Outlook הוא מרכיב כזה של חיי המשרד והמחשב, הפוטנציאל שלו כתיבת דואר נכנס מרכזית לארגון חיים הוא מובן מאליו בקלות. העצים את Outlook שלך עם תוספות, קישורים וטכניקות ניהול נתונים אלה.
10. לעולם אל תשכח קבצים מצורפים
זה לא שכל כך קשה לשלוח שוב מייל עם הקובץ המצורף ששכחת בפעם הקודמת — זה פשוט קצת מביך לעשות את זה, מול כל הנמענים האלה. דלג על הלקות המצח עם קורא Lifehacker Troy'sתזכורת לקובץ מצורף של Outlook, VBScript שבודק הודעות עבור המילה "צירוף" והווריאציות שלה ולאחר מכן מחפש מספר מסוים של קבצים מצורפים. אין קבצים מצורפים? חלון קופץ קטן שואל אם אתה בטוח שלא שכחת משהו. קטן, מועיל ומעולה בשמירה על ניהול השם האלקטרוני שלך.
9. הצמד לוח שנה שקוף לשולחן העבודה
Outlook בשולחן העבודההוא אחד מכלי התוכנה הקטנים האלה שקשה לעורכי Lifehacker כותבי כותרות - השם מסביר בדיוק מה זה עושה! - אבל נהדר עבור כל מי שמשתמש בו. כלי השירות מטמיע לוח שנה שקוף עם כל הפגישות שלך על שולחן העבודה של Windows שלך, ומעניק לך את אותה סוג של מודעות במבט חטוף כמו לוחות השנה הנייר הענקיים שיצרו עבור שולחן העבודה הפיזי שאתה שם את המחשב שלך. האפליקציה דורשת .NET 2.0, אך מתקינה אותה אם עדיין אין לך אותה.
8. השתמש ב-Quick Parts להזנת טקסט/תמונה אוטומטית
הסברת איך לתפוס קבצים מהאינטראנט המשרדי כבר יותר מתריסר פעמים. חסוך לעצמך עוד בזבוז זמן של תמונות וטקסט עם Quick Parts, תכונה של Outlook 2007 שיש ל-How-To Geek שלנועבר ביסודיותכחוסך זמן רציני. בין אם זו הערה פשוטה לגבי פרטי הקשר החדשים שלך או מדריך מאויר למדיניות מקררי משרד, לעולם לא תרגיש שוב תחושת דז'ה וו באימייל.
7. כוונן אותו כך שיהיה מרוקן במהירות ובאופן קבוע
מחוץ לקופסה, Outlook נועד לוודא שאתה רואה את כל הדואר שלך, לא לעזור לך לפעול בהתאם ולהיפטר ממנו. עם זאת, העורכת המייסדת שלנו היא לא אחת שמשאירה את הדברים כברירת מחדל, אז היא ערכה רשימה שלשינויים כדי לרוקן תיבת דואר נכנס של Outlook מהר יותר. תיקיות, סרגלי כלים, ספירת פריטים, הרחבות - כל דבר ב-Outlook יכול להשתמש בקצת כוונון עדין לזרימת נתונים ללא דאגה בזמן.
6. הרוג את אנשי הקשר הכפולים שלך
אנשים זזים, כתובות משתנות, שגיאות הקלדה נוצרות, והתוצאות הסופיות הן רשימת אנשי הקשר שלך שנראית כמו סיוט של מהנדס מסד נתונים. ל-Tech-Recipes.com יש אמערכת ישירה ומהירהעל הריגת המטעים, והמשתמשים המתמצאים ב-Outlookחפר את זה. עם זאת, הם גם ממליציםנגד מטומטמים, אפליקציה חינמית שעושה הרבה מאותו סוג של ניקוי אנשי קשר חכם.
5. התחתן עם Gmail ו-Outlook בדרך הנכונה
הם בהחלט לא נולדו תחת אותו סימן, אבל ה-Gmail הממוקד באינטרנט ו-Outlook ממוקד שולחן העבודה שלך יכולים לחיות בהרמוניה אסטרלית. ה- How-To Geek'sמדריך IMAP של Gmail ב-Outlook 2007מסביר את ההגדרות הדרושות הן עבור Gmail והן עבור Outlook, ומסביר כיצד ניתן להשתמש בתכונות של כל פלטפורמה - סימון דוא"ל ב-Outlook, למשל, יכול לככב אותו ב-Gmail, ותיקיית הדואר הגדול מהווה כלי שימושי לניקוי.
4. דחה את שליחת האימייל שלך (מסיבות טובות רבות)
אולי סוף סוף סיימתם את הודעת המגנום אופוס שלכם, אבל אינכם רוצים לשלוח אותה ב-2:13 לפנות בוקר ולגרום לנמעניכם לתהות לגבי השפיות שלכם. אולי אתה רוצה להיות מחוץ למשרד כשההודעה שלך על תמחור הקפה החדש מגיעה לתיבות הדואר הנכנס. במצבים אלה ובמצבים רבים אחרים, דחיית שליחת הדוא"ל שלך יכולה להיות רעיון מצוין. אתה יכול לשנות את האפשרויות בכל הודעה בודדת כדי לעכב שליחה, כמוהסברנו, אבל חנון How-To (הבחור הזה באמת מכיר את האאוטלוק שלו, אה?) מציע טיעון משכנע עבורעיכוב כל הודעות Outlookבמשהו כמו חמש דקות. כך, תמיד יש לך לפחות כמה נשימות עמוקות זמן לחזור ולתקן בדיוק מה שאתה חושב על סטיב והודעות דומות.
3. חבר עם OneNote לגדולות לכידה אוניברסלית
OneNote לא זוכה להרבה אהבה סביב החלקים האלה - אנחנו די חלקיםEvernoteופתרונות אחרים ללכת לכל מקום. אבל מערכת הלכידה המשולבת של מיקרוסופט יכולה למלא בכל מקום שאאוטלוק לא ממש מתאים לו. כפי שהוסבר באפוסט 7 נשימות, OneNote יכול לשמש כמיכל לכל הדברים שחושבים, נשלחים אליך ונאספים, ובסופו של דבר יגיעו להגדרת לוח השנה ה"קשה" של Outlook ותזכורת. או שהוא יכול לשמש כאמצעי בין לוחות הזמנים האישיים והקריירה שלך. כך או כך, OneNote כולל המון קסמים אחרים של מוצרים חוצי Office. לקבלת הסבר טוב לתחילת העבודה עם OneNote, עיין במדריך של ג'ייסון לשימוש ב-OneNote ככלי חשמלי לרישום הערות.
2. הוסף כל מיני גדולות עם Xobni
בתחום של לא מאמין שהם עדיין לא נרכשו, אפליקציית העזר של Outlook בחינםהובישיעורים די גבוהים (יש להם אפילו הצהרת ביל גייטס בדף הבית שלהם!). הורדה אחת נותנת לך מבט על כל נתוני הכניסה/יוצאים של הדואר האלקטרוני שלך, כרטיסי איש קשר מלאים יותר, חיפוש מהיר באינדקס שזוכר גם את ההיררכיה הארגונית (כך שתוכל למצוא, למשל את המזכירה של איש הקשר שלך), שרשורי שיחה דמויי Gmail ועוד הרבה יותר , כפי שמודגם בסרטון זה:
1. סנכרן את Outlook כמעט לכל אפליקציה/מכשיר/יומן
לא משנה לאן אתה הולך או על מה אתה צריך להקליד, לוח השנה של Outlook יכול להיות זמין עבור הגישה שלך לבדיקת פגישות. הדרכים הטובות ביותר להעביר את נתוני Outlook שלך לענן היא אחד משני שלבים (או שניהם):
יומן Google (ולאחר מכן החוצה משם):Google Calendar Sync- אפליקציית שולחן העבודה ברקע מסנכרנת בשקט את ההתרחשויות ב-Outlook עם יומן Google, אם כי רק היומן הראשי שלך כרגע. בתורו, עותק של יומן Google של הכל נותן לך כל מיני גישה, מכיוון ש-GCal משתמש בתקן iCal כדי לשתף לוחות שנה, ומציע המון אפשרויות קישוריות אחרות -שיתוף פעולהעבור iCal,gCalSyncעבור טונות של טלפונים נתמכים,Google Syncבמיוחד עבור טלפונים של Blackberry, ואפליקציות רבות נוספות. הצגנו גםקאל גווקיגוכפתרונות מעשיים של Outlook-to-GCal-and-back.
טלפונים, מחשבי Mac, Highrise וכו':חברתי- חבילת האפליקציות החינמית הזו (לפחות בזמן בטא ציבורית) מבטיחה לשמור הרבה מדליי הנתונים שלך מסונכרנים על פני שורות מרובות. Outlook, Gmail, Blackberries, Mac Contacts, טלפונים רגילים - כולם מכוסים, אם כי חלק מהם ידרשו הורדה או פלאגין. בעיקרון, בכל מקום שבו פתרון של Outlook-to-Google לא עובד, Soocial עשוי להתאים את החשבון.
כיסינו הרבה טכניקות ג'וג'יטסו של Outlook במהלך השנים, ואנו בטוחים שהקוראים שלנו התאימו את זרימות העבודה שלהם ברמה גבוהה יותר למרכיב הבסיסי הארגוני. איך עושים דברים בתוך Outlook? אילו כלים חיוניים לניהול כלי Office? ספר לנו הכל בתגובות.
