בין אם מערכת התיוק שלך התרחקה ממך או שהיא מעולם לא הייתה ממש בשליטה מלכתחילה, אתה יכול להשתמש במדריך השימושי שלנו כדי להחזיר אותה לצורה.תמונה מאתjuan23for.
לאנשים רבים יש מערכת תיוק שהיא ברובה מקרית. בשלב מסוים היו להם יותר ניירות ממה שהם יכלו לאחסן ביעילות על השולחן שלהם, אז הם התחילו לסנן אותם בתוך ארונות, מגירות וכו'. במקרים אחרים אתה יורש מערכת תיוק, כמו עם עבודה חדשה, ומשרד עמוס בניירת.
מה אתה יכול לעשות כדי לאלף את ארון הקבצים שלך ולהפוך אותו לכלי אחסון והתייחסות שימושי במקום בית יתומים מנייר? אתה צריך זרימת עבודה של מערכת תיוק. זרימת עבודה של מערכת תיוק היא מפת דרכים לעקוב אחר המסמכים בזמן שהם מנווטים במשרד שלך. איננו יכולים לספק עבורך מפת דרכים מדויקת, אך על ידי מענה על חלק מהשאלות שלהלן והערכת צרכי הבית והמשרד שלך, תוכל לבנות זרימת עבודה יעילה משלך למערכת תיוק.
בצע הערכה:מה אתה רוצה ממערכת התיוק שלך ומה מערכת התיוק שלך צריכה לספק? בין אם אתה מסתכל על ארון התיקים האישי שלך במשרד הביתי שלך או בנק של ארונות במשרד המסורתי שלך, לפני שאתה עושה משהו עם מערכת הקבצים שלך אתה צריך להבהיר מה בדיוק אתה רוצה מהמערכת ומדוע אתה לא מרוצה עם מצבו הנוכחי מספיק כדי לקרוא מדריך ליצירת צורה.
האם אתה יכול למצוא מסמכים בקלות?
האם קל לבצע הסרה והחלפה של קבצים או שצריך להכריח את התיקיות להיכנס בחזרה?
האם קבצים בתוך ארונות שבהם אתה משתמש בתדירות הגבוהה ביותר עדכניים ומיד נחוצים ושימושיים?
האם יש לך מקום מספיק עבור הקבצים שאתה צריך בהישג יד?
חלק מהבעיות נפתרות בקלות. אם הקושי שלך במציאת מסמכים הוא התוויות בכתב יד שהשאיר הדייר הקודם במשרד אתה יכול לתקן את המצב עם מייצר תוויות ואחר הצהריים פנוי. בעיות אחרות ייקח קצת יותר זמן למיין, כמו שטח אחסון קטן מדי עבור הקבצים שבהישג יד. עם זאת, לפני שתבצע הזמנת רכש לעשרה ארונות תיקים חדשים, תצטרך לעשות משהו קודם.
טהר את ארון הקבצים שלך:בדקת את הארונות שלך ורשימת כמה סיבות מדוע אינך מרוצה מהם, אבל לפני שאתה מבצע שינויים קיצוניים אתה צריך לצלול פנימה ולעזוב את המשקל המת. ישנם שני סוגים של טיהור ארונות תיקים, בשלב אחד אתה מגרסת קבצים ישנים ומיותרים ובשני אתה מעביר קבצים נחוצים אך ישנים לאחסון עמוק - אחסון עמוק יכול להיות ארון תיקים נפרד במרתף, חדר התיעוד במשרד שלך , או כל מקום שנמצא רחוק מהמשרד המרכזי שלך. מהם המועמדים לקטגוריות?
מועמדים לגריסה:
שטרות שירותים – אם יש בידכם שטר שוטף והמידע עליו נכון, תוכלו לגרוס את הישנים. האם אתה באמת צריך חשבון כבלים משנת 2002?
תלושי שכר משנים קודמות - לאחר קבלת W-2 או מסמך רשמי אחר מהמעסיק שלך בסוף השנה, תוכל לבטל את תלושי השכר.
קבלות בנק וכספומט - כאשר אתה רואה את הסכום מופיע בדף החשבון המקוון או הנייר שלך, בדרך כלל אין צורך דחוף לשמור את פיסות הנייר הקטנות והמעצבנות הללו.
דפי כרטיס אשראי - אתה יכול לגרוס אותם, כמו חשבונות חשמל, ברגע שיש לך אחד חדש עם היתרה הנכונה עליו. אתה יכול לשקול הצבת הצהרת כרטיס אשראי עם רכישה גדולה כמו טלוויזיית HD עם פרטי האחריות עבור אותה רכישה גדולה אם לכרטיס האשראי שלך יש הגנות צרכניות נוספות שיסייעו בהחלפת הרכישה הגדולה יותר.
מועמדים לאחסון עמוק:
החזרי מס - הכלל המצוטט כאן הוא 7 שנים. כמעט כל הביקורות מתרחשות תוך 3 שנים, אבל מי אנחנו שנסכן את זעמה של סוכנות עם תקציב נשק חם של 8 מיליון דולר?
