Microsoft Outlook הוא לקוח הדואר האלקטרוני שהנפיקה החברה במקום העבודה שלך, אז תרצה או לא, זה תלוי בך כדי להבין איך לנהל את תיבת הדואר הנכנס, היומן ורשימת המשימות שלך בכל יום באמצעותו. כדי להחמיר את המצב, אם אתה בפניםנעילת ITללא זכויות מנהל למחשב האישי שלך, אינך יכול להתקין תוספות מיוחדות או תוכנות שיעזרו לך. למרבה המזל יש דרכים ללא התקנה להתאים אישית את Outlook, להוסיף קיצורי מקלדת ולהפחית את תיבת הדואר הנכנס שלך לאפס הודעות ללא כאב עם כמה שינויים בהגדרות שלך.
המערכת שלי לשמירה על תיבת הדואר הנכנס שלך חופשית וברורה מורכבת משלוש תיקיות - ארכיון, מעקב והחזקה - ואני קורא לזה"טריו מהימן."לפני שנמשיך, בדוקיסוד לשימוש ב-Trusted Trio, שהדוגמאות שלהלן ישתמשו ב-Outlook.
הגדר את חלונית קיצורי הדרך עם טריו מהימן
סרגל הצד המוגדר כברירת מחדל של Outlook מציג את כל התיקיות והאזורים שבהם אתה יכול לאחסן דברים באפליקציה, רשימה מובחנת וארוכה המשתרעת על תיקיות דואר אלקטרוני, לרשימות, להערות ול-RSS. הדבר הראשון שאתה רוצה לעשות הוא לזרוק את כל הדברים שאתה לא צריך בוהה בך ופשוט להגדיר את המיכלים שאתה רוצה לראות. המקום הטוב ביותר לעשות זאת הוא שימוש בחלונית קיצורי דרך. פתח את חלונית הקיצורים על ידי לחיצה עליה בתחתית סרגל הצד, או לחיצהCntrl+7. ברגע שאתה שם, השתמש בקישור "הוסף קיצור חדש" כדי למקם את התיקיות והאזורים ב-Outlook שאכפת לך מהם, כמו תיבת הדואר הנכנס, ארכיון, מעקב, החזקה, משימות, לוח שנה ופריטים שנשלחו, כפי שמוצג בצילום המסך בצד ימין.
הצג את סך הפריטים (לא רק שלא נקראו) בתיבת הדואר הנכנס שלך
אחת התכונות החדישות ביותר ש-Outlook מציע (שאליה אני משתוקק ב-Gmail וב-Thunderbird) היא היכולת להציג את המספר הכולל של הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך, לא רק את אלה שלא קראת.
כדי לעשות זאת, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קיצור הדרך של תיבת הדואר הנכנס שלך (זה בחלונית קיצורי דרך, לא תיבת הדואר הנכנס עצמה.) בחר מאפיינים, ובכרטיסייה כללי, סמן את "הצג מספר כולל של פריטים". עכשיו אתה יכול לראות את כל ההודעות שאתה צריך לעבד, לא רק את אלה שלא נקראו. זוהי הטבה נחמדה לאנשים שרוצים לשמור על הספירה לאחור של תיבת הדואר הנכנס שלהם על אפס.
הגדר קיצורי דרך בסרגל הכלים העבר והעתקה
בזמן שאתה מעבד את ההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך ומתייק אותן באמצעות Trio Trusted, שתי הפעולות שאתה מבצע הכי הרבה הן העתק והזז. באמצעות תכונת ההתאמה האישית של סרגל הכלים של Outlook, תוכל ליצור שילובי מקלדת מותאמים אישית עבור כל אחת מהפעולות הללו. הנה איך.
צור סרגל כלים חדש.לחץ לחיצה ימנית על כל סרגל כלים של Outlook ובחר "התאמה אישית". מהכרטיסייה 'סרגלי כלים', לחץ על הלחצן "חדש", וקרא לסרגל הכלים שלך כל מה שתרצה (כמו "קיצורי מקשים"). גרור ושחרר את סרגל הכלים החדש שלך לחלק העליון של Outlook כדי לעגון אותו לצד סרגלי הכלים האחרים שלך.
הוסף העתק והעבר לסרגל הכלים החדש שלך.כאשר תיבת הדו-שיח 'התאמה אישית' עדיין פתוחה, עבור ללשונית הפקודות שלה. מהכרטיסייה פקודות, בחר בקטגוריית עריכה. לאחר מכן, גלול מטה ברשימה וגרור ושחרר את "העתק לתיקיה" לסרגל הכלים החדש שלך. עשה את אותו הדבר עם הפקודה "העבר לתיקיה".
