דמיינו תרחיש שבו אתם מלאי התלהבות להתחיל לעבוד על משימה או חלק מסוים בפרויקט. אתה באמת מוכן לבעוט בתחת... עד שאתה מבין שהידיים שלך קשורות. אולי אתה לא יכול להתחיל לעבוד על המשימה כי יש צורך בקלט של מישהו אחר קודם, או אולי כונן רשת המאחסן את קבצי הפרויקט שלך אינו נגיש בגלל כשל בחומרה.
זהו פוסט אורח מאת Timo Kiander viaLifehack.org.
מכיוון שאינך מסוגל להמשיך בעבודתך לעת עתה, השאלה ההגיונית הבאה היא: כיצד אתה מתכונן לתרחישים מסוג זה בפעם הבאה, כדי שלא תבזבז את זמנך שוב?
האם אתה עסוק מכדי להתכונן?
יש סיבה ברורה אחת מדוע אתה חווה את התסכול על מה שקרה זה עתה: לא הייתמוכן מספיקלתרחיש כזה. בדיוק הסיבה שלא היית מוכנה נבעה משתי סיבות:
רֵאשִׁית,לא הקצת מספיק זמן להכנה. מכיוון שהיית עסוק בדברים האחרים שלך, הזנחת את ההכנה - גם אם ידעת שזה הכרחי.
אולי אפילו אתהחשבו שההכנה מיותרת מלכתחילה. לא הבנת את החשיבות של זה ולא טרחת לשבת ולחשוב על תוכנית ב' שלך למשימה שלך או לפרויקט שלך. אז הנה אתה, ואתה לא יודע מה לעשות הלאה מכיוון שאין לך שום תוכנית משנית במקום.
לסמוך יותר מדי שדברים ילכו כשורה
עכשיו הבנת שהמסלול הלא מוכן שעברת הוא לא דרך מקצועית לעשות דברים, ופשוט ההנחה שהכל יסתדר זו לא תוכנית מוצקה. מובן מאליו שאתה צריך ללמוד להעריך אתתִכנוּןחלק גם כן. זה לא משנה כמה טוב נראית רשימת המשימות שלך; אם המשימות אינן ניתנות להפעלה בגלל תלות בלתי צפויה, אתה יכול לאשפה את רשימת המשימות שלך ברגע זה ממש.
כשלומדים לראות את התמונה הגדולה ולהקצות מספיק זמן לתכנון, בלבדאָזהאם אתה מסוגל להימנע מחסימות דרכים ולהפסיק לבזבז את זמנך.
למד לעצור (כדי להמשיך הלאה)
מעתה ואילך עליך לעשות דברים מסוימים כדי להבטיח ביצוע חלק של המשימות והפרויקטים שלך.
רֵאשִׁית,קח מספיק זמן לתכנן את הצעד הבא שלך. לְמַעֲשֶׂה,כּוֹחַאת עצמך לקחת את הזמן לתכנון. זה ישתלם יפה, במיוחד כשהדברים לא מתנהלים כמתוכנן. הבינו שזמן התכנון למעשה כבר עובד על המשימה: הוא מתכונן לתרחיש הגרוע ביותר ולוודא שהכל ילך כשורה אם יקרה משהו בלתי צפוי.
שֵׁנִית,לראות כל חלק במשימה.מי מעורב, באילו מערכות נעשה שימוש ואילו חלקים הם חלק בלתי נפרד מהעבודה שלך? לראות את זה מראש הוא חיוני, כי זה נותן לך רמת מוכנות טובה יותר בהמשך.
שְׁלִישִׁית,דמיינו כל תרחיש אפשרי לפני נקיטת פעולה. מה קורה אם מערכת נופלת? מה לגבי מצב שבו אתה צריך קלט של אדם אחר לפני שאתה יכול להמשיך בעבודה שלך?
לאחר ששקלתם את התרחישים הללו מראש, תוכלו להמשיך בעבודתכם ללא מינימום זמן השבתה. ותאמינו לי - זה יותר מאפשרי שאתם הולכים לחוות את הבלתי צפוי, משהו שלא היה כתוב ברשימת המשימות שלכם.
שמור את הכדור מתגלגל על ידי מניעת 4 תרחישי SPOF אלה
SPOF מייצגנקודת כשל בודדת, וזו דרך מהודרת לומר שאם חלק אחד של המערכת קורס, זה מוריד את כל המערכת. יישם את הידע הזה על הפרויקט שלך או על משימה באותו אופן. אם העבודה שלך תלויה במשהו או מישהו והאדם או המערכת מאכזבים אותך, אז העבודה שלך מתעכבת והזמן מתבזבז. להלן ארבעת התרחישים הנפוצים ביותר שתוכלו למנוע בעזרת תכנון מסוים. היו פרואקטיביים באלה והעבודה שלכם תמשיך בצורה חלקה ככל האפשר.
