כיצד להשתמש ביעילות במשיבי דוא"ל אוטומטיים מבלי להיות מעצבנים
אף אחד לא אוהב לקבל תגובה אוטומטית למייל שלו. זה מתסכל עבור כל אחד להקדיש את הזמן ליצירת הודעה ולגמור להידחק לתסריט מחשב. עם זאת, לפעמים מגיבים אוטומטיים שימושיים ויש להם את מקומם. הנה איך להשתמש בהם ביעילות כדי שתעביר את המסר שלך מבלי להיות מעצבן.
הימנע מהמובן מאליו
התגובה האוטומטית שלך תהיה בטוחה לעצבן אם היא מספרת לנמען משהו שהוא כבר יודע או יכול בקלות להניח. הנה כמה ביטויים שתרצו להימנע מהם:
קיבלתי את המייל שלך- זו, משום מה, אמירה פופולרית בתגובות אוטומטיות. קודם כל, זה לא נכון כי אם היית מקבל את זה היית מתעלם מזה או מגיב עד עכשיו ברוב הנסיבות. מחשב קיבל את זה ויעביר לך אותו ברגע שיהיה לך זמן. גַם,בָּרוּרזה קרה.
אקרא את המייל שלך בהקדם האפשרי- אלא אם כן אתה מספק מסגרת זמן מסוימת ויש לך סיבה טובה לעשות זאת, אל תעשה זאת. כמה שיותר מהר זה פחות או יותר כשכולם מגיבים למיילים. זה משהו שאתה יכול להשאיר בחוץ.
תודה על הודעתך- אלא אם כן אתה מודה לרוב האנשים שפונים אליך פשוט על שהקדשת מזמנך לעשות זאת, עליך להשאיר זאת בחוץ. רוב הסיכויים שאתה לא אסיר תודה בכלל, בהתחשב בתיבת הדואר הנכנס שלך כל כך מלאה, אתה כנראה לא קורא חצי ממנה, ולכן זה יכול להיראות די מופרך בתגובה אוטומטית. למרות שזה אולי נראה נחמד, סביר יותר שזה יעצבן מיד.
נא לצפות לתגובה תוך 24-48 שעות- זה לא תמיד מעצבן. אם אתה צוות תמיכת לקוחות זה באמת מועיל. עם זאת, סביר להניח שלא, ולכן זה פשוט די מוזר. זה טוב להגדיר ציפיות אבל אם אתה יכול להגיב במסגרת זמן כל כך ספציפית אתה כנראה לא צריך מגיב אוטומטי מלכתחילה. אם אתה המום, אתה גם לא רוצה להציב ציפיות שאתה לא יכול לעמוד בהן. אם אתה צריך לספק מסגרת זמן, עדיף להיות קצת פחות ספציפי (למשל "ייקח לי כמה ימים יותר מהרגיל להגיב")
פנייה לטבעו הטוב של הנמען
לא היית צריך תגובה אוטומטית אם לא היית כל כך עסוק ונואש, נכון? אז תעביר את זה ותגרום לאנשים להבין את מצוקתך. אם אתה כל כך המום מהעבודה - או לפחות מתיבת הדואר הנכנס שלך - שאתה לא יכול להגיב לדוא"ל בזמן, או לפעמים בכלל, אז אמור זאת. הודעה כזו יכולה להיות יעילה:
תיבת הדואר הנכנס שלי מלאה מאוד כרגע והעבודה מכריעה להפליא. בזמן שאני עושה את מירב המאמצים להגיב לכל ההודעות בזמן, אהיה איטי מהרגיל בשבועות הקרובים. תודה על הסבלנות וההבנה.
זה קצת רשמי, אז אם אתה הטיפוס היותר מזדמן אז המשך לקרוא!
