כשאתה אוהב את Dropbox כמונו, אתה מתחיל לסנכרן עוד ועוד דברים. ככל שאתה מסנכרן יותר דברים, כך קשה יותר לארגן אותם. הנה דרך פשוטה למיין במהירות ולהישאר מאורגן על פני מספר מחשבים, Windows, Mac או Linux.
אנחנו הולכים לעסוק כאן בשני דברים: ארגון וסנכרון. הארגון הוא החלק הגדול, מכיוון שזה מסתמך בעיקר עליך (בעוד שהסנכרון מסתמך כמעט כולו על דרופבוקס). תחילה נטפל בארגון, ולאחר מכן נסתכל על כמה מהבעיות שאתה עלול להיתקל בהן בעת סנכרון כמעט כל מה שאתה עושה במחשב שלך. בעוד שעליתי על רעיונות ארגוניים אלה באמצעות Dropbox, רבים יכלו להחיל באופן אוניברסלי על כל מערכת קבצים מודרנית. חלקם ידרשו Dropbox, אבל אתה עדיין יכול להשתמש ברוב הרעיונות הארגוניים האלה בלעדיה.
המבנה
הסמלים המקסימים ששימשו למעלה שכולם סקרנים לגביהם שייכים למשפחת פלוררי, נוצר על ידי ההאיקונפקקטור.Dropbox מתחיל אותך עם חבורה של תיקיות, ובמקום לשנות חבורה של דברים אנחנו הולכים לשמור על סדר על ידי בנייה על זה. לפני שנצלול פנימה, בואו נסתכל על התיקיות שתרצו שיהיו בדרופבוקס שלכם. ברגע שיש לך אותם, נדון כיצד להשתמש בהם.
המזבלה
המזבלה
פרויקטים
מסמכים
תיקיית הגמיש שלך
יישומים
סרטים
מוּסִיקָה
תמונות
תיקיות משותפות
בסדר, בואו נתחיל!
אד. הערה: אם, לאחר בדיקה, מבנה התיקיות של אדם לא מרגיש לך נכון, אולי תרצה לשקול גם את זה של ג'ינהמבנה הארגון של My Documents.
המזבלה והמזבלה
אנחנו לא מושלמים. כמו דיאטות רבות, מערכות ארגוניות מצפות מאיתנו פשוט לרסן את הפגמים שלנו כדי לשפר את עצמנו.יש לך מלאי מוגבל של כוח רצון, אז איך אתה מארגן צריך להכיר בכך. The Dump עוסקת בכל מקום לחוסר השלמות שלך. אתה צריך תיקיית עבודה שבה אתה יכול פשוט לשמור דברים באופן שרירותי. החל מהיום הראשון של השבוע שלך, כל מה שאתה יוצר נשמר ב-The Dump. זה לא משנה איזה סוג קובץ מדובר או לאיזה סוג פרויקט הוא מיועד - אם הוא שייך לשבוע העבודה הנוכחי, הוא שייך ל-The Dump. אם אתה מצלם הרבה צילומי מסך, שנה את המיקום של צילומי מסך אלה ל-The Dump (הנה איך לעשות את זה עם תפוס מסך ברירת המחדל של OS X). לא משנה מה אתה יוצר ואיזה נכס אתה משתמש כדי ליצור אותו, ודא שזה המקום אליו הם הולכים קודם.
כשתגיעו לסוף שבוע העבודה, הגיע הזמן להתארגן. אתה צריך רק להקדיש בערך 15-20 דקות כדי לעבור במזבלה ולהחליט מה לעשות עם הכל. השבוע הגעתי ל-145 פריטים והצלחתי למיין אותם תוך כעשר דקות, אז אל תדאג לגבי כמה זמן רשימת הקבצים הזו תתארך. אם תתחיל ברישום הכל ב-The Dump לפי סוג קובץ תוכל להתחיל לחתוך את השומן ביתר קלות.
