בדוק אימייל רק כשיש לך זמן להגיב

אולי אתה כבר יודע שאני בעד שילוב משימות ניהול כמו דואר אלקטרוני. אלא אם כן יש לך את סוג העבודה שבה המשימה העיקרית שלך היא להישאר בראש תיבת דואר נכנס, יש הרבה יתרונות להצבת גבולות כשאתה מסתכל על הדוא"ל שלך וכשאתה שומר על האפליקציה סגורה וההתראות כבויות.

(היתרון הגדול ביותר, כמובן, הוא שאתה יכול לנצל את הזמן שאתה לא בודק דוא"ל כדי לבצע את שאר העבודה שלך.)

עם זאת, למרות שחסמתי זמנים ספציפיים במהלך היום לצורך עיבוד דוא"ל, אני עדיין מוצא את עצמי בודק במהירות את תיבת הדואר הנכנס שלי בין פרויקטים ומשימות אחרות. אני טוב בלשמור דוא"ל סגור כשאני צריך לכתוב מאמר; אני פחות טוב בלשמור דוא"ל סגור כשסיימתי את המאמר ויש לי שלוש דקות לפני שאני צריך להיכנס לשיחת ועידה.

מה שאומר - ואתה יודע בדיוק איך זה הולך, כי אני בטוח שהיית שם - בסופו של דבר אני מחייג לשיחה באיחור של דקה או שתיים (או בזמן, אבל מוסח) כי משהו בתיבת הדואר הנכנס שלי משך את תשומת לבי ומשך הרחקתי ממה שבעצם הייתי אמורה לעשות.

אבל הבוקר, כשעבדתי באצווה את הפוסטים שנאספו בן לילה אצלימזין, קראתי אLithubמאמר מאת ויקטוריה טורק עלנימוס דיגיטלי ואיזון בין עבודה לחיים.

טורק, מחבר שלKill Reply All: מדריך מודרני לכללי התנהגות מקוונים, ממדיה חברתית ועד לעבודה לאהבה,מציעה פתרון פשוט לבעיית האימייל, כמו גם לבעיית התגובה והמענה לכל שאר מערכות ההודעות שאנו אחראים לבדוק על בסיס קבוע:

עקרון מפתח בשמירה על Inbox Zero, למשל, הוא שאתה צריך לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך רק כאשר יש לך זמן לעשות משהו עם התוכן שלה. הרחבת זה להודעות מיידיות כך שתבדוק את WhatsApp או iMessage רק כשיש לך הזדמנות להגיב יכולה לעזור למנוע את חטא הנימוס הדיגיטלי החמור של השארת חבר "בקריאה". זה עשוי גם לשחרר אותך מאשמה.

בדוק אימייל רק כשיש לך זמן להגיב.וריאציה זו של רעיון "בדיקת האצווה" - אם אתה יכול לדבוק בה - היא דרך מצוינת לעזור לך לתעדף הן את העבודה שאינה בדואר הנכנס והן את תיבות הדואר הנכנס השונות.

בנוסף, זה עובד באותה מידה עבור הודעות, מדיה חברתית וכן הלאה.

אני אעבור במהירות על החריגים הברורים לכלל זה: חלקנו צריכים להיות מוכנים להגיב במהירות להודעה של מפקח, בן משפחה או בית ספר. יש גם מצבים שבהם עמיתים לעבודה (או הורים) לא יוכלו להתקדם במשהו עד שהם ישמעו ממך, ואני לא חושב שגם טורק וגם אני מציעים לך להישאר מחוץ לתיבות הדואר הנכנס שלך עבור, כאילו, רוב היום.

אבל כדאי לשאול את עצמך, לפני שאתה מקיש על האימייל שלך או מושך למטה את עדכוני המדיה החברתית שלך, אם יהיה לך גם את הזמן וגם את המרחב הראשוני להגיב לכל מה שתמצא שם.

ואם אתה מוצא את עצמך במצב שבו דוא"ל או הודעה זקוקים לתגובה שאין לך זמן ליצור, טורק מציע לשלוח פתק מהיר כדי ליידע את הצד השני שראית את ההודעה ויענה בקרוב .

לאחר מכן, תוכל לסגור את תיבת הדואר הנכנס שלך ולחזור לעבודה - או לחיים, לפי העניין.