Microsoft Office 2010 עומד לצאת, ואתה לא בטוח אם אתה צריך לשדרגאו עבור ל-Google Docs. אבל האם שקלת להשתמש בתכונות הטובות ביותר של שניהם ביחד? היום נסקור איך לעשות בדיוק את זה.
להלן נפרט מתי Google Docs הוא כלי טוב יותר למשימה מאשר Office (ולהיפך), נדגיש שיטות לשמירה על סנכרון מסמכי ה-Office שלך עם Google Docs באינטרנט, כך שתוכל ליהנות גם מגישה לא מקוונת לשולחן העבודה וגם מגישה מקוונת מכל מקום, וכן יוֹתֵר.
מתי כדאי להשתמש ב-Google Docs לעומת Office?
אם אתה משתמש גם ב-Google Docs וגם ב-Microsoft Office, ברור שיש הרבה חפיפה בתכונות, אז זה טוב לדעת את החוזקות של כל אפליקציה במקום להשתמש רק באחת או אחרת.
Google Docs
החוזק הגדול ביותר של Google Docs הוא שיתוף פעולה במסמכים, עם עריכה בזמן אמת למספר משתמשים בו-זמנית. מכיוון ש-Docs עוקב באופן מקורי אחר גרסאות, אתה יכול לראות בדיוק מה השתנה, או לחזור לגרסה ישנה יותר. אם יש לך מסמך שצריך להתעדכן כל הזמן, כמו גיליון אלקטרוני העוקב אחר מטרה משותפת, עליך ליצור את המסמך הזה ב-Google Docs. אם עדיין לא ניסית את זה, כדאי לך לנסות את התכונה החדשה של Drawings - זו דרך מושלמת לשמור על תרשימי זרימה ודיאגרמות מסונכרנות עם כולם.
הבעיה עם Google Docs היא שהוא מחייב אותך להיות מקוון כל הזמן, אינו תומך ברבים מהפורמטים והפונקציות המתקדמות יותר, אינו תומך עדיין בכל סוגי קבצי Office, ואינו מאפשר העלאת קבצי Office גדולים— קצת שובר עסקות אם אתה עובד בסביבה משרדית עם גיליונות אלקטרוניים או מצגות גדולים באמת.
Microsoft Office
הסיבה הגדולה ביותר להשתמש ב-Microsoft Office היא, באופן טבעי, תמיכה לא מקוונת מושלמת בכל רחבי הלוח. אתה יכול להשתמש בכל תכונה ואפשרות עיצוב זמינה, לעבוד עם קבצים גדולים, וזה הסטנדרט. הבעיה היא חוסר בכלי שיתוף פעולה מעולים אם לא מתחשק לך להגדיר שרת SharePoint, והתכונות החדשות של Office Web עדיין רחוקות מלהתאים ל-Google Docs.
שימוש ב-Microsoft Office + Google Docs
הפתרון הפשוט הוא להשתמש ב-Microsoft Office כדי לערוך או ליצור קבצים שישמשו בעיקר במצב לא מקוון, ולהשתמש ב-Google Docs כדי לשתף ולערוך קבצים הדורשים שיתוף פעולה עם אחרים. לדוגמה, אם היה לך גיליון אלקטרוני שעוקב אחר בקשות שירות לקוחות, Google Docs הוא מקום מושלם עבור כולם לעקוב אחר שינויים באינטרנט, אבל אם אתה עובד על מסמך מפרט, אתה יכול ליצור אותו במצב לא מקוון ב-Microsoft Office, ולשתף אותו רק כשתסיים.
השתמש ב-Offisync כדי לערוך את Google Docs ב-Microsoft Office
אם אתה רוצה להשתמש ב-Google Docs כדי לשתף פעולה ולשתף מסמכים עם אחרים, אבל מעדיף להשתמש ב-Microsoft Office כדי להרכיב את המסמכים בפועל, הפתרון הטוב ביותר שלך, כרגע, לפחות, הוא להשתמש ב-תוסף OffiSync עבור Microsoft Officeכדי לפתוח ולשמור מסמכים ישירות ב-Google Docs. בשלב מסוים בעתיד, גוגל תספק פלאגין משלהם,דוקורס, זה יעשה הרבה מאותו הדבר, אבל בינתיים OffiSync עובד מצוין.
