יש לי וידוי: אני שונא אימייל. אני כל כך שונא שהודעות דוא"ל פשוט נערמו, לפעמים קוברים כאלה שהם באמת חשובים. כל זה השתנה בסוף השבוע הזה כשהעתקתי את ההגדרה הזו של GTD Gmail ממייסד הסטארט-אפ אנדראס קלינגר.
בעיקרון, המערכת מעודדת אותך לקבל החלטה עם כל פריט בתיבת הדואר הנכנס שלך ומכניסה לתצוגה קלה את כל המיילים הדורשים פעולה. הסקירה הבסיסית:
GTD -
ביצוע דברים
קל לניהול, בדרך כלל
תיבת דואר נכנס ריקה
בצד שמאל
כל ה"טודו" בתיבה הראשונה
כל המיילים "ממתינים לתשובה" בשני
כל האימיילים "האצלתיים" בשלישית
קל למצוא את כל המיילים הקשורים לפגישות, טיסות וכו' ברביעי
הכל נעשה עם 0 תוספים, תוך שימוש בתכונות Gmail סטנדרטיות בלבד
כשאתה חושב על זה, כל אימייל שאתה מקבל הוא משהו שאתה צריך לעשות עליו, לעקוב אחר או להתייחס אליו מאוחר יותר. בהגדרה זו, אתה מסמן את כל הודעות הדוא"ל כראוי ומעביר אותם לארכיון, ומשאיר אותך, באופן מרענן, עם תיבת הדואר הנכנס אפס.
זה לוקח בערך 15 דקות להגדרה. אתה מחליף את תצוגת תיבת הדואר הנכנס לתצוגת ברירת המחדל (במקום תיבת הדואר הנכנס או ה-ממשק לשוניות מבלבל). לאחר מכן אתה מגדיר את הכוכבים שלך כדי לסווג את הודעות הדוא"ל שלך (מפץ צהוב עבור מטלה, באנג אדום עבור מטלה חשובה, סימן שאלה עבור מיילים הממתינים לתשובה, חץ כפול עבור מיילים שהואצלו למישהו אחר, וכוכב סגול עבור הודעות דוא"ל לאירוע קרוב). ולבסוף, השתמש במספר תיבות דואר נכנס עם חיפושים התואמים את הכוכבים המיוחדים והגדר את פריסת תיבות הדואר הנכנס מרובות לצד ימין.
אתה יכול להשתמש בכוכבים שונים אם תרצה או לסדר את תיבות הדואר הנכנס המרובות בצורה אופקית במקום מונחות בצד ימין, אבל כך או כך המדריך המפורט של קלינגר בהחלט שווה עיון אם גם אתה מרגיש לעתים קרובות מוצף בתיבת הדואר הנכנס שלך.
אל תטבע באימייל! כיצד להשתמש ב-Gmail בצורה יעילה יותר.| אנדראס קלינגר