לאחרונה קיבלתי מייל ובו ביקשתי בקשה פשוטה. עם זאת, המייל היה באורך שלושה עמודים. כל המסר יכול היה להיות שלוש שורות, אבל במקום זאת החליט המחבר לכתוב נובלה קצרה. מיותר לציין שלא קראתי את כולו. וגם לא הגבתי. האם המיילים שלך לא נקראו בגלל שהם ארוכים מדי?
אימיילים ארוכים לא נקראים
אתה יכול לקחת את האימייל כמובן מאליו. עם זאת, תקשורת אימייל יעילה היא מיומנות לא פחות מכל דבר אחר. בשימוש יעיל, דואר אלקטרוני יכול להיות כלי רב עוצמה. עם זאת, אחת מחוסר היעילות המובילות בדוא"ל היא אורך ההודעה.אחת הסיבות העיקריות לכך שהדוא"ל שלך לא נקרא היא בגלל שהוא ארוך מדי. כתיבת מיילים ארוכים לא אומר שאתה עושה יותר עבודה.בזמן שאנשים נלחמים כדי לרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלהם, הדבר האחרון שהם רוצים לעשות הוא לקרוא אימייל משתולל מרובה עמודים.
שמור את המיילים האלה קצרים
תתנגד לדחף לכתוב הודעות ארוכות וממושכות. אם אתה מוצא את עצמך כותב תגובות ארוכות, כנראה שאתה צריך לנהל שיחה, לא תחרות כתיבת דוא"ל. ככל שהודעות הדואר האלקטרוני שלך קצרות וצפופות יותר, כך גדל הסיכוי שהן יקראו, יובנו ויפעלו.
להלן 10 סיבות לכך שהמיילים שלך ארוכים מדי
אתה לא יודע מה אתה מנסה להגיד. זה כמו שמישהו מתקשר אליך ואומר, "מה קורה?" אממ, אני לא יודע... התקשרת אליי. החזק את האימייל הזה עד שיהיה לך משהו ספציפי לומר או לשאול.
אתה לא יודע על מה אתה מדבר. זה דומה לזה שאנשים מדברים בלי סוף בפגישות כדי לכסות על חוסר המידע שלהם. כתיבה נוספת לא תכסה את העובדה שחסר לך ידע. נוהג זה מתרחש בחברות רבות כאשר אנשים שולחים מיילים כדי "להיראות" עסוקים.
החתימה שלך מיותרת. החתימה של חצי עמוד שלך לא צריכה להיות בכל הודעות האימייל שלך. האם אתה שולח מיילים עם תגובה של מילה אחת ולאחר מכן חצי עמוד חתימה? כמו כן, נא לאבד את הציטוט הגרפי והחמוד המצורף.
אתה כותב ספר. מיילים הם לא ספרים. אם יש מידע נוסף, צרף מסמכים תומכים. אם אתה מכניס טבלה גדולה למייל שלך, עליך לעצור ולשקול אם היא צריכה להיות בקובץ מצורף.
אתה שולח דואר זבל. זה קורה לעתים קרובות בתאגידים גדולים יותר. עובדים מרגישים צורך לשלוח אחד לשני עדכונים ארוכים על מה שהם עשו. וזה לא רק העובדים המרוחקים. נהגתי לקבל עדכונים מרובי עמודים מבחור במסדרון על הפעילויות היומיומיות שלו. אין צורך.
אתה מקשקש. אל תכתוב מייל בן 2 עמודים כדי לשאול שאלה בת שורה. תהיה ישיר. תוֹדָה.
אתה מעביר בלגן. במקום לקחת את הזמן להסביר, אתה פשוט מעביר את זרם הדוא"ל שלך. אי פעם קבל אחד מאלה, "ראה למטה..!" הודעות. אממ, אני לא רוצה לקרוא את 45 העמודים הלוך ושוב שהשתתפת בהם.
זה לא אמור להיות אימייל. אל תשלח אימייל כשזו אמורה להיות פגישה. או שיחת טלפון. לפעמים דוא"ל אינו המדיום המתאים להודעה שלך. אם זה לוקח יותר מכמה שורות להסביר, אז לך לדבר עם האדם שאתה צריך לתקשר איתו.
זה צריך להיות מספר מיילים. הנה אחד טוב. בוס אחד משלב את כל פריטי הצוות למייל אחד. אתה אולי חושב שזהו ניסיון ליעילות, אולם שילוב של מספר מיילים לאחת לא עובד עבור כל המעורבים. וזה יוצר השלכות גדולות כשאנשים "הגיבו לכולם".
אתה לא עורך את המיילים שלך. לאחר כתיבת אימייל, עליך לערוך אותו לפני השליחה. מלבד שגיאות הכתיב והדקדוק הברורות, עליך לערוך עבור תוכן, משמעות ותמציתיות. עוד כלל אצבע טוב: מספר הפעמים שאתה צריך לקרוא שוב אימייל לפני השליחה שווה למספר האנשים אליהם אתה שולח אותו. (וכן, הכלל הזה משתנה.)
ודא שהדוא"ל שלך מגיע לנקודה
בתקשורת המהירה של היום, אף אחד לא רוצה לקרוא הודעות דואר אלקטרוני ארוכות מדי. אם המיילים שלך קצרים וענייניים, יש סיכוי גבוה יותר שהנמענים שלך יבינו את הנקודה. זכרו שקצר וקול ינצח את המייל בן 3 העמודים בכל פעם.
האם אתה אשם בשליחת הודעות דוא"ל ארוכות?
10 סיבות שהודעות הדוא"ל שלך ארוכות מדי| נינג'ה לניהול זמן
קרייג ג'ארו הוא המחבר שלנינג'ה לניהול זמן. המשימה של אתר זה היא לעזור לאנשים ולחברות להחזיר את זמנם. הוא כותב על ניהול זמן, פרודוקטיביות והגדרת יעדים.
תמונה רמיקס מauremar(שטרסטוק).
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיטסה.
