מאת ג'ינה טראפני
האם יש הד בתיבת הדואר האלקטרוני שנשלחת? האם אתה מתמודד עם הרבה הודעות ששואלות את אותן שאלות או דורשות את אותו סוג של מידע בתגובה? התוסף QuickText Thunderbird שומר אוספים של קטעי טקסט הניתנים לשימוש חוזר שעוזרים לך לקבל תשובות מותאמות אישית להודעות דואר אלקטרוני שחוזרות על עצמן בכמה הקשות.
שלא כמו כלי עזר אחרים לחיסכון טקסט, QuickText הוא ספציפי לדואר אלקטרוני מכיוון שהוא מזהה משתנים המתייחסים לפרטי הודעה - כמו שם פרטי או משפחה של הנמען, שורת הנושא או שמות הקבצים המצורפים. QuickText מחליף את המשתנים האלה במידע הנכון לתגובות מהירות אך מותאמות אישית. השב בקלות להודעה של לוסי ווד עם "גב' ווד יקרה" או בדוא"ל של רובין קאלן עם "היי רובין" באמצעות מילת מפתח אחת או קליק אחד, ללא צורך בהקלדת שם.
נהדר עבור נציגי שירות לקוחות, מחברי אתרים עם טפסי יצירת קשר בדואר אלקטרוני, או כל לוחמת קוביות שצריכה לוודא שיש דף שער על דוח ה-TPS שלה, ה-QuickText של Thunderbird מפחית את שקיעת הזמן המייגעת היומית של עיבוד דואר אלקטרוני שחוזר על עצמו. חי בתיבת הדואר הנכנס שלך פחות והגיע אל כפתור השליחה מהר יותר. ייעל את תהליך תיבת הדואר האלקטרוני שלך על ידי הצבת טקסט תגובה סטנדרטי מוכן לפעולה בקצות אצבעותיך.
הערה: QuickText הוא הרחבה לתוכנית הדואר האלקטרוני החינמית והפתוח Thunderbird. לא כולם משתמשים ב-Thunderbird, ובסוף מאמר זה אפרט כמה חלופות ל-QuickText שעובדות עם יישומים אחרים. עם זאת, אם אינך נשוי ל-Outlook או ל-Mail.app או לתוכנית הדואר האלקטרוני הנוכחית שלך, אני ממליץ בחום לנהל רומן עם Thunderbird. זה לשלוח בדואר אלקטרוני את מה ש-Firefox של Mozilla הוא לגלישה באינטרנט - שלם עם הרחבות משפרות פונקציונליות כמו QuickText. אם עדיין לא עשית,הורד את Thunderbirdעבור Mac או PC והתקן אותו כדי להמשיך.
הנה מצב היפותטי: יש לך מחשב למכירה ואתה מפרסם מודעה בלוח מודעות או בעיתון המקומי. תוך יום יש לך תיבת דואר נכנס מלאה בהודעות שבררו על כך. בואו נעבור על ההודעות האלה עם QuickText.
זה מה שאתה עושה:
הורד את QuickText. שמור את קובץ ה-xpi במחשב שלך. מתפריט Thunderbird Tools, בחר Extensions. לחץ על כפתור ההתקנה. דפדף אל קובץ ה-.xpi ששמרת (נכון לכתיבת שורות אלו הוא quicktext-0.9.7-tb.xpi). לחץ על "התקן עכשיו". כבה את Thunderbird והפעל אותו שוב.
בחזרה ב-Thunderbird, לחץ על כפתור הכתוב כדי להתחיל הודעת דואר אלקטרוני חדשה. מתפריט כלים, בחר QuickText. ראשית עליך ליצור קבוצה. לחץ על כפתור "הוסף", בחר קבוצה והזן "מכירת מחשב".
כעת לחץ שוב על "הוסף" ובחר "טקסט". קרא לזה "הצעה נמוכה" ובקטע טקסט בצד ימין הזן את הקטע שלך. הגדר גם את מילת המפתח ל"הצעה נמוכה", כך. (לחץ להגדלה.)
הטקסט מוגדר כדלקמן:
"Hi [[TO=firstname]], thanks for your interest in buying my computer. I've got several other offers much higher than yours, but I'll let you know if they fall through. Let me know if you're willing to bid higher."
צור טקסטים מהירים נוספים שעשויים לחול על תשובות לשאלות במחשב. אמור אחד שנקרא "מידע נוסף" עם מילת המפתח "מידע נוסף" שאומרת:
Hi [[TO=firstname]], thanks for your interest in buying my computer. It's a 700Mhz IBM Thinkpad with 32MB of RAM and a 3GB hard drive. Let me know if you need any more information.ואחד שנקרא "אסוף" עם מילת המפתח "איסוף" שקוראת:
Hi [[TO=firstname]], thanks for your interest in buying my computer. When are you available to come pick it up? Any time on Saturday from noon to 6 will work."הנה תמונת מסך של כל שלושת הקטעים שהוגדרו ב-QuickText. (לחץ להגדלה.)
לאחר שהטקסטים שלך מוגדרים, עבור להודעה על המחשב. כאשר תלחץ על כפתור התשובות, תבחין בתפריט נפתח של קבוצות QuickText שהגדרת, כך. (לחץ להגדלה.)
כאן אתה רואה שהגדרתי קבוצת ברכות, קבוצת מכירת מחשבים וקבוצת קטעי Lifehacker של קטעים.
הכנס את התשובה המתאימה או על ידי לחיצה על התפריט ובחירה בקטע הנכון או על ידי הקלדת מילת המפתח - במקרה זה "lowbid" - ולחיצה על מקש הטאב. התגובה שלך, עם השם הפרטי של הנמען, תוכנס אוטומטית לגוף ההודעה.
QuickText יכול גם להתייחס לקטעים בתוך קטעים אחרים. לדוגמה, תוכל להגדיר קבוצה בשם 'ברכות' המכילה שני קטעים:
"אישי" שמוגדר ל"היי [[TO=שם פרטי]],"
"עסק" שמוגדר ל"יקירי [[ל=שם פרטי]] [[ל=שם משפחה]]:"
לאחר מכן, בקטעים אחרים, תוכל להתייחס לברכה אחת באמצעות המשתנה [[TEXT=greetings|personal]]. עיין בדף הבית של QuickText עבור הרשימה מלאה של משתניםאתה יכול להשתמש בקטעים.
אם אתה לא משתמש ב-Thunderbird, בחור מק מרלין מאןממליץ על MailTemplate עבור Mail.app. משתמשי דואר מבוססי אינטרנט (Gmail, Hotmail, Yahoo Mail) -התוסף Signature עבור Firefox מֵעֵיןנותן לך פונקציונליות QuickText ללא המשתנים. משתמשי Outlook: מישהו משתמש במשהו כמו QuickText שם בחוץ? הודע לי בטיפים ב-lifehacker.com או בתגובות.
וזהו! אתה מצליף בהודעות הדואר האלקטרוני המייגעות האלה כמו בקר תנועה מומחה בשדה התעופה העמוס של תיבת הדואר הנכנס שלך. בחירה מהירה של התגובות החוזרות על עצמן תוציא אותך מהר יותר מתוכנית הדואר האלקטרוני שלך ולחזור לעבודה וחיים חשובים יותר.
שליחת מייל יעילה ומהנה!
ג'ינה טראפניהוא העורך של Lifehacker. התכונה המיוחדת שלהחנון לחיותמופיע בכל רביעי ושישי ב-Lifehacker.
