זה קל מדי, כשאתה עמוס בעבודה ולחוץ, לתת לרשימת המטלות שלך להיות קצת סוררת. רשימת מטלות מרושלת, לעומת זאת, היא מקור למתח רב ולבזבוז מאמץ. הקציף את רשימת המשימות שלך לצורה.
רשימת מטלות לא מאורגנת ולא ממוקדת היא מכשול פרודוקטיבי גדול יותר מאשר אין רשימת מטלות כלל. אם אין לך בכלל רשימת מטלות, אתה פשוט עושה את הדבר שלפניך שהכי דחוף. אולי זו לא שיטה נטולת מתח אבל היא מיידית ולא עמוסה. רשימת מטלות חדשה בגודלה, לעומת זאת, מבלבלת, היא לא מראה לך מה חשוב ודחוף, והיא מפזרת את זמנך ואת האנרגיה היצירתית שלך על פני הרבה קרקע לא שלמה ולא מעובדת. זה הזמן לבחון היטב את רשימת המטלות שלך ולעשות גיזום אביבי.
הגדר את הגבולות של רשימת המטלות שלך כדי למצוא את מה שצריך לגזום
אם תשאלו למה נועדה רשימת המטלות שלכם, סביר להניח שתגיבו, "בשביל לרשום דברים שאני צריך לעשות". אבל אם שואלים מה זהלא היהשכן, מה היית אומר? לכל אחד יש את החלק של "שים את הדברים שאתה רוצה לעשות ברשימה", אבל אם לא מגדירים את הגבולות והמגבלות של רשימת המטלות אתה דונה אותו להפוך למשהו שהוא לא ואינו יכול להיות ביעילות. זהה את פליטי רשימת המטלות המודגשים למטה וחתוך אותם מהרשימה שלך.תמונה מאתcliff1066.
רשימת המטלות שלך אינה מגרש מזבלה: אתה לא אמור להשתמש ברשימת המטלות שלך בתור אזור לכידת מחשבות/סערת המוח שלך. לכידה בכל מקום - לרשום את כל המחשבות התועה, פיסות המידע והרעיונות שלך - היא הרגל מצוין, אבל אם אתה תופס ישירות לרשימת המטלות שלך אתה זורק את עצמך מתחת לאוטובוס עוד לפני שאתה מקבל את שרוולים מופשלים. רשימת המטלות שלך חייבת להישאר נפרדת מכל תהליך הלכידה שבו אתה משתמש. עברו על הרשימה שלכם והמירו את הפריטים ה"זרוקים" לפעולות השייכות לרשימת המטלות שלכם או הסר אותם.
רשימת המטלות שלך היא לא רשימת משאלות: אל תכניס לרשימת המשאלות שלך דברים שאתה רוצה לעשות. אתה צריך ליצור קשר עם שני לקוחות חשובים לפני סוף שבוע העסקים לגבי פרויקטים שאתה עובד עליהם? זה ערך ברשימת מטלות. זה צריך להיעשות. אתה רוצה לעצב את החצר האחורית שלך כדי להיות ידידותית לפרפרים ולציפורי בר? זו משאלה, לא משימה הכרחית. אלא אם כן זה סוף השבוע שאתה מתכנן להתחיל בפרויקט גן הפרפרים ויש לך משימה קונקרטית לעשות - לקנות זרעי פרחי בר מקומיים ולשתול אותם - אז זה לא שייך לרשימת המטלות שלך.
העניין הוא לא שאסור לך לקבל משאלות ותכנון לא קריטיים, הדברים האלה חשובים, העניין הוא שהם לא שייכים לרשימת המשימות המיידית שלך. החנו אותם ברשימת "יום אחד-אולי", רשמו אותם בכרטיסי אינדקס ושימו אותם בקופסת מתכונים שאתם שולפים פעם בחודש כדי לעיין ברשימת המשאלות שלכם, אך אל תאפשרו אותם ברשימה הפעילה שלכם. רשימת המטלות שלך לא מיועדת לחלום בהקיץ על גני פרפרים, אלא לתקוף ללא רחם דברים שצריך לעשות בהווה כדי שתוכל להנות מלהכניס לגינה שלך בעתיד.תמונה מאתאנטוניו מצ'אדו.
