דואר אלקטרוני הוא הכלי הטכנולוגי שכולם מסתמכים עליו ובכל זאת אולי גםשונא(שֶׁלָההג'וק של האינטרנט!). תאהב את זה או תשנא את זה, כנראה שכולנו יכולים לשפר את כישורי האימייל שלנו, החל מניהול תיבות הדואר הנכנס שלנו ועד שליחת הודעות דוא"ל אלגנטיות יותר. להלן עשר מהטעויות המובילות שאנו עושים עם האימייל שלנו.
10. שליחת אימייל לאנשים הלא נכונים או לאנשים רבים מדי
קל להחריד לשלוח דוא"ל לאדם הלא נכון, כמו כל מי שיש לוקיבל מייל שמיועד למישהו אחראו עשו את הטעות הזאת בעצמם צריכים לדעת. בדוק תמיד את ההשלמה האוטומטית של תוכנית הדוא"ל שלך לכתובת הנמען ואולי הכי חשוב, נסה לא לשלוח מיילים שעלולים להביך אותך אם זה יגיע לידיים הלא נכונות. (ראה מגזין PC זהסיכום של תקלות באימייללחיזוק נוסף.) בנימה דומה, ודא שכל אדם על שלךאל: או עותק: שדותבאמת צריך את ההודעה הזו (אל: מיועד לאדם שצריך להגיב, עותק: מיועד לאנשים שרק צריכים עותק של ההודעה). שליחת אימייל לאנשים שלא צריכים לראות את ההודעה הזו היא כמו להכריח מישהו לבוא לפגישה שהם לא צריכים להשתתף בה. היזהר גם בעת תשובה לעומתעונה לכולם- אחת הסיבות הגדולות ביותר לכישלון דוא"ל.
9. בדיקת תיבת הדואר הנכנס שלך לעתים קרובות מדי
של כולםמנסה לתקן מיילכי זהרוצח פרודוקטיביות. כולנובודק את זה לעתים קרובות מדי- בערבים, בסופי שבוע ובחגים ולאורך כל היום.המפתח לעבודה טובה יותר הוא לבדוק פחות דוא"ל, אז הנה איך לעשות זאתתפסיק לבדוק אימייל בזמן הפנוי שלך, למה אתהלא צריך לבדוק דוא"ל דבר ראשון בבוקר, וכיצד לפנות יותר מקום לעבודה חשובה יותר על ידי הגדרת תוכנית הדוא"ל שלך ללבדוק כל שעה במקום ברציפות.
8. לא מנקה את תיבת הדואר הנכנס שלך לעתים קרובות מספיק
האירוניה היא שאנחנו בודקים את האימייל שלנו כל הזמן, אבל תיבות הדואר הנכנס שלנו ממשיכות להתמלא בכל מקרה כי אנחנו לא נוקטים בפעולה כשאנחנו בודקים את האימיילים שלנו. (זה כמו לקחת את הדואר הפיזי מתיבת הדואר שלך, לפתוח את כל המכתבים, ואז לזרוק אותם בערימה ליד דלת הכניסה. אם היית בבית שלי, אתה יודע למה אני מתכוון.) איפשהו בין הלחץ שלרודף אחר תיבת הדואר הנכנס אפסוהלחץ של לתת לתיבות הדואר הנכנס שלנו ללכת לעזאזל, יש פתרון: בדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך באופן קבוע (אך לא כל הזמן) וכשאתה עושה זאת, עבד את ההודעות הללו. הנהכיצד להתמודד עם שבעת סוגי האימייל הבסיסיים, השלוש תיקיות או תוויות שיכולות לעזור לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך, וכיצד לארגן את Gmail עם סט בסיסי ומוגבל של תוויות. הצגנו גם אפליקציותכמו מיילסטרוםואפליקציית Inbox משלה של גוגלשהופכים את תיבת הדואר הנכנס שלך לניתנת יותר לניהול ועוזרים לסנן הודעות דוא"ל מתוך תיבת הדואר הנכנס שלך אל התוויות שבהן הן שייכות.