ראשית עברו ומצאו דברים ששמרתם ב-The Dump שאינכם צריכים יותר ומחקים אותם. לאחר מכן, בחר את הקבצים שאתה לא ממש מוכן לזרוק ושם אותם בתיקייה שנקראת The Landfill. המזבלה קיימת כך שאינך צריך לבזבז זמן בהתלבטות האם עליך לשמור קבצים מסוימים או לא, ואם כן, היכן לשים אותם. פעם בחודש תצטרך להקדיש זמן לניקוי המזבלה, אבל מרחק של חודש מרוב הקבצים ה"אולי" שלך ייתן לך פרספקטיבה טובה יותר לגבי האם אתה צריך לתייק אותם או לזרוק אותם. רוב הקבצים במזבלה יימחקו או יקברו במזבלה בסוף שבוע העבודה. לאחר שתעבור את אלה, תגלה שיש לך קומץ קבצים אחרים שאמור לקחת לך רק כמה דקות למיין. מיין אותם והמזבלה מוכנה לצאת לשבוע הבא.
שתי התיקיות האלה - המזבלה והמזבלה - יהיו החלק החשוב ביותר באיך לשמור דברים מאורגנים בדרופבוקס שלך מכיוון שהן מאפשרות לך להיות קצת עצלן, אבל חשוב לא פשוט לתת להכל לזרום או שתהיה המום כפי שזה קורה בהמשך שבוע העבודה. כאשר אתה עובד על משהו חדש, גם אם אתה חושב שזה עשוי לדרוש רק קובץ או שניים, צור תיקיה חדשה בתוך The Dump שתכיל אותה. אל תעשה מאמצים להשקיע זמן בארגון ה-dump, אבל בהחלט הקדיש שנייה לשמור קבצים דומים יחד כדי שתוכל לעבור דרך The Dump במהירות בזמן שאתה עובד.
פרויקטים ומסמכים
פרויקטים ומסמכים הם המקום שבו תשמור את רוב העבודה שלך. פרויקטים צריכים להיות מורכבים מפרויקטים פעילים שאתה עובד עליהם. אתה יכול פשוט לשמור תיקיות פרויקט בודדות בפנים (למשל, בלדת רוק חדשה, מסה על תותים, תמונות חתונה של ג'ונסון לאלבום וכו') או ליצור תת-מבנה של סוגי פרויקטים אם אתה עושה הרבה דברים שונים (למשל פרויקטי אודיו, פרויקטי וידאו, פרויקטי צילום). הדבר החשוב הוא שהתיקיה הזו מכילה רק קבצים לפרויקטים ארוכי טווח שאתהעובדים על(כמו בדברים מחוץ להיקף שבוע העבודה הנוכחי, מכיוון שהקבצים האלה נדחקים ל-The Dump). אני מוצא שזה עוזר לשמור את רשימת המטלות שלי כאן גם כן. אני משתמש ביישום מקסים מדהים שנקראנייר משימותושמור את רשימת המשימות לפרויקט שלי בשורש התיקיה Projects. אתה יכול להשתמש בכל מה שאתה רוצה עבור המטלות שלך, אבל אם אתה צריך לשמור קובץ פיזי איפשהו, תיקיית הפרויקטים היא מקום נהדר לשים אותו.
איפה Projects הוא שלךפָּעִילתיקיית עבודה, מסמכים היא שלךרָדוּםתיקיית עבודה. שקול מסמכים שימושיים לשני דברים: מסמכים סטטיים שאולי תרצה להתייחס אליהם או להשתמש בהם יותר מפעם אחת (כמו תמונות מלאי, טפסים וכו') ופרויקטים גמורים שברצונך לאחסן מתיקיית הפרויקטים שלך. ארגן מסמכים איך שתרצה, אבל אל תכניס בו שום דבר שאתה הולך לשנות. בעוד הפרויקטיםומסמכיםתוויות עובדות טוב בשבילי, תהיה לך נקודה טובה אם תטען שהם לא אינטואיטיביים. התוויותפָּעִילוארכיוןאולי יעבוד קצת יותר עבור חלק, אבל בחר מה שמתאים לך. כמו בכל המתואר כאן, זהו רעיון ארגוני, לא פרדיגמה. אין באמת פרדיגמות - רק מערכות שעובדות בשבילך ומערכות שלא.
