם בנית אותו מתוך מחשבה על שלושת עמודי התווך - ברור, עדכני ויצירתי - אמור להיות לך סט פשוט של מטלות לפניך. סדר את תיבת הדואר הנכנס שלך. אם אינך בטוח כיצד, שקוללרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך עם השלישייה המהימנה. הוסף ליומן שלך כל פגישות או אחריות שניתן לבצע. הפעל את אפליקציית המטלות שלך ונקה כל מה שכבר עשית, והוסף משימות חדשות שעולות לך בראש. לבסוף, סיים את הסקירה שלך עם פריטי היצירתיות שברשימה שלך - בין אם זה מחקר, שיחה עם אנשים אחרים שאתה רוצה ללמוד מהם, או סתם לשבת עם כוס תה ולחשוב איך אתה יכול לעבוד בצורה חכמה יותר ולא קשה יותר.

ודא שאתהביקורתולאמַעֲשֶׂה

אחת המלכודות הנפוצות שאנשים נופלים אליה כאשר מנסים ביקורת שבועית היא שהם מבלים יותר מדי זמן בעשיית דברים במקום לסקור אותם. אם אתה שומע מישהו אומר שהסקירה השבועית עובדת רק עבור מספר קטן של משימות, או שהסקירה השבועית שלו נמשכת שעות על גבי שעות, ייתכן שהבעיה היא שבמקום לתזמן מועד להתקשר לאותו ספק תוכנה בחזרה, אתה למעשה לוקח זמן מתוך הביקורת שלך להתקשר אליהם. אל תיפול למלכודת הזו - זה מפתה לעשות את זה עכשיו ולהוריד את זה מהצלחת שלך, אבל כלל אצבע הוא שאם המטלה לוקחת יותר מ-2 דקות לבצע, עצור ותזמן אותה או הכנס אותה מנהל מטלות.

איך נראית סקירה שבועית אמיתית בפעולה

אני משתמש ברשימת בדיקה וברשימת טריגרים מדי שבוע לסקירה שלי, והיא מתוכננת בכל יום שישי אחר הצהריים. עבודה עם צוות שמשתרע על פני אזורי זמן יכולה להפוך את זה לאתגר, אבל הדבר החשוב הוא שתנסה לתזמן את זה לזמן שבו לא יהיו לך הסחות דעת או הפרעות. הסקירה השבועית שלי היא בדרך כלל כשעה, והנה איך זה מתרחש:תמונה מאתליסה יארוסט.

• 0-15 דקות: נקה פתקים בדוא"ל/נייר. הערות ראיונות, אנשי קשר חדשים והודעות דוא"ל שאני רוצה לעקוב אחריהם יוגשו. אם יש הודעה שאוכל לירות עליה תגובה תוך דקה או שתיים, אני אגיב, אבל שום דבר שמצריך מחקר.

• 15-45 דקות: סקור רעיונות, פרויקטים, פגישות בלוח השנה. זה המקום שבו אני מבלה את רוב זמני. אני מסתכל דרך בנק הרעיונות שלי (מאוחסן ברשימת פלאים, שאנישהוזכר בשבוע שעבר), לזרוק כל דבר מיושן, להוסיף רעיונות חדשים ולהקצות תאריכים איפה שאני יכול. אני עובר לאפליקציית המטלות שלי (ReQall,עוד כלי שאני אוהב), נקה משימות ישנות והושלמו, והוסף פריטים חדשים או המשך בהתבסס על היומן, המשימות ורשימת הטריגרים שלי.

• 45-60 דקות: סיעור מוחות. זה המקום שבו אני חוזר לבנק הרעיונות שלי ומתחיל לסעור מוחות על נושאים שאני רוצה לכתוב או ללמוד עליהם יותר, פריטים בחדשות שכדאי לחקור, ופרויקטים אישיים שזקוקים לתשומת ליבי.

קצור את היתרונות

הסקירה השבועית שלי מתוכננת לשעה - פעם זה היה שעתיים כשהייתי מנהל פרויקט - ובדרך כלל לוקח לי בערך 45 דקות, לתת או לקחת כוס תה. לקח קצת זמן להתרגל, אבל למדתי שכאשר אתה לוקח זמן לצעוד אחורה ולהתחבר מחדש לדברים שאתה צריך לעשותלמה אתה צריך לעשות אותם, אתה מתחיל להבין מה באמת חשוב, למה באמת יש לך זמן, במה אתה צריך עזרה וכמה רוחב פס יש לך בפועל. סוף סוף תוכל להגיב לבוס שלך כשהוא ישאל אותך "אז מה יש לך על הצלחת", מבלי להתעסק בתשובה, ותדע למעשה אם יש לך זמן לעזור לשכן שלך בפרויקט הגינון שלהם בסוף השבוע הבא.תמונה מאתwetwebwork.

רוב האנשים רואים בסקירה השבועית דבר שקשה להתחיל, אבל זה לא חייב להיות. אני מקווה שעם הכלים האלה קצת יותר קל להיכנס להרגל, וברגע שתכנסו לזה, תגלו שהיתרונות יצוצו בכל חייכם. אתה תהיה יותר מאורגן, לעולם לא תתהה אם יש משהו ששכחת לעשות או משהו שאתה צריך לעבוד עליו, ולעולם לא תפחד ששכחת משהו חשוב. אתה תהיה בשליטה, ועם השליטה הזו מגיעה הגמישות לקבל שינויים בזמן שהם מתרחשים.

יש לך ביקורת שבועית על הספרים? כמה זמן זה? האם אתה עוקב אחר רשימת בדיקה, או עושה משהו שונה? שתף את הטכניקות שלך בתגובות למטה.

תמונה מאתסטיב קוקרוב.