7. שימוש בתיבת הדואר הנכנס שלך כמנהל משימות ואפליקציית הערות
הודעות הדוא"ל שנוטות להישאר בתיבת הדואר הנכנס שלנו הן פריטי עזר (למשל, אניוזלטר עם מידע שאתה באמת רוצה לקרוא) או פעולות (למשל, קופון יעד שאתה חושב להשתמש בו או שאלות לגבי פרויקט מהבוס שלך שאתה צריך לענות עליו...בסופו של דבר). זה עשוי לגרום ל-Gmail או לאפליקציית הדוא"ל האחרת שלך להיראות כמנהל רשימת מטלות אידיאלי או מקום בו תוכל לשלוח לעצמך בדוא"ל הערות ותזכורות מטלות, אבלאימייל אינו מנהל משימות. הודעות דוא"ל חדשות יזרמו ללא הרף, ויקברו את המשימות וההערות החשובות שלך במסה של הודעות. כמו כן, למנהלי משימות ייעודיים ואפליקציות הערות יש הרבה יותר תכונות שימושיות למטרות אלו, כגון גרירה ושחרור כדי לתעדף מטלות כמו Wunderlist ו-Wunderlistכל הדברים שאתה יכול לעשות עם Evernote, כמו הוספת הערות בכתב יד וקיבוץ הערות מרובות לאחד. לכל כלל יש יוצאים מן הכלל, כמובן,מערכת או זרימת עבודה טובהיכול ליישם את עקרונות 'קבלת דברים לעשות' על Gmail ותיבת הדואר הנכנס של גוגל עושה עבודה די טובהכולל תכונות הקשורות למשימה. עם זאת, בדרך כלל, עדיף לך להשתמש ברשימת מטלות אחת - כנראה לא באימייל שלך.
6. קבירת הודעות דוא"ל חדשות בשרשורי אימייל ישנים
כלומר,אל תחטוף שרשור סגור כדי להתחיל שיחה חדשה כי אתה עצלן מכדי ליצור הודעה חדשה ולהוסיף את אנשי הקשר המתאימים. לשרשורי דוא"ל יש דרךיוצא מכלל שליטההכל לבד - גם כשכולם נצמדים לנושא האימייל. (אתה מכיר את שורות הנושא שמתחילות ב-"Re: Re: Re: Re:" אוף.) זה אפילו יותר גרוע כששרשור אימייל פשוט לא ימות כי אנחנו שומרים אותם בחיים, באמצעות שרשור דוא"ל ישן כדי לשלוח הודעהבנושא אחר לגמרי. אני חייב להודות שזאת חרדה מחמד שלי וראיתי את האנשים המבינים ביותר בטכנולוגיה שעושים את זה. שימוש בשרשור דוא"ל ישן לנושא אחר מקשה הרבה יותר על הנמענים לארגן ולהבין את המיילים שלהם (למשל, שורת הנושא עוסקת בתוכניות ארוחת ערב מלפני ארבעה חודשים, אבל עכשיו כולם עוברים עותק באותו שרשור על מסיבת הפתעה לחודש הבא). בבקשה אל תעשה זאת. התחל דוא"ל חדש עבור כל נושא נפרד.
5. כתיבת שורות נושא נוראיות
הסיבה ששימוש חוזר בשרשורי דוא"ל ישנים היא נוראית היא ששורות הנושא של הדוא"ל הן פיסות מידע קריטיות. הם עוזרים לנו לדעת אם עלינו לקרוא מייל מיד או שהם יכולים לחכות. אני מקבל יותר מדי הודעות דוא"ל עם שורות נושא ריקות לחלוטין, אותה שורת נושא עבור כל אימייל מאותו שולח (למשל, "היי"), ושורות נושא שלפעמים גסות מספיק שלעולם לא אפתח אותן (למשל, " ניסיון שלישי: חדשות שאני כל הזמן אומר לכם שהקוראים שלכם רוצים לקרוא"). אני יודע שאני יכול להשתפר בזהכתיבת שורות נושא מעשיות ואינפורמטיביות יותרוכתיבת מיילים בנושא נושא בלבדעִםראשי תיבות כמו EOM. שורת הנושא די חשובה, אז זה יעזור אם אתה יודע איך להכיןשורת נושא קטלנית.
