ארגן את הימים שלך טוב יותר עם 'חסימת זמן'

ישנן דרכים רבות לקבוע לוח זמנים, מבאמצעות מתכנן עט וניירלהוציא כמה סמני מחיקה יבשים ומשרבט על השעון שלך. שיטה אחת שואפת לעבוד על ידי מתן תובנות נוספות לגבי האופן שבו אתה מבלה את הזמן שלך - ועוזר לך לנהל את היום שלך עד לרגע. זה נקרא חסימת זמן.

מה זה חסימת זמן?

חסימת זמן היא הפעולה של סידור לוח הזמנים שלך כך שכל פעילות שאתה צריך לעשות ביום תיחשב. באופן אידיאלי, תעשה זאת באמצעות כלי יומן דיגיטלי כמו יומן Google. גם אם אתה רושם הכל ביד על פיסת נייר, שקול את הדרך שבה יומן Googleמבטים.כל יום מיוצג על ידי עמודה המחולקת למרווחים של 15 דקות, מחצות עד 23:59. כאשר אתה מוסיף פגישה או פגישה ליומן, מופיעה תיבה וממלאת את החלל המייצגת כמה זמן יימשך האירוע של היום שלך.

עם חסימת זמן, המטרה שלך היא למלא את העמודה כולה בתיבות, מבלי להשאיר מקום ריק. אפילו תקופות המנוחה שלך צריכות להיות מסומנות ככאלה. שום פעילות - מאכילת ארוחת בוקר לביצוע סידורים ועד להתקשר לאמא שלך - קטנה מכדי להוסיף לרשימה. לאחר מכן, אתה יכול לסווג הכל בצבע יפה (כשזה מגיע לניהול זמן, אתה צריך למצוא את הכיף שלך).

כיצד ליצור לוח זמנים לחסימת זמן

התחל בהכנת רשימה של כל מה שאתה הולך לעשות מחר. לדוגמה, אתה יכול להתעורר, לבדוק את החדשות, להתקלח, להכין קפה, לנסוע לעבודה, לקחת ארוחת בוקר, לענות למיילים, להשתתף בפגישה, לאכול ארוחת צהריים עם חבר ותיק, לעבוד על פרויקט, לנסוע הביתה, לקחת את הילדים משחק בייסבול, לקחת ארוחת ערב,לֶאֱכוֹלאת ארוחת הערב הזו, צפו בתוכנית האהובה עליכם, התכוננו לשינה, שכב ער וחושב על שינויי אקלים, ולמעשה ישן.

לאחר שכתבת את הרשימה הממצה של משימות היום שלך, סמן כמה זמן כל אחת מהן עשויה (או צריכה) לקחת. לאחר מכן, קח את הנייר (או פתח את התוכנה) שבה אתה משתמש כדי לחסום זמן והזן כל אירוע ואחריות, בהתאם לזמן שהקצבת לו. אם אתה רוצה לראות איך אתה מחלק את היום שלך, בחר צבעים שונים לסיווג משימות, כמו כחול לטיפוח/רחצה, צהוב לעבודה וירוק לארוחות.

לפי חברת ניהול כוח אדם Spica, החוכמה שלאחר מכן היא להתייחס לכל קופסה באותו אופן שהיית מתייחס לפגישה: אל תקבע אותה מחדש. אל תתעסק עם זה יותר מדי. כבדו את מחויבות הזמן שהיא מייצגת, התחייבו לבצע את המשימה בזמן שצוין, ועשו כמיטב יכולתכם לבצע אותה בזמן שהקדשתם לביצועה. זה נקרא זמןאִגרוּף, קונספט דומה אך מעט שונה הכולל לתת לעצמך פרק זמן מוגדר לעשות משהו, רק התמקדות במשימה הזו במהלך הזמן הזה, והפסקת העבודה שלך כשהזמן נגמר. כתבתי יותר בהרחבה עלהדמיון וההבדלים בין איגרוף בזמן לחסימת זמן, אבל כל מה שאתה באמת צריך לדעת הוא שבמשך הזמן שאתה מקדיש לעשות משהו בלוח השנה שלך, אתה צריך לעסוק לחלוטיןעבודה עמוקה, הימנע מהסחות דעת, והפנה את כל האנרגיה שלך לכיוון האחריות שבידך. כמו בכל פגישה או אירוע מתוכנן מראש, דבריםרָצוֹןעולים שישבשו את לוח הזמנים, אבל בהיעדר מהפך גדול (מהסוג שהיית מעביר עבורם פגישת עבודה), נשבע להישאר עם חוסמי הזמן שלך.

זה חכם כאן ליישם גם סוג של מעקב אחר זמן, בין אם זה כולל כתיבה של כמה זמן משימותיך באמת לוקחות אותך אובאמצעות תוכנהכדי לפקח על העבודה שלך, כך שאתה יכול לבצע התאמות בלוקים בזמן שלך תוך כדי. במהלך השבוע או השבועיים הראשונים, סביר להניח שתנחשו כמה זמן ייקח לכם כל משימה כשאתם בונים את לוח הזמנים, אבל לאחר זמן מה, אתם אמורים להיות מסוגלים לזהות אם משהו לוקח זמן ארוך יותר או קצר יותר ממה שהקצבת, ולאחר מכן התאם את לוח הזמנים כך שיתאים לצרכים הללו בעתיד.

הסיבה שחסימת הזמן עובדת

חסימת זמן אהובה על חסידיה. בתור הסקירת העסקים של הרווארדמציין, רשימת מטלות רגילה נותנת לך יותר מדי אפשרויות ולא מספיק מבנה. הוספת אלמנט הזמן עוזרת לך להישאר במשימה.

זה גם עוזר לך לעמוד בזמנים ולהישאר במסגרת ההנחיות שלך. אם אתה יודע שפרויקט או משימה מסוימים ייקח ביחד 50 שעות, חסימת זמן עוזרת לך לרווח אותם ולפנות להם מקום בלוח הזמנים שלך, ומאפשרת לך לבצע דברים לפי לוח זמנים מוגדר מבלי לנחש אם באמת יש לך זמן בשביל זה. אם אתהלסיים משהו לפני המועד, מעולה! קדימה, הוסיפו בלוק קטן של חופש.

הערה אחרונה על חסימת זמן

חסימת זמן מתמזגת לעתים קרובות עם איגרוף זמן והרבה בלוגים ופריצות פרודוקטיביות יגידו "אגרוף זמן" כשהם מתכוונים לחסימת זמן. המאמר הזה של Harvard Business Review למעלה עושה את זה, למשל. זו טעות קלה לעשות ולמעשה, בגרסה קודמת של הפוסט הזה,אֲנִינקרא אגרוף זמן חוסם זמן. כל עוד אתה מקפיד על התוכנית ויוצר לוח שנה מפורט, זה לא משנה איך אתה קורא לזה, אבל זה עלול לגרום לבלבול מסוים בזמן שאתה קורא על מדריכים אחרים, אז רק היזהר.סקירה מלאה של ההבדלים בין השניים ניתן למצוא כאן.