השתמש בלוח השנה שלך כדי לתעד מה באמת קרה

עבדתי ארבע שנים כעוזר בכיר, ואחת מהתפקידים שלי הייתה לוודא שהלוח של הבוס שלי מדויק ב-100 אחוז. משמעות הדבר הייתה להבטיח שפגישות, מועדים ומשימות חדשות נוספו ללוח השנה כפי שנקבעו. המשמעות היא גם להבטיח שכל פגישות או פריטי פעולהלאhappen תוזמנו מחדש או הוסרו מהלוח שנה.

לא רק על ידי הוספת פריטי לוח שנה אלא גם עריכה ומחיקה שלהם - כלומר, שמירה על תיעוד אמיתי של כל מה שהתרחש בפועל - הצלחתי ליצור מסמך אמין שיוכל לשמש כאסמכתא בעתיד.

אם אתה משתמש ביומן שלך כמו שרובנו משתמשים ביומנים שלנו, סביר להניח שתוסיף חבורה של פגישות ומשימות (או תן ללקוח הדוא"ל שלך להוסיף אותם בשבילך) ואז פשוט, כאילו, השאר אותם שם.

משמעות הדבר היא שהיומן שלך מפוצץ עם אירועים שלא השתתפת בהם, משימות שלא השלמת, פגישות המופיעות בלוח השנה שלך מספר פעמים למרות שרק פגישה אחת התקיימה בפועל, וכן הלאה.

זה גם אומר שהפגישות, האירועים והמשימות שהשתתפת/השלמת אולי לא מופיעים ביומן שלך. אם חבר מזמין אותך לארוחת צהריים שבוע מראש, למשל, תוכל להוסיף את האירוע ללוח השנה שלך; אם יזמינו אותך לארוחת צהריים 10 דקות מראש, כנראה שלא.

מה שאומר שבפעם הבאה שתשאלו את עצמכם "מתי אכלתי לאחרונה ארוחת צהריים עם פלוני" (או "מתי הייתה סקירת הביצועים האחרונה שלנו", או "מתי הגשתי את הדוח") לא תהיה לכם מידע מדויק.

כן, לרובנו יש מספר אפליקציות או כלים שיעזרו לנו להבין את האמת לגבי מתי דברים התרחשו בפועל. אתה יכול לבדוק את הודעות הטקסט שלך כדי לגלות מתי נפגשת לאחרונה עם חברך, או לחפש באימייל שלך כדי לראות מתי הדוח נשלח.

אבל הרבה יותר קל לפתוח את לוח השנה האמין שלך ולאשר מה התרחש בפועל בחודש שעבר, בשנה שעברה או לפני חמש שנים.

אימצתי במהירות את ההרגל של הבוס שלי כמו שלי, אגב, וזה הוכיח את עצמו שימושי מאוד. הידיעה על הכל, מהרגע האחרון שהצגתי לקוח ועד הפעם האחרונה שצבעתי את השיער שלי, עזרה לי לקבל החלטות תזמון חכמות יותר ולתכנן בצורה יעילה יותר את זרימת העבודה שלי. מעקב אחר כמה זמן לוקח לי להשלים כל מטלת כתיבה, למשל, מאפשר לי לדעת כמה מטלות אני יכול לקבל ועדיין לעמוד בלוחות הזמנים שלי.

וכשדברים משתנים (כפי שהם תמיד משתנים) אני מוודא שגם לוח השנה שלי משתנה.

כך, תמיד אדע מה צפוי — ומה קרה בפועל.