יומן Google מצוין לניהול פגישות, אבל זה לא כל מה שהוא יכול לעשות. השיתוף, יכולת החיפוש, תצוגת ציר הזמן ותכונות אחרות הופכות את יומן Google לכלי פשוט אך רב עוצמה לניהול פרויקטים.אנדריאה ואסלרי, יועץ שיווק דיגיטלי ומנכ"לative.net, משתף כיצד אתה יכול להשתמש ביומן Google עבור הצוות שלך ועם הלקוחות שלך.
האם אתה צריך כלי נהדר לניהול טוב יותר של הצוות שלך, לוחות זמנים, מועדים, נתוני פרויקט רלוונטיים עבורך ועבור הלקוחות שלך? הנה איךיומן גוגליכול לעזור לך.
צור לוח שנה עבור כל פרויקט- כדי לשמור על פרטיות הלקוח שיניתי זמנית את הכותרת של כל לוח שנה שאתה רואה בצילום המסך הראשון הזה. התחביר נשאר זהה, 'שנה' (11=2011, 10=2010 וכו') ואז 'שם הפרויקט'. שימוש בתחביר תקין עוזר לך לשמור על סדר היומן שלך ומקל עליהם לעיין/חיפוש.
שיתוף- שתף את היומן עם חברי הצוות שלך המעורבים בפרויקט. אתה אפילו יכול לשתף יומנים עם לקוחות אם הם מביעים צורך לפקח על זרם הפעילויות ומועדי הפרויקט. הייתי במצב הזה כמה פעמים.
ציר זמן- על ידי הצבת המשימות בלוח השנה, תהפוך כל לוח שנה אוטומטית לציר זמן מפורט של פרויקט. מצאתי את תצוגת 'סדר היום' חשובה במיוחד מכיוון שהיא נותנת סקירה ברורה של המועדים הקרובים שהגדרת.
נהל גישת לקוח– כמו שאמרתי למעלה כשדיברתי על 'שיתוף', לפעמים אתה יכול לתכנן לתת (או שהלקוחות רוצים לקבל) גישה ללוח השנה/ציר הזמן. בעיה שנתקלתי בה היא שבפרויקטים מורכבים אולי כדאי ליצור שתי גרסאות של לוח השנה. אחד לצוות עם הפרטים הטכניים שהוא צריך/רוצה לערוך במהלך פיתוח הפרויקט, ושני ללקוח עם כל המידע הרלוונטי שלו (תוצאות תקופתיות, מועדים, נתונים מרכזיים, פגישות וכו'). בפרויקטים גדולים יותר אתה יכול ליצור לוחות שנה ייעודיים גם למספר צוותים.
פתרון בעיות- עם כל פרויקט מגיע מספר לא מבוטל של בעיות, מחסומים או בעיות. לעתים קרובות בעיות אלו מזוהות על ידי חברי הצוות בזמן שהם מטפלים במשימות שלהם. מה ניתן לעשות? חבר הצוות שמתמודד עם הבעיה כותב זאת בלוח השנה כערך 'כל היום' ומוסיף את שמו/שלה לצדו. חברים אחרים בצוות, שיכולים/יודעים לפתור את הבעיה, לטפל בה או לכתוב על הערך טיפים כיצד לפתור אותה. לאחר פתרון הבעיה, הערך יסומן כ- FIXED. אם בסופו של יום הבעיה עדיין לא תוקנה, ניתן להעביר אותה (לחיצה וגרירה) ליום הבא או לתאריך אחר. אני יודע שבהתחלה זה אולי לא נשמע קל או טבעי אבל אני יכול להבטיח לך שברגע שתיכנס לזה, זה יעזור לך לעבוד מהר יותר וטוב יותר עם הצוות שלך. זה כמו ערוץ פתוח ומתמשך לפתרון בעיות. כמובן שהארגון הפנימי של איך ומי מטפל בפתרון בעיות יכול להשתנות מחברה לחברה ומצוות לצוות. אתה באמת יכול לקחת את זה לשלב הבא על ידי מתן אפשרות לצוות שלך להוסיף לו את הרכיב 'נייד' (בדוק את הקישורים ששיתפתי בסוף הפוסט הזה כדי ללמוד כיצד לסנכרן את התכונות הללו עם האייפון שלך).
#- הזכרתי את השימוש בהאשטאגים לניהול נתונים פנימיים בכמה פוסטים אחרים אבל אחזיר אותו גם בפוסט הזה. יומן גוגל ניתן לחיפוש (לעולם לא אתעייף להזכיר אותו!). זה מאוד חשוב כי זה הופך את לוח השנה שלנו למסד נתונים. שימוש בהאשטאגים ברשומות היומן שלנו עוזר לנו בחיפוש ומעקב אחר פריטים ספציפיים לאורך זמן. השתמש בהאשטאג ייחודי עבור כל פרויקט שאתה עובד עליו. התגים זהים שבהם אני משתמש עם הצוות שלי בציוצים ובתוכן משותף (תמונות, וידאו וכו'). תוֹצָאָה? בכל פעם שאני מחפש האשטאג אקבל רשימה מלאה של המשימות שבוצעו עם תאריך ושעה יחסיים. כאן הדברים נעשים מעניינים, המשך לקרוא את הנקודה הבאה...
ייצוא נתונים (PDF)- כל לוח שנה, תוצאות חיפוש או פריסות ספציפיות (יום, שבוע, חודש, 4 ימים, סדר יום) ניתנים להדפסה ולכן ניתנים לייצוא בפורמט PDF. זה ממש שימושי כאשר אתה צריך סיכום של העבודה שביצעת (תוכל לקבל אותו על ידי חיפוש האשטאג ספציפי הקשור לפרויקט) או עבור רשימת המשימות העתידיות של הפרויקט שלך (הדפסת/PDF את 'סדר היום' פריסה היא מה שעובד במקרה הטוב עבורי). תאמינו או לא, ייתכן שעדיין יהיו מקרים שבהם אנשים יבקשו מכם גרסת PDF של הנתונים. זה קרה לי עם צוותים ולקוחות חיצוניים (במיוחד ארגונים ממשלתיים וציבוריים, לעתים קרובות הם עדיין צריכים משהו להדפיס על הנייר. ובכן, כן הם יכלו לגשת אליו באינטרנט אבל... לך תבין את זה).
מה שהופך את יומן Google לכלי נהדר הוא הפשטות שלו. אני בטוח שיש עוד דרכים רבות בהן ניתן להשתמש כדי לסייע בניהול פרויקטים. בפוסט הזה שיתפתי את הטיפים וההצעות שלי, מה לגבי שלך?
אנדריאה ואסלרי, יועץ שיווק דיגיטלי עטור פרסים ונואם מרכזי בתעשיית התקשורת המקוונת, הוא כיום המנכ"ל שלative.net, סוכנות לאסטרטגיה דיגיטלית שהקים ב-2006. אנדריאה היא גם בלוגרית בעלת שם; תוכל לברר עליו עוד בכתובתhttps://andreavascellari.com/.
תמונה מאתדניאל פיגרט.