4. לא לשמור או לגבות את הודעות האימייל החשובות שלך
אנו נוטים לחשוב על תיבות הדואר הנכנס שלנו כמעין אזור אחסון בלתי מוגבל לכל המיילים שלנו, שנשלחו והתקבלו. אבל בדיוק כמוךלא צריך לסמוךספק אחסון בענן כמו Dropbox כדי לאחסן את העותק היחיד שלך של קובץ חשוב, הודעות האימייל החשובות שלך (וקבצים אחרים)לא אמור להתגורר במקום אחד בלבד. מה אם שרת ה-Exchange מוחק באופן מסתורי את האימיילים שלך? או ש-Gmail נופל בדיוק כשצריך לגשת לאימייל מסוים? (ראיתי את שניהם קורים.) גיבויי דוא"ל הם החבר שלך. הנה איך אתה יכוללשמור את המיילים שלך כגיבוילכונן הקשיח שלך או לשירות גיבוי של צד שלישי (למשל, עבור Gmail) וכיצד לעשות זאתגיבוי וניקוי אוטומטי של Gmail מדי חודש. Outlook ועודלקוחות דוא"ל שולחנייםלהקל על אחסון או שמירת הודעות בכונן הקשיח שלך, אך תוכל גםהשתמש ב-IFTTTלשלוח הודעות וקבצים מצורפים לשירותי ענן כך שהודעות דוא"ל חשובות נשמרות ביותר ממקום אחד.
3. התעלמות מכללי נימוס בסיסיים בדוא"ל
כמו בכל אמצעי תקשורת אחרים, יש דרכים מתחשבות ופחות מתחשבות לשלוח דואר אלקטרוני. אם יש רק הנחיית נימוסים אחת באימייל שאתה רוצה לקרוא היום,קרא את אמנת הדוא"ל. זה כולל טיפים רבים כמוהגבלת הודעות הדואר האלקטרוני שלך לכמה משפטים(להיות תמציתי,מְאוּרגָן, ורלוונטי). כמה טיפים לשמירה על אימיילים קצרים ומתוקים:צפה בתצוגה מקדימה של הודעות האימייל שלך בטלפון שלך לפני השליחה,הגבל את עצמך ל-300 מילים, ונסה לא לעצבן את העולם עם חתימת הדוא"ל שלך. ולבסוף, אל תשתה ותשלח מייל.
2. שליחת מידע רגיש בדוא"ל
דוא"ל אולי נראה כאילו הוא פרטי, אבלזה ממש לא.הצפין את המסמכים שלך(כגון קבצים רגישים הקשורים למס) אם אתה צריךלהעביר אותם בצורה דיגיטליתאו להסתכל לתוךדרכים אחרות לשתף מידע רגיש, כגון סיסמאות. זכור, כל דבר שניתן לראות ניתן להעתקה, אז כשיש לך ספק, שמור את החומר הזה בעולם הבשר ולא בעולם הדיגיטלי (כמו תיבת הדואר הנכנס או תיבת הדואר הנכנס שלך).
1. לא להגיב למיילים באופן מיידי
קראת פעם אימייל ולאחר מכן בכוכבית או שפשוט תחשוב לעצמך שתגיב מאוחר יותר (ולעולם לא תגיע לזה)? גם אני אתייחס לזה. תגובה מיידית לדוא"ל עשויה להיות הרגל הדוא"ל החשוב ביותר שאתה יכול לפתח, עם זאת, לפחותלפי מנכ"ל גוגל אריק שמידט. לְהִשְׁתַמֵשׁכלל 2-2-2להכריח את עצמך להגיב לכל סוגי ההודעות בזמן (השב למיילים תוך שעתיים). ובכן, עבור רבים מאיתנו,להגיב תוך חצי יום יהיה טוב! אם הפלת את הכדור בתגובה באימייל, אל תדאג,אתה יכול להתאושש. אבל קדימה, תשקולהגדרת מסנני דוא"ל טובים יותרכך שרק המיילים החשובים ביותר מושכים את תשומת הלב שלך - ומשיגים שליטה באימייל שלך,במקום לתת לו לשלוט בך.
איור מאת פרוזינה קוהארי.
סיכום סוף השבוע של Lifehacker אוסף את מיטב המדריכים, המסבירים ופוסטים אחרים בנושא מסוים כדי שתוכל להתמודד עם פרויקטים גדולים בקלות. למידע נוסף, עיין בסיכום סוף השבוע שלנו וב-10 התגים המובילים.
