הפוך את רשימת המטלות שלך לנתונים כדי למקסם את הפרודוקטיביות שלך
אתה יודע שמשימות קטנות מניבות תוצאות גדולות, אבל מאיפה להתחיל?
קרדיט: ESB Professional/Shutterstock
אתה יודע שחשוב לתעדף את רשימת המטלות שלך, ואולי ניסית שיטות שונות לעשות זאת, מהאייזנהאואר מטריקס(כדי לקבוע עד כמה כל משימה מתקדמת ודחופה), ל-עקרון פארטו(כדי להחליט כיצד להקצות את הזמן שלך כדי למקסם את התוצאות שלך). הבעיה היא שהקביעה של מה בעצם בראש סדר העדיפויות יכולה להיות בעיה מופשטת. יש אנשים שעובדים הכי טוב כשהם מתמודדים עם מספרים קרים וקשים - ויש דרך לנקוט בגישה כמותית יותר לתעדוף המטלות שלך.
למה לתת עדיפות לרשימת המטלות שלך?
עקרון פארטו, שהוזכר לעיל, מציע ש-80% מהתוצאות שלך יגיעו מ-20% מהעבודה שלך, אז אתה צריך להיות בררן במה אתה מתמקד. בנוסף, יש רק כל כך הרבה שאתה יכול לעשות ביום, כך שרשימת המטלות הטובה ביותר עבורך עשויה להיות מצומצמת - נניח, עם מקום לפעילות גדולה אחת, שלוש בינוניות וחמישה ילדים קטנים (הידועים בשםרשימה של 1-3-5). אם תנסה לעשותגַםהרבה, הפרודוקטיביות שלך עלולה לספוג מכה. (זהוחוק איליך, מותק.)
כדי להימנע מלעשות יותר מדי או לעבוד על הדברים הלא נכונים, אתה צריך אסטרטגיה, וכדי ליצור אסטרטגיה, אתה צריך לעשות קצת תכנון. מטריצת אייזנהאואר יכולה להיות שימושית כשאתה מבין לאילו משימות יש מועדים קרובים, אבל זה כלי סובייקטיבי. הקצאת מספרים למשימות שלך יכולה לגרום לכל זה להרגיש יותר מונע נתונים.
כיצד להפוך את רשימת המטלות שלך לנתונים
נתקלתי בטיפ הזה בפוסט בבלוגמהיועץ והאסטרטג דניאל קולטון שו, שמפרט כיצד למספר את המשימות שלך כך שיתאימו לעקרון פארטו.
ראשית, רשום את כל מה שאתה צריך לעשות בעתיד הנראה לעין, כפי שהיית עושה בשלבים הראשונים של יצירת רשימה של 1-3-5. לאחר מכן, הקצה לכל משימה שני מספרים, שניהם יהיו בין 1 ל-10. המספר הראשון מיועד למאמץ הנדרש, והשני נועד להשפעת הפרויקט.
לדוגמה, מענה לכל המיילים שלך עשוי לקבל 3 עבור מאמץ, אבל יכול להניב תוצאות בטריטוריה 7. סיום דיווח על פגישה יכול להיות 6 במאמץ, אבל 2 בתוצאות. איסוף התרופות שלך בבית המרקחת יכול להיות 2 במאמץ, או 7, תלוי כמה קשה להגיע לשם, אבל 4 בתוצאות, או אפילו 10, תלוי עד כמה חשוב המרשם.
גם החלק הזה הוא סובייקטיבי, במידה מסוימת, אבל אפילו חשיבה על המשימות שלך במונחים של "מאמץ" ו"תוצאות" תעזור לך להבין את רצינותן - ועדיין לא סיימנו. לאחר מכן, חלקו את מספר ה"תוצאות" של כל משימה במספר ה"מאמץ" שלה. לכן, אם מענה למיילים הוא 7 בסולם התוצאות ו-3 במאמץ, אתה מסתכל על ציון כולל של 2.33. לאחר שכל המשימות שלך קיבלו ניקוד, אתה יכול לדרג אותן בסדר מספר ולכוון להתמודד איתםבהצו הזה, אלא אם כן יגיע משהו נוסף בזמן. על ידי כך, תבטל את המשימות החשובות אך מאמץ נמוך - שאמור להיות 20% מהעבודה המהווים 80% מהתוצאות שלך.
לינדזי אלפסון
עורך תכונות
לינדזי אלפסון היא עורכת התכונות של Lifehacker. כיום היא מכסה פריצות ללימודים ולפרודוקטיביות, כמו גם ניקיון ביתי ודיגיטלי, ומפקחת על הפרילנסרים על קצב המין ומערכות היחסים. היא בילתה את רוב הקריירה שלה לפני ה-Lifehacker בסיקור מדיה ופוליטיקה עבור כלי תקשורת כמו Us Weekly, CNN, The Daily Dot, Mashable, Glamour ו-InStyle. בשנים האחרונות, העיסוק העצמאי שלה התמקד בשימוש בסמים ובמשבר מנת יתר, עם קטעים שהופיעו ב- Vanity Fair, WIRED, The New Republic, The Daily Beast ועוד. הסיפור שלה עבור BuzzFeed News זכה בפרס American Journalism Online לשנת 2022 עבור ההסרה הטובה ביותר של חדשות מזויפות.
בנוסף לעיתונאות שלה, לינדזי היא סטודנטית בבית הספר לבריאות הציבור העולמית של NYU, שם היא עובדת לקראת התואר השני שלה בבריאות הציבור ועורכת מחקר על הטיה תקשורתית בדיווח על שימוש בחומרים עם יוזמת הדיווח על התמכרות של המכון למדיניות אופיואידים. היא גם מחנכת ספין מוסמכת של שוין. היא זכתה בתחרות Dunkin' Donuts לשנת 2023 שהעניקה לה שנה של קפה חינם. לינדזי מתגוררת בניו יורק, ניו יורק.
קרא את הביוגרפיה המלאה של לינדזי