רשימת המטלות שלך אינה מיועדת למשימות מעורפלות: לעולם, לעולם, תכניס לרשימת המטלות שלך "משימה" שהיא לא משהו שמישהו אחר יתקשה לאסוף את הרשימה שלך ולבצע בהתבסס על הערך. "דברי מחשב", "נקה" ו"אימייל לביל" הם מעורפלים ואינם מומרים בקלות לפעולה. אם עמיתך לעבודה היה צריך להשתלט על רשימת המטלות שלך לאותו היום בגלל שנעדרת, איך בדיוק הם היו מסיקים מה הם היו אמורים לשלוח בדוא"ל לביל? אל תסמוך על הזיכרון שלך כדי להשלים את החסר ברשימת המטלות שלך. לא רק שזה תרגול רע - הזיכרון אינו מושלם - אלא שזה בזבוז זמן שלך. אתה לא צריך להקדיש 1-2 שניות לזכור בדיוק על מה אתה הולך לשלוח דוא"ל לביל בכל פעם שאתה מסתכל ברשימת המטלות שלך. רשימת המטלות שלך צריכה להכיל רק פריטים שניתן לפעול עליהם באופן מיידי וברור. "שלח אימייל לחשבון לגבי דוחות ההוצאות עבור תיק מינג ובקש עותקים של החזרים מלקוחות" היא משימה ברורה ומישהו שעוזר לך יכול לבצע. עברו על רשימת המטלות שלכם והבהירו את כל המשימות המעורפלות.
רשימת המטלות שלך לא מיועדת למוטיבציה: רשימת המטלות שלך אינה כלי מוטיבציה. אל תשים עליו משימות קלות רק כדי לסמן אותן. אל תשים שם משימות מעורפלות הקשורות להרגל כמו "פעילות גופנית" או "שתה שמונה כוסות מים ביום". פעילות גופנית ושמירה על לחות טובה הן חשובות, בטח, אבל הן אינן משימות יומיומיות קריטיות וחשוב מכך הן מדללות את כוחה של רשימת המטלות שלך. אתה צריך להרגיש בטוח שכאשר אתה מסתכל על רשימת המשימות שלך אתה מסתכל על רשימה של פעולות הבאות יעילות המהוות ניצול יעיל של הזמן שלך. אתה רוצה לשמור את המשימות ברשימה שלך מיידיות וחשובות. אתה לא רוצה ששום חלק במוח שלך יחשוב שהרשימה היא מטומטמת, שזה לא עסק רציני. אתה כותב דברים כי אתה רוצה לעשות את זה בצורה קונקרטית ומוחשית, לא כי אתה אוהב להסתכל על פיסת נייר ולזכור איך אין לך מספיק זמן בשבוע העבודה שלך כדי ללכת לחדר כושר.תמונה מאתמייקבירד.
רשימת המטלות שלך היא לא בית קברות למשימות: יותר מכל, אל תשאירו שם משימות כדי להשהות מוות איטי בזמן שאתם מרגישים אשמה על כך שלא ביצעתם אותן. אם משימה הייתה ברשימת המטלות שלך במשך תקופה ממושכת והיא לא בוצעה ואף אחד לא פיטר אותך, גינה את הבית שלך או הוריד את הכלב שלך, סביר להניח שהמשימה לא הייתה חשובה מלכתחילה וזה בהחלט לא נהיה דחוף יותר. לאף אחד מאיתנו אין מספיק זמן לעשות את כל מה שאנחנו רוצים לעשות. אין טעם להשאיר משימות פרהיסטוריות ברשימה שלך כדי לערבב ללא מטרה. עצה זו אולי נראית כל כך ברורה שהיא כואבת, אבל אנשיםלִדבּוֹקלמשימות מיושנות כמו חצייתן מבלי לבצע אותן זה בגדר כישלון. לדעת מתי משהו לא חשוב ואינו שווה את האנרגיה הפיזית והנפשית שלך חשובה בדיוק כמו לדעת מתי הגיע הזמן להתחייב למשימה.תמונה מאתהחרב של פג'וריאן.
אם תקדיש את הזמן לעבור על רשימת המטלות שלך תוך התחשבות בסכנות הרשימה לעיל, בוודאי תמצא לפחות קומץ - אם לא הרבה, הרבה יותר - משימות ששייכות למקום אחר, אינן משימות ב- כולם, או התבגרו כל כך שהם רוצים פרישה. רשימת המטלות שלך היא לא רק רשימה פשוטה - זו התחייבות שאתה לוקח לעצמך לעשות דברים ולהיות אדם פרודוקטיבי. קח את הזמן היום כדי לגזום את הרשימה שלך ולוודא שהמשימות שלך הן החשובות שאתה צריך להשקיע בהן את האנרגיה שלך.
יש לך כלל אצבע או טריק מועדף לקיצוץ רשימת המטלות שלך? בואו לשמוע על זה בתגובות.
