כמה זמן לשמור כל מסמך פיננסי חשוב

נהגתי לצחוק כשקיבלתי מסמך רשמי שאומר לי "שמור עותק לתיעוד שלך". ה"תקליטים" שלי היו ערימה בסלון שבסופו של דבר נדחסה בארון תיוק עם המדריך לבעלים של הטלוויזיה שלי וכרטיסי יום הולדת ישנים של ננה שלי. אבל ביקורת לא צפויה של מס הכנסה לימדה אותי את השגיאה של דרכי, ועכשיו אני די קפדנית לגבי שמירת רישומים.

אחסון, שמירה והשלכה נכונה של מסמכים פיננסיים הם לא רק דרך טובה לצמצם את העומס ולחסוך את עצמך ממרדפי נייר שעלולים להיות סיוטיים כשהאיש מתקשר. זה גם מקשה על כל אחד לגנוב את הזהות שלך.

(מכיוון שפוסט זה נוגע למידע פיננסי, תהנה מהאזהרה הבאה: פוסט זה נועד למטרות מידע כלליות בלבד. התייעצו עם איש מקצוע פיננסי לפני שתפעלו על שום דבר במסמך זה.)

כיצד לאחסן את המסמכים החיוניים ביותר שלך

אם היית חי את החיים האידיאליים שלך, היית סורק את הניירת החשובה ביותר שלך, מצפין את הרשומות הדיגיטליות ואז מאחסן אותן במחשב מוגן בסיסמה. העותקים הקשיחים יונחו בכספת חסינת אש, בכספת של הבנק או בתוך ארון תיוק נעול.

זה חל על"לא יכול להפסיד אף פעם" מסמכים כמו שלך:

• כרטיס ביטוח לאומי

• תעודת לידה

• תעודת נישואין

• צו גירושין

• פוליסות ביטוח

• שטרי רכוש

• כותרות רכב

• צוואה ומסמכים נלווים

כדאי גם לסרוק ולהצפין את הדרכון, רישיון הנהיגה וכרטיסי הביטוח. אבל כנראה שתזדקק להם, אז אולי הכספת לא תהיה הבית הכי טוב שלהם.

כמה זמן לשמור מסמכי מס

אי אפשר באמת לתת תאריך "לזרוק עד" מקיף לרישומי מס - המסים הם מסובכים. אבל באופן כללי, אתה נדרש לשמור את רישומי המס הפדרליים למשך שלוש שנים מהתאריך שבו הגשת או שנתיים מהתאריך ששילמת את המס, המאוחר מביניהם. זוהי "תקופת ההגבלה" של מס הכנסה, הזמן שבו אתה יכול לתקן את החזר המס שלך, או שמס הכנסה יכול להעריך מס נוסף.

אבל יש יוצאים מן הכלל. אם שילמת פחות את המסים שלך במעל 25%, מס הכנסה דורש ממך להחזיק ברשומות במשך שש שנים. אם הגשתם תביעה בגין הפסד מניירות ערך חסרי ערך או חוב אבוד, החזיקו את הניירות למשך שבע שנים. מס הכנסה אומר שאתה צריך לשמור רישומי מס לנצח אם אתה מגיש החזר הונאה, עבור מה זה שווה.

אתה יכול לקרוא אתאתר האינטרנט של מס הכנסה לפרטים. זה לא מסוג הדברים שאפשר להתעסק איתם, אז התייעצו עם רואה חשבון או איש מקצוע פיננסי אחר אם יש לכם ממשכֹּלשאלות או חששות.

כמה זמן אתה נדרש לשמור על ניירת מס ממלכתית או מקומית משתנה לפי מדינה ויישוב.

שמור מסמכים מסוג זה לנצח

מלבד רישומי מס, באופן כללי, ככל שהרשומה חשובה יותר ובלתי ניתנת להחלפה, כך תצטרך לשמור אותו זמן רב יותר. יש דברים שהם כל כך חיוניים, שאסור לך להיפטר מהם - תן ליורשים שלך לסדר אותם. זה חל על רשומות כמו:

• דוחות ביקורת

• רישומי מניות ואג"ח

• בוטלו צ'קים עבור רכישות חשובות

• חוזים ומשכנתאות שעדיין בתוקף

• פטנטים ורישומי רכוש

• הסכמי איגוד

• מכתבי אהבה (זו דעתי האישית בלבד)

בדוק אתאתר האינטרנט של Better Business Bureauלרשימה מקיפה של ניירת "לשמור לנצח".

שמור מסמכים מסוג זה למשך שבע שנים

השכבה הבאה ברשימת "שמור את זה או לזרוק את זה" הם מסמכים שאתה צריך לשמור במשך שבע שנים. זה כולל דברים כמו:

• דוחות תאונות

• חוזים שפג תוקפם

• קישוטים

• חשבוניות

• רישומי שכר

• קבצי כוח אדם (אם פוטרת)

אתה יכול לבדוק אתהאתר של BBBלרשימה המקיפה.

שמור את המסמכים הללו למשך שלוש שנים

רישומים מסוג זה פחות חיוניים, ואתה צריך לשמור אותם רק לשלוש שנים:

• דפי בנק

• בקשות לתעסוקה

• פוליסות ביטוח שפג תוקפן

שמור את המסמכים הללו למשך שנתיים

כעת אנו מגיעים למסמכים החולפים יותר שאולי תזדקק להם, כך שתוכל לשמור אותם לכמה שנים. זה כולל מסמכים כמו:

• התכתבות שגרתית

• שכפול תלושי הפקדה

כיצד להיפטר נכון ממסמכים פיננסיים ואישיים

אם החזקת את רישומי השכר האלה בדיוק שבע שנים, ועכשיו אתה רוצה להוציא אותם מהחיים שלך, אתה לא צריך פשוט לזרוק אותם לפח. כך נראים-דו-בארים מהאסכולה הישנה מקבלים את המידע האישי שלך, מתחזים אליך והורסים את חייך. אז אתה צריך לגרוס אותם.

מגרסות נייר ביתיותזולים יחסית. הטובים יותר יכולים להתמודד עם כרטיסי אשראי, והם חותכים, מה שמקשה מאוד על חיבור מסמכים מגוררים. ישנן גם חברות המתמחות בגריסת מסמכים, לרבות מגרסות שיגיעו אליכם הביתה ויגרסו. אם יש חנות של UPS בקרבת מקום, רוב הסיכויים שכךהם יקרעוגם לך. ואז יש גריסה עירונית. חלק מהערים מקיימות ימי גריסה שבהם אתה יכול להביא את הניירת שלך או לשמור על מרכזי גריסה קבועים. כמוצא אחרון, התקשר למריסה פטרנוסטר, גיטריסטית ה-Screaming Females,שמגרס הארדקור.