זו שנה חדשה - ואם אתה עדיין מתמודד עם תיבת דואר אלקטרוני מלאה במיילים משנת 2019, הנה שלושה טיפים שיעזרו לך לעשות דוא"ל טוב יותר ב-2020.
ראשית, קח כל אימייל שאורכו יותר משלושה משפטים ובדוק אם אתה יכול לקצר אותו. בתור של Lifehackerניק דאגלסמסביר בפוסט שלו כיצד לכתוב מייל מושלם:
עברו על ההודעה שלכם והסירו את כל ההפניה העצמית, הניחוש השני והיתירות. שוב, זו לא בעיה שכתבת את כל זה. זו בעיה רק אם אתה לא עורך את זה. זה דומה לכלי עריכה בסיסי אחר: מחק את הפסקה הראשונה, שכנראה בזבזת בחימום. מחק את הפסקה האחרונה, שהיתה חוזרת על עצמה או מופרזת. חסוך לקוראים שלך זמן ואנרגיה.
בזמן שאתה מסיר את כל ההפניה העצמית והניחוש השני, בדוק אם ניתן להחליף אחד מהביטויים בדוא"ל שלך בחלופות ברורות וחזקות יותר. השתמש ב-Dani Donovan'sדואר אלקטרוני כמו בוסאינפוגרפיקה להדפסה להשראה - במקום לכתוב "סליחה על העיכוב", למשל, תוכל לכתוב "תודה על הסבלנות".
הציוץ הזה אינו זמין כרגע. ייתכן שהוא נטען או הוסר.
דונובן, אמנית קומיקס שעבודתה מתמקדת בהפרעות קשב וריכוז, יצרה את המדריך כדרך לעזור לעצמה ולאחרים:
יש לי הרגל לא טוב להשתמש יתר על המידה בסימני קריאה, אימוג'ים וסימנים כמו "סתם" ו"אולי" כדי להישמע ידידותי במיוחד ולא מאיים במיילים. ("רק תוהה / רק מאשר / רק בודק / רק מוודא / רק רציתי ליידע אותך")
עוד טיפים לדוא"ל של דונובן הוא להפסיק להתעקש על טיוטות דוא"ל ולהפוך את המיילים הארוכים והמרובים האלה לשיחות ממשיות (רצוי לפני שתשקיעו שעה בתיקון מחדש). למרות שכולנו יודעים שכמה מיילים צריכים להישאר דוא"ל כדי שתוכל לשמור תיעוד של התקשורת, יש גם יתרון למה שניק דאגלס מכנה "כלל שלוש הדקות:"
אם אתה מתקשה לכתוב ולהשיב למיילים, הנה טריק פשוט: הגדר טיימר לשלוש דקות. עכשיו כתוב את כל המייל הזה לפני שיגמר הזמן.
שוב, זה לא יעבודכֹּלמקרים, אבל זה אמור לעזור לך לנקות הרבה ממה שנמצא בתיבת הדואר הנכנס שלך.
כָּך. שלוש דקות, שלושה משפטים וכמה שפחות ניחוש שני. השתמש בשלושת העצות האלה כדי לעזור לך לשפר את הדוא"ל שלך לשנת 2020 - והשב במהירות לכל ההודעות שנערמו בזמן שלקח לך לקרוא את המאמר הזה.