הגדר את קיצורי המקשים העתק והזז.כעת יהיה לך סרגל כלים הכולל שני לחצנים: לחצן טקסט אחד "העתק לתיקיה" וסמל אחד, כפי שמוצג.
ראשית, הגדר את כפתור ההעברה לשימוש בתווית טקסט על ידי לחיצה ימנית עליה ובחירה ב"טקסט בלבד" תחת "סגנון ברירת מחדל". כעת, כשתיבת הדו-שיח התאמה אישית עדיין פתוחה, לחץ לחיצה ימנית על כפתור העתק ושנה את שמו ל&1 Copyכפי שמוצג כאן:
אל תשכח את ה-&1! עשה את אותו הדבר עבור Move, מלבד להשתמש במספר 2. כמו העתקה, שנה את השם ל&2 Move. סרגל הכלים הסופי שלך אמור להיראות כך:
עכשיו אתה מוכן להתחיל לעבד דואר אלקטרוני ב-Outlook מבלי להוריד את האצבעות מהמקלדת. מה כותרות הכפתורים&1 Copyו&2 Moveלעשות הוא למפות שילובי מקשים שקל לזכור לאותן פעולות חיוניות. כדי לרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך, תלחץ על Alt+1 (עבור העתקה) או Alt+2 (עבור Move) כדי להעביר את ההודעה למקום הנכון במערכת שלך.
לדוגמה, כדי להעתיק דוא"ל לרשימת המשימות שלך, תלחץ על Alt+1 ולאחר מכן הקש T כדי לבחור משימות. לאחר מכן תוכל לערוך את המשימה או פשוט ללחוץ על Alt+S כדי לשמור אותה ברשימה.
כדי להעביר הודעה שסיימת איתה, הקש על Alt+2, ואז הקש על A כדי לבחור בתיקייה Archive, והקש על Enter ותסיים. כשאתה עובד על ההודעות שלך ומעביר אותן לשלישיית האמינות, שני קיצורי הדרך האלה -Alt+1וAlt+2- להפוך לטבע שני.
לעוד אסטרטגיות פרודוקטיביות של Outlook בהשראת GTD כמו זו, עיין ב-ספר אאוטלוק שמחספר אלקטרוני, המקור שלי לטיפ המעולה הזה של סרגל הכלים 'הזז והעתק'.
השתמש ב-Quick Parts כדי לעשות שימוש חוזר בטקסט ובתמונות בתגובות מהירות
הסר תגובות דוא"ל חוזרות ונשנות, אפילו עם תמונות וטקסט מעוצב, באמצעות תכונת החלקים המהירים של Outlook. גלריית החלקים המהירים שלך היא קבוצה של קטעי טקסט ותמונות שבהן אתה משתמש בדוא"ל, בקשות יומן ומשימות לעתים קרובות: כמו לוגו החברה, הנחיות עם קישורים ומפה, או תשובות לשאלות נפוצות. בעוד אפליקציות להחלפת טקסט גלובליות אוהבותמיליםיכול להרחיב קטעים לתוך Outlook (כמו גם כל שאר התוכניות במחשב), Quick Parts עובד עם תמונות, מה שלא Texter עושה. בדוק אתהדרכה של הבלוג Productivity Portfolio על שימוש ב-Quick Parts.
תוספות מועילות של Outlook
מה אתה אומר? האם אתה יכול להתקין תוכנות ותוספות במחשב העבודה שלך? זה נהדר, מכיוון שכמה תוספים אחרים הקשורים למשימות של Outlook יכולים לעזור לך לעשות דברים מעבר לריקון תיבת הדואר הנכנס שלך.
מהם הטריקים והתוספים המועדפים עליך של Outlook כדי לעבור מהר יותר בדוא"ל? ספר לנו בתגובות.
ג'ינה טראפני, העורך של Lifehacker, מאחל שכל אפליקציות הדואר האלקטרוני יוכלו לשמור הודעות כפי שמשימות כמו Outlook יכולות. התכונה השבועית שלה,חנון לחיות, מופיע בכל יום שני ב-Lifehacker. הירשם ל-עדכון של Geek to Liveכדי לקבל תשלומים חדשים בקורא החדשות שלך.