תיקיית הגמיש שלך
מכיוון שאין דבר כזה פרדיגמה ארגונית, שום מערכת רחבה כזו לא יכולה להסביר את הצרכים הספציפיים שלך אלא אם כן היא מספקת גמישות כזו. כאן נכנסת לתמונה ה-Flex Folder שלך. רוב הסיכויים שיש לך משהו בחייך שרק צריך להתקיים מחוץ לדליים הגדולים שמרכיבים את רוב הדרופבוקס שלך. בשבילי זו תיקייה שנקראת כתיבה. אני אוהב לכתוב, ולכן זה לא נעצר בפוסטים של Lifehacker. אני כותב סיפורים קצרים, תסריטים, רעיונות, או באמת כל דבר שבא לי לכתוב. זה מצטבר מהר ומצאתי שזה עוזר להחזיק את הכל במקום אחד, בנפרד מכל שאר הדברים שאני עושה. כתוצאה מכך, תיקיית ה-flex שלי היא תיקיית כתיבה ייעודית.
הסיבה שזה נחוץ היא כי תיקיית ה- Flex שלי היא סוג של שילוב בין פרויקטים פעילים ומסמכים בארכיון. כל מה שאני שומר בתיקיית הכתיבה שלי יכול בסופו של דבר להישאר שם ללא נגיעה ללא הגבלת זמן או יכול להיות מאוד פעיל. הבעיה היא שאני לא יודע לאיזו קטגוריה כל כתבה תיפול. כתוצאה מכך, קיום תיקיית Flex לכתיבה מאפשרת לי לארגן את המסמכים האלה עם הגמישות הנוספת הזו. אם אתה עושה כל סוג של עבודה שלא מאפשר לך להחיל את המבנה הפעיל/ארכיון, תיקיית Flex היא לעתים קרובות התשובה.
יישומים
מכיוון שאנו מסנכרנים את כל התיקיות הללו בין מספר מחשבים, קל להגיע למכונה שדורשת יישום מסוים שאינו מותקן. אמנם זה לא כל כך קשה להוריד את מה שאתה צריך באינטרנט, אבל זה מעצבן להפסיק את העבודה שלך כדי לחפש את האפליקציה שאתה צריך, לחכות להורדה ואז לחזור לעבודה. אם אתה מרוכז ונמצא באזור, אתה רוצה למזער את הבעיות האלה ככל האפשר. שמירת מתקינים עבור יישומים נפוצים (או אפילו יישומים ניידים שאתה מפעיל ישירות מתיקיית Dropbox שלך) בתיקייה מסונכרנת תעזור לך לעשות זאת. אמנם אתה לא מתכוון לשמור כאן מתקינים גדולים (כמו פוטושופ, למשל), אבל זה מקום נהדר עבור מתקינים קטנים יותר עבור אותם יישומים וכלי עזר שאתה לא יכול לחיות בלעדיהם. כבונוס נוסף, אם אי פעם תצטרך לשתף אפליקציה עם חבר, תוכל לעשות זאת ישירות מהדרופבוקס שלך.
סרטים, מוזיקה ותמונות
אם אתה משתמש בחשבון Dropbox בחינם ושורד על ידי הפניות, רוב הסיכויים שלא יהיה לך מספיק מקום לסנכרן את המדיה העשירה שלך. עם זאת, אם אתה משלם עבור חשבון של 50GB או יותר, Dropbox יכולה לעשות עבודה מצוינת בטיפול במדיה שלך. (Dropbox מציעה תוכנית של 50 ג'יגה-בייט ב-$100 לשנה ותוכנית של 100 ג'יגה-בייט ב-$200 לשנה.)
סרטים ותמונות שניהם די פשוטים, מכיוון שניתן לארגן אותם בדרכים דומות. לפני כשנה נמאס לי מ-iPhoto והחלטתי לנסות משהו אחר. משהו אחר היה מבנה תיקיות מסודר לתמונות שלי, ויתר על כל יישום ממשי שיעזור לי. Dropbox הפכה לשותף מושלם מכיוון שהיא סיפקה גיבוי אוטומטי של כל התמונות שלי. יש לי אוסף תמונות עצום, אבל לארגן את זה לא היה כל כך קשה כי אתה פשוט צריך להסתכל על תיקיית התמונות שלך באותו אופן שבו אתה מסתכל על ניהול התמונות שלך ביישום ניהול תמונות: מאורגן לפי אלבומים. הבעיה היא שמדריך לא מסודר איך שאתה רוצה, אלא על סמך קריטריונים מסוימים. בדרך כלל אתה הולך לארגן את הקבצים שלך בסדר אלפביתי. כדי להבטיח שאלבומים דומים יישארו ביחד, אתה יכול פשוט להוסיף תג בחזית שם התיקיה. לאירועים, הוספתי חותמת תאריך (למשל, 2018-09-21). לפורטרטים של אנשים הוספתי את התג PEOPLE. תיקיות המכילות טפט הוצמדו מראש עם WALLPAPER. הרעיון הוא די בסיסי אבל זה עוזר לשמור על הכל מסודר יפה. אותה שיטה עובדת היטב גם עבור קטעי סרטים.
המוזיקה נעשית קצת יותר קשה מכיוון שרבים מאיתנו משתמשים ב-iTunes, או משהו דומה לזה, כדי לעבוד עם המוזיקה שלנו. הבעיה עם סנכרון iTunes עם Dropbox היא לא כל כך שמירת קבצים מסונכרנים אלא שמירת קובץ ספריית iTunes שלך מסונכרן. אם יש לך iTunes פתוח ביותר ממחשב אחד בו-זמנית, תתקל בבעיות. אמנם יש דרכים אחרות לעשות זאת, אבל אחד הפתרונות הקלים ביותר הוא להשתמש גם בתוכנת סינכרון iTunes כמוMediaRoverשיטפל בסנכרון של קובץ ספריית iTunes שלך כך ש-Dropbox לא תתבלבל. לחלופין, אתה יכול פשוט להיות חרוץ ולוודא שאתה תמיד סוגר את iTunes כשתסיים כך שלעולם לא תהיה בעיה, אבל זה דורש ממך הרבה ויכול להיות דרך מסוכנת ללכת בה. אלא אם כן נגן המוזיקה שלך לא משתמש בקובץ מסד נתונים או שאתה פשוט לא משתמש באחד בכלל, סנכרון המוזיקה שלך עם Dropbox עשוי להיות קצת יותר עבודה ממה שאתה מוכן לעשות. זו משימה אחת שאולי תרצה לשים בצד עד שתגיע אפשרות פשוטה.
של דרופבוקסתכונת תיקיות משותפותזה ממש נהדר - במיוחד אם אתהצריך אלטרנטיבה ל-Drop.io שהושבת כעת- אבל ברגע שאתה מתחיל לשתף חבורה של תיקיות עם אנשים, זה יכול להיות קשה לניהול. הפתרון פשוט מאוד: שים את כל התיקיות המשותפות שלך במקום אחד. זה אולי נראה קצת מובן מאליו, אבל זה משהו שאתה רוצה להרגל לעשות לפני שהם מתחילים להצטבר. זה נהדר להיות מסוגל לשתף קבצים בקלות עם עמיתים לעבודה, חברים ובני משפחה, אבל כשהם מבלבלים את ה-Dropbox או הולכים לאיבוד במבנה הארגוני שלך, הם בסופו של דבר הם יותר צרות מאשר תועלת. התגבר על הבעיה עם מיקום יחיד עבור תיקיות משותפות ולא תהיה לך הבעיה בכלל.
התאם אישית והיה גמיש
אני מתמודד עם יותר קבצים (וסוגים שונים של קבצים) מהאדם הממוצע, וזו מערכת שעבדה ממש טוב בשבילי. זה בערך אידיאלי ומושלם ככל שיכולתי לבקש וזה מקל על חיי בכל יום. עם זאת, אתה לא אני. אתה עושה דברים שונים, יש לך כישרונות ופגמים שונים, ויכול להיות אדם שונה מאוד. אם אתה רוצה ליישם את המערכת הזו, הדבר הראשון שעליך לעשות הוא להעריך את כל הספקות שיש לך. רוב הסיכויים שרוב הרעיונות האלה יכולים לעזור לך להישאר מאורגן ופרודוקטיבי על פני המחשבים המרובים שלך, אבל רק אם אתה משקיע הרבה מעצמך בדרך שבה אתה מיישם אותם. ייתכן שההגדרה הזו לא תעבוד עבורך בדיוק כפי שהיא, אבל נסה אותה בצורה המתאימה ביותר לצרכים שלך.
אם יש לך הצעות לשיפור המערכת שלי או סתם רוצה לשתף איך גרמת לה לעבוד בשבילך, בוא נשמע את זה בתגובות!
