אני תמיד מופתע ממספר האנשים שמתלוננים על כמות האימייל שהם מקבלים וכמה הם מתעבים את תיבת הדואר הנכנס שלהם - לא בגלל שהתלונות שלהם לא תקפות אלא בגלל שהדעה שלי לא יכולה להיות שונה יותר.
פוסט זה הופיע במקור בלינקדאין. עקבו אחר ג'ף ועוד יותר מ-300 אנשי עסקים אחרים ב-תוכנית LinkedIn Influencer.
בתכנון, תיבת הדואר הנכנס שלי הפכה למעשה למרכז המרכזי של זרימת העבודה שלי - זו הדרך שבה אני מתקשר ומחליף מידע באופן שוטף עם 4,300+ העובדים שלנו הפועלים ב-26 ערים ברחבי העולם. זה לא אומר שתמיד הייתי חובב דוא"ל, או שלא חוויתי חוויות משלי בתיבת הדואר הנכנס הסיזיפית. עם זאת, במהלך השנים פיתחתי מספר קווים מנחים מעשיים שאפשרו לי לנהל את תיבת הדואר הנכנס שלי ביעילות ולהבטיח שהיא לא מנהלת אותי.
אם אתה רוצה לקבל פחות אימייל, שלח פחות אימייל
עד כמה שזה נשמע פשוט עד כדי גיחוך לבעיה כה נרחבת, גיליתי שזה כלל הזהב של ניהול דוא"ל: שלח פחות ממנו. כלל זה עלה על דעתי לראשונה במהלך ניסיוני בחברה קודמת שבה שניים מהאנשים שעבדתי איתם הכי קרוב עזבו את הארגון תוך מספר שבועות. שניהם היו אנשי תקשורת יעילים ביותר, עבדו שעות רבות, וכפי שהתברר, שלחו הרבה אימיילים. בזמן שהם היו בחברה, קצב הדוא"ל שלנו נראה נורמלי לחלוטין. רק אחרי שהם עזבו הבנתי שתנועת תיבת הדואר הנכנס שלי הצטמצמה בכ-20-30%.
מסתבר, שלא רק האימיילים שלהם יצרו את כל הפעילות הזו בתיבת הדואר הנכנס - אלה היו התגובות שלי למיילים שלהם, התגובות של האנשים שנוספו לשרשורים האלה, התגובות של האנשים שהאנשים האלה העתיקו לאחר מכן, ו וכן הלאה. לאחר שזיהיתי את הדינמיקה הזו, החלטתי לערוך ניסוי שבו לא אכתוב מייל אלא אם כן הכרחי. תוצאה סופית: פחות אימיילים באופן מהותי ותיבה הרבה יותר ניתנת לניווט. מאז ניסיתי לדבוק באותו כלל.
סמן כלא נקרא
כשאתה מרחף מעל כל אימייל בודד בתיבת הדואר הנכנס שלך ב-Outlook, לחיצה ימנית פשוטה מביאה לסדרה של אפשרויות עוקבות שאתה יכול לקחת. אחד מאלה, "סמן כלא נקרא", שינה מהותית את הדרך שבה אני עובד.
היכולת לסמן הודעת דוא"ל שלא נקראה מאפשרת לי להציץ במהירות בתיבת הדואר הנכנס שלי, להגיב לדברים שדוחקים בהם הכי הרבה זמן, למחוק את הדברים שאינם רלוונטיים ולסמן את הפריטים האלה שלא נקראו שארצה לחזור אליהם ברגע שיהיה לי זמן . זה מקל על הלחץ של הרגשה שאני חייב לעשות הכלכרגעמחשש שאם המייל החשוב הזה ייפול "מתחת לקפל" של המסך שלי, הוא יאבד לנצח תחת המפולת הממשמשת ובאה של הודעות נכנסות עתידיות. זה גם משמש בעצם כרשימת מטלות של פריטים שיש לטפל בהם מאוחר יותר.
אני מנסה לסיים כל יום עם כמה שפחות פריטים המסומנים כבלתי נקראים, במטרה שלא יהיו כאלה. אם אני לא מצליח להגיע לכל דבר באותו לילה, אתחיל למחרת בבוקר בטיפול בהודעות האימייל שלא נקראו שהתקבלו ביום הקודם.
קבע שגרה
במהלך השנים האחרונות, התמקמתי בשגרה יומית מאוד ספציפית במהלך שבוע העבודה: התעוררות בין 5 בבוקר ל-5:30 בבוקר; לבלות בערך שעה בתיבת הדואר הנכנס שלי; להתעדכן בחדשות היום; לאכול ארוחת בוקר ולשחק עם הילדים; אִמוּן; ללכת למשרד; לגזור בערךשעתיים למאגריםכל יום עבודה; לחזור הביתה; השכיבו את הבנות לישון; לאכול ארוחת ערב עם אשתי; ואז לשחרר את הדחיסה, בדרך כלל בזמן צפייה בטלוויזיה (מנקה באופן ספורדי את תיבת הדואר הנכנס שלי דרך הנייד במהלך פרסומות והחלקים המשעממים של מה שאנחנו צופים בו.)
מסתבר שתיבת הדואר הנכנס שלי מאוד ניתנת לניהול כשאני עומדת בלוח הזמנים הזה. עם זאת, בכל פעם שניסיתי להתנסות אפילו בשינוי הקטן ביותר בשגרה הזו, לנסוע ליותר מכמה ימים בכל פעם, או לעבור יומיים קדחתניים במיוחד גב אל גב, זה לא מפסיק להדהים אותי איך ניקוי מהיר של תיבת הדואר הנכנס שלי מסתיים בתחושהכָּזֶה.