לא ניתן להמשיך במשימה ללא קלט של מישהו אחר קודם.לעתים קרובות העבודה שלך יכולה להמשיך רק כאשר מישהו אחר עשה את תפקידו תחילה. כדי לוודא שזה המקרה, זיהה משימות מסוג זה בשלבים המוקדמים של הפרויקט שלך ותעדף אותן במידת האפשר. ככל שתקדימו להתחיל עם המשלחת, לקבוע מועדים ולתקשר בצורה ברורה מדוע חשוב לטפל במשימה, כך יש סיכוי גדול יותר להשלים את הקלט הדרוש לפני שתתחיל את החלק שלך.
איבדת את העבודה שלך.האם אתה לוקח גיבויים באופן קבוע? האם קל לשחזר דברים למצב רגיל אם הדיסק הקשיח שלך קורס? אם ענית בשלילה לשאלות אלו, וודא שאתה מתקן את המצב במהירות האפשרית. ראשית, נסה לשמור את התוכן שלך בענן. לדוגמה, אני שומר את כל המסמכים החשובים לא רק בכונן הקשיח שלי, אלא גם ב-DropBox באמצעות תוכנת הלקוח שלה. אם הכונן הקשיח שלי קורס, עותק הגיבוי זמין בענן. לאחר מכן, קנה מערכת גיבוי נוספת למחשב שלך. במקרים רבים, ניתן לקנות את זה כשירות המוצע על ידי ספק שירותי האינטרנט שלך. ניתן גם להירשם למערכת גיבוי מקוונת.
אתה מבין שאתה לא יכול לעשות את המשימה בעצמך.האם אי פעם הבנת שביצוע משימה מסוימת ידרוש למעשה מומחיות שאינך בבעלותך? ומכיוון שאין לך את המומחיות, לא ניתן לבצע את המשימה כעת? ובכן, נתקלתי בבעיה הזו פעמים רבות בעבר, ועם מעט הכנה ניתן להימנע מכך. במצב זה הכל מסתכם בתכנון, שבו בעצם עוברים על התרחישים השונים (כאמור קודם). בשלב זה גם אתם מבינים האם אתם יכולים לבצע את העבודה בעצמכם או שאתם צריכים להעסיק גורם חיצוני שיעשה עבורכם את העבודה.
תהיו כנים לחלוטין עם עצמכם לגבי זה: אם יש לכם ספקות שאתם לא יכולים לבצע את המשימה בעצמכם, עדיף להוציא אותה למיקור חוץ. אין דבר גרוע יותר מאשר לעשות עבודה בינונית בעצמך, כאשר התוצאות עשויות להיות יוצאות דופן על ידי גורם חיצוני. הקפד לאסוף את המומחיות הנדרשת הרבה לפני שתתחיל לעבוד על המשימה/הפרויקט שלך. ככה אתה לא מבזבז את הזמן שלך על ביצוע המשימה בעצמך.
הרעיון שלך אבד.יש לך את הרעיון הנהדר הזה שצץ לראש שלך בזמן שהיית בעבודה, אבל עכשיו אתה לא זוכר מה זה. אם היית מאחסן אותו מיד, עדיין היה לך רעיון והוא עשוי להוסיף נתון גדול יותר לשורה התחתונה שלך או לחסוך שעות עבודה שלך.
אתה חייב לעצמך לרשום את הרעיון מיד כשהוא צץ לך לראש. אתה יכול להשתמש בעט ובנייר מסורתיים, להשתמש בטלפון הנייד שלך כדי לאחסן אותו באופן זמני (גם אם אין לו גישה לאינטרנט), או אפילו להשתמש בסמארטפון שלך לאחסון הרעיון ישירות ב-Google Docs או Evernote. אל תשכנעו את עצמכם ש"אני אזכור את הרעיון כשאחזור הביתה." סביר להניח שתשכחו אותו ותרגישו מוטרדים ומתוסכלים.
מַסְקָנָה
כפי שאתה יכול לראות, ישנם דברים רבים שיכולים לעצור את הפרודוקטיביות שלך ולגרום לך לבזבז את זמנך. אל תיתן לזה לקרות על ידי יצירת מערכת חסינת כשל המאפשרת לך להמשיך בעבודה שלך - גם אם חלק אחד של המערכת קורס. ודא שאתה מבלה מספיק זמן על ידי מעבר על התרחישים השונים מראש. אתה תודה לעצמך שעשית את זה כשמשהו לא צפוי יקרה.
בצע דברים למרות כשלים בנקודה בודדת| Lifehack.org
טימו קינדר, הלא הוא סופרדאד פרודוקטיבי, מלמדפרודוקטיביות WAHD superdadלאבות שעובדים בבית. אם אתה רוצה להיות פרודוקטיבי יותר בחיים שלך, תפס222 מהטיפים הטובים ביותר שלו להפוך לסופרסטאר פרודוקטיבי.
איור מאת Tina Mailhot-Roberge.
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיטסה.