השתמש בהומור
שום דבר לא מוחק הרגשה רעה כמו קצת הומור. כאשר אתה מרגיש מוטרד, מתוסכל, או כל סוג של שלילי, צחוק טוב או אפילו חיוך יכולים לעודד אותך. זו הסיבה שיצירת תגובה אוטומטית עם מעט הומור יכולה להרתיע את השנאה שהיא מעוררת באופן אוטומטי. הנה דוגמה שנתקלתי בה בהערות בבלוג של ג'יימס אלטוצ'ר(מהמשתמש mypaisa):
הגעת אליי בהצלחה. עם זאת, אני נורא מגיב למיילים. היה סמוך ובטוח, קראתי את הודעתך, ואולי תקבל ממני תגובה ביום עד העשור הבא או לא. אני מבין שזה יכול להוביל לפספוס הזדמנות עבורי. אם אתה חושב שזה חשוב מכדי שאוכל לוותר, אנא שלח מייל לאשתי, ואם היא מוצאת את ההודעה חשובה, היא לא תשכב איתי עד שאענה לך.
זה עובד כי זה קליל וחכם. זה אומר לנמען שנפח הדוא"ל שלך גדול באופן בלתי סביר ואתה גרוע בטיפול בו ובמקביל (בתקווה) גורם להם לחייך. זה בערך הטוב ביותר שאתה יכול לקוות לו כאשר אתה משתמש בטקטיקה פחות אידיאלית כמו מגיב אוטומטי.
היה קצר ולעניין
התמציתיות היא החבר שלך בעת כתיבת מיילים, וזה לא יכול להיות נכון יותר עם מגיבים אוטומטיים. כאשר אנשים מקבלים תגובה שהם אפילו לא רוצים לקרוא מלכתחילה, אתה יכול להסיר חלק מהכאב על ידי ביצוע קצר. הדוגמאות לעיל מדגימות את מידת הקיצור הרצויה. בעיקרון, אתה מחפש לכתוב על שלושה משפטים שמעבירים את שלושת הדברים הבאים:
שאתה שולח תגובה אוטומטית
למה אתה שולח את זה
למה על הנמען לצפות כתוצאה מכך (ואיזו פעולה עליו לנקוט אם אתה, למשל, בחופשה ורוצה שייצור קשר עם מישהו אחר)
זה באמת כל מה שאתה צריך. אם אתה משיג את זה, עשית את העבודה שלך. זה כבר הרבה פחות מעצבן בזכות הקיצור שלו. אם אתה יכול לערער על אופיו הטוב של הנמען או להצחיק גם אותו, אז אולי באמת תהיה לך תגובה אוטומטית שמישהו כמעט נהנה ממנה. למרות שעדיף להימנע משימוש במגיבים אוטומטיים בכל הזדמנות אפשרית, יש מקרים שבהם אתה צריך להשתמש בהם. כל עוד אתה מקפיד ליצור מסר שאינו מגעיל, הם לא יהיו כל כך גרועים אחרי הכל.
טיפ בונוס: הגדר תגובה אוטומטית מושהית
יש לנוהזכיר את הטיפ הזה בעבר, אבל כדאי לחזור על זה. קווין רוז, שללא ספק מוצף במיילים, הקים משהו שהוא מכנה מסנן פשיטת רגל באימייל. לפעמים למרות מאמצינו, אנחנו מפספסים הודעות שאנחנולַעֲשׂוֹתדואגים. הוא מציע להגדיר מגיב אוטומטי שיפעיל את ההודעה הזו (או משהו דומה לזה) לאחר שבועיים:
האימייל שלך (למטה) הוא כעת בן 14 ימים ולא נפתח. כדי למזער את הצטברות האימייל הדוא"ל שלך הוכנס כעת לארכיון. אם אתה עדיין צריך תגובה פשוט השב בחזרה ואתה תתווסף אוטומטית לתור העדיפות. תודה לך.
זו לא התגובה האוטומטית הכי חביבה בעולם, שכן היא בעצם מעידה על כך שההודעה של הנמען אולי לא הייתה חשובה, אבל זו גם דרך טובה להתנצל על החמצת מייל שעלול להיות שווה, כמו גם להציע אמצעי לתקן את המצב. אם אתה פשוט לא יכול לעמוד בקצב של מספר ההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך, זו עשויה להיות דרך טובה לטפל בבעיה.