במקרה הזה, אפקט ההרכבה הוא זה שמטריד במיוחד, כלומר הקצב שבו מתחילים לעלות מיילים שלא נקראו מהיום הקודם והלחץ הנלווה אליו. זה נהיה כל כך רע עבור חלקם שהם למעשה הולכים רחוק עד להכריזפשיטת רגל באימייל. הדרך המשכנעת ביותר שמצאתי להימנע ממצב זה היא יצירת שגרה והיצמדות אליה. אם זה עבד עבורבנג'מין פרנקלין,זה יכול לעבוד בשבילך.
דייק במילים שלך
זוכרים את משחק הטלפון ששיחקתם בבית הספר היסודי בו המורה העביר את הכיתה במעגל, פנה לתלמיד שישב לידם, לחש שורה כמו "אתה רוצה לשחק קיקבול בצהריים?" ולאחר מכן ביקש מכל תלמיד אחר ללחוש את מה ששמע לילד שישב לידם? עד שזה יחזור למורה, זה בהכרח יתגלה כמשהו הדומה ל"אני רוצה לאכול קיקבול לארוחת צהריים". אמנם זה היה מצחיק בקול רם בכיתה ג', אבל בעסקים זה הכל חוץ.
המילים חשובות. בחר אותם בקפידה בדוא"ל כדי למנוע אי בהירות ופרשנות שגויה. ככל שתהיה מדויק יותר מראש, כך פחות הסיכוי שתראה אימיילים עוקבים שיצרו בלבול וישאלו שאלות המשך המבקשות בהירות נוספת - וככל שאתה והצוות שלך תוכל להתמקד בעבודה שלפניך.
הקדישו מחשבה ל: הנמענים
נראה שעבור אנשים רבים, השדות אל: ועותק: בדוא"ל הפכו למילים נרדפות במידה רבה.הם לא. השתמש בהם כדי ליצור הבחנה ברורה בין מי נשלח האימייל וממי אתה מצפה לתגובה (השדה אל:); ואת מי מעתיקים כדי שיהיה להם את ההקשר המתאים (Cc:).
אחת הדרכים המהירות ביותר לפוצץ שרשור אימייל במונחים של נפח במורד הזרם היא להיות פחות ברור מי אתה מצפה שיגיב. לשישה אנשים בשורה אל: לעיתים תהיה תוצאה בלתי מכוונת של יצירת שש תגובות דוא"ל שונות (ועד שישה שרשורים חדשים שונים) כאשר התגובה של אדם אחד היא כל מה שאתה צריך.
אשר קבלה
הנה אחד קל: אם שולח הדוא"ל לקח את הזמן לפנות אליך בשורת אל: (והוא באמת נועד עבורך לעומת מה שהיה צריך להיות עותק:), הקדיש את הזמן כדי לאשר שקיבלת אותו. התגובה לא צריכה להיות דיאטרית. להיפך, ככל שפחות מילים כך ייטב, למשל "תודה", "הבנתי", "הגיוני" וכו'. זה מאפשר לשולח לדעת שקיבלת את ההודעה, לא צריך מידע נוסף או הקשר, ולכן הם יכול לסמן את זה מהרשימה שלהם.
אם לא תגיב, לא יהיה להם מושג אם הם נשמעו או לא. לא רק שזה יגרום לדאגה אם קיבלת את זה או לא, זה צפוי ליצור אימייל נוסף עם אותו תוכן ביסודו, אלא שהפעם מספר אנשים נוספים בשורת To: בתקווה שיגיבו אם עשית זאת. לא. ככל שיותר אנשים יפנו, כך תיבת הדואר הנכנס שלך צפויה להיות צפופה יותר.
קח את הדברים הדליקים במצב לא מקוון
דוא"ל יכול להיות כלי פרודוקטיבי בעל ערך בשימוש נכון. זה גם יכול להיות הרסני באותה מידה כשזה לא. אחת הדוגמאות המבישות ביותר של זה האחרון היא שימוש בדוא"ל כדי להעביר נושאים בעלי ניואנסים ורגישים שעשויים ליצור מחלוקת אם לא תגובה אגרסיבית חדה. זה לא מפסיק להדהים אותי מה אנשים ישדרו במייל כשהם מופעלים ממשהו - מילים שלעולם לא יבחרו להשתמש בהן בנוכחות אותו קהל. עמית לשעבר אחד שלי תיאר את הדינמיקה הזו כ"הולכת חזק למקלדת".
אם אתה מוצא את עצמך במצוקה של מה שהופך בבירור לדיון אנטגוניסטי באינטרנט, עשה לעצמך טובה: תפסיק. לאחר מכן, הרם טלפון או גש למשרדו של האדם כדי לקיים את הדיון באופן אישי. אינטראקציה פנים אל פנים תציג מחדש את כל הסאב-טקסט החשוב שיאבד לחלוטין בדוא"ל ותעזור למנוע ויכוחים מיותרים או לכבות מלחמות להבות לוהטות לפני שהן מתחילות.
אלו הן כמה מהשיטות החשובות ביותר של תיבת הדואר הנכנס שלמדתי ושילבתי במהלך השנים. בכל פעם שאני סוטה רחוק מדי מההרגלים האלה, אני בהכרח מוצא את עצמי רץ מהר יותר ויותר רק כדי להרגיש שאני עומד במקום. עם זאת, כשהם מיושמים באופן קבוע, כללים אלה הביאו לכך שהמייל ממלא תפקיד חיוני בשגרת העבודה היומיומית שלי.
7 דרכים לנהל דוא"ל כך שהוא לא ינהל אותך| לינקדאין
ג'ף ויינר הוא המנכ"ל בלינקדאין. עקבו אחריו בטוויטר@ג'ף ויינר.
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיטסה.