דפי בנק - שמרו על דפי בנק לפחות 3 שנים, רוב האנשים שוגים בצד של זהירות ושומרים אותם במשך אותה תקופה של 7 שנים שהם שומרים על מסמכי מס.
מסמכים אישיים קריטיים - רישיונות נישואין, תעודות לידה ומסמכים קשים להחלפה צריכים להישמר באחסון עמוק - רצוי מקום אחסון עמוק עמיד למים וחסין אש.
הצהרות חיסכון פנסיוני - כל מה שקשור להשקעות, תרומות ל-IRA וכדומה צריך להישמר ללא הגבלת זמן.
רשימת הדוגמאות לעיל אינה מקיפה בשום צורה, אך היא נותנת לך נקודת התחלה לשקול את תוחלת החיים של הקבצים האישיים שלך. אם יש לך מצב מס פשוט למדי, אתה יכול למצוא טונות של רשימות התייחסות באינטרנט לגבי כמה זמן אתה צריך לשמור קבצים שונים. אם יש לך שאלות, אנו ממליצים בחום להתייעץ עם רואה החשבון שלך.
צור זרימת עבודה:כעת הערכת דברים שהיית רוצה לשנות במערכת הקבצים שלך - צריך תוויות טובות יותר, הארונות מעוצבים בצורה גרועה וכו' - וטיהקת קבצים כדי ליצור קצת מקום בארונות שלך. יצירת זרימת עבודה של קבצים תבטיח שלא תשב שם תוך שנה ותבלה סוף שבוע כדי להחזיר את מערכת הקבצים לכושר. זרימת העבודה של הקבצים שלך יכולה ללבוש מספר צורות בהתאם לצרכים של המשרד שלך ולגודל המערכת הארגונית שבה אתה מתקוטט, אבל לשם הפשטות אנחנו הולכים להניח שאתה לא הארכיונאי של תאגיד רב לאומי.
זרימת עבודה נפוצה של קבצים עבור משרד ביתי עשויה להיראות בערך כך:
יוֹמִי:רוקן את תיבת הדואר הנכנס וממיין דואר. תיקק או גרוס מסמכים חדשים עד סוף היום.
יַרחוֹן:כאשר הצעות חוק חדשות נכנסות, גרוס הצהרות ישנות. פעם בחודש הקדישו מספר דקות לקרוא את התוויות בארון הקבצים שלכם ולקבוע אם ניתן להעביר קבצים לאחסון עמוק. ינואר הוא חודש קריטי לחוסר רחמים לגבי מה שהולך לאחסון עמוק, שמא תתחילו את השנה החדשה עם העומס של השנה הישנה.
רִבעוֹן:בנוסף להערכה החודשית שלך, בדוק את האחסון העמוק שלך ובדוק אם קבצים כלשהם שם ארכו את השימושיות שלהם.
שְׁנָתִי:פעם בשנה תברר קבצים למידע הקשור למיסים. זה זמן מצוין להיות אכזרי בניקוי העשבים שלך. שלח קבצים ישנים למגרסת, צא החוצה קבצים הקשורים לפרויקטים שנגמרו או כבר לא מעניינים. יש לגרוס כל שטרות ישנים, קבלות וכדומה שאינם קשורים ישירות למיסים שלך ואיכשהו חמקו מעיניך בתחילת השנה.
היצמד לזרימת העבודה:אינך יורדת במשקל על ידי מחשבה על פעילות גופנית ועל כוונה לאכול טוב יותר, ואינך מקבל מערכת קבצים הדוקה וקלה לשליטה על ידי כוונה לרוקן סוף סוף את תיבת הדואר הנכנס שלך ולהתחיל למיין את הקבצים שלך. אם מערכת הקבצים שלך היא הרוס, תצטרך להקדיש זמן ליצירת צורה, תיוג תיקיות וקבלת החלטות לגבי מה לגרוס ומה להכניס לאחסון עמוק. עם זאת, לאחר שהקובץ ירד מהדרך, פשוט תצטרך לעקוב אחר זרימת העבודה שהגדרת לעצמך, והמסמכים והקבצים ימצאו את דרכם באופן טבעי למקום שבו הם שייכים ולמעשה יצעדו את עצמם אליו. המגרסה כשהזמן שלהם נגמר. שימוש בזרימת עבודה של קבצים הוא הרגל שמתגמל אותך עם מערכת תיוק קלה לשימוש וארון קבצים שלא יחרוק תחת משקלם של קבצים חסרי תועלת.
למידע נוסף על הגדרת מערכת קבצים פונקציונלית, אנו ממליצים לבדוק תכונה קודמתחנון לחיות: מהפך קיצוני, מהדורת ארונות תיוק. יש לך טיפ או שניים משלך? בואו לשמוע עליהם בתגובות.