מה שהופך את OffiSync למצוין הוא שברגע שפתחתם מסמך מ-Google Docs, כל שמירה תתעדכן אוטומטית בחזרה לעותק המשותף - הכל פשוט עובד בלי הרבה מהומה. אתה יכול גם לשתף את המסמך שלך, להקצות הרשאות, או אפילו להקיש על חיפוש Google כדי להוסיף אלמנטים למסמכים, ואם תרצה לעבור לשימוש בעורך המקוון, תוכל לעשות זאת בקלות מתפריט השיתוף. אתה יכול גם לתפעל תיקיות ישירות מתיבת הדו-שיח של פתיחה או שמירה, דרך שימושית מאוד לשמור על הפרויקטים שלך מאורגנים.
הבעיה האמיתית היחידה שמצאתי עם OffiSync היא שאתה צריך להיות מקוון כדי לפתוח מסמך, אז בזמן שאתה יכול לפתוח מסמך ואז להתנתק מהאינטרנט, אם הייתנאלץ לאתחל מסיבה כלשהי, יהיה לך מזל עד שתוכל להתחבר שוב. יש פיתרון פשוט לזה, כמובן - פשוט שמור את המסמך בתיקייה מקומית, עשה את העבודה שלך, ואז כשתסיים, תוכל להשתמש בפונקציה Save As מרצועת OffiSync כדי לשמור על המסמך הנוכחי.
לגרסה החינמית של OffiSync יש כמה מגבלות - אם ברצונך לפתוח או לשמור מסמכים בתיקיות Google Sites, או לגשת לקבצים בפורמט Office המקורי, תצטרך לשלם עבור גרסת הפרימיום. גרסת הפרימיום מגיעה גם עם כמה תכונות של שיתוף פעולה בזמן אמת, מה שמנחה אותך ב-Office בכל פעם שקובץ שאתה עובד עליו השתנה, ומאפשר לך להציג או למזג את השינויים. במחיר של 12 דולר לשנה או 30 דולר לכל החיים, זה לא נורא יקר, כך שאם התכונות האלה הן פורצות עסקה עבורך, לפחות זה לא ישבור את הבנק.
שתף קבצים בפורמט Native Office
בכל פעם שתשתף קובץ בגוגל דוקס, הם יומרו לפורמט של גוגל, ולמרות שאתה יכול לבחור להוריד את הקובץ בפורמט של Microsoft Office, לפעמים הפורמט יכול ללכת לאיבוד בתרגום. אם אתה רוצה לשתף את המסמכים עם אחרים אבל גם לוודא שהעיצוב נשמר בצורה מושלמת, אתה יכול להעלות ידנית את הקבצים ב-Google Docs, ולאחר מכן לבטל את הסימון בתיבה של "המר מסמכים, מצגות וגיליונות אלקטרוניים" בזמן שאתה מבצע את ההעלאה .
אם אתה משתמש ב-OffiSync Premium, אתה יכול לערוך את הקבצים האלה ישירות ב-Office, אבל אם לא, המגבלה של טכניקה זו היא שאתה לא יכול לערוך את המסמכים באופן מקוון, וכולם יצטרכו לשתף ולהעלות מחדש קבצים אם מישהו יוצר שינויים כלשהם. אתה גם תקוע לשטח כולל של 1GB עבור כל המסמכים שלך עבור חשבונות Google Apps בחינם.
הבחירה החלופית היא להשתמש בתכונת התיקיות המשותפות של Dropboxככונן "רשת" זולכדי לשתף את הקבצים שלך עם אנשים אחרים. פתרון זה אפילו טוב יותר כאשר אתה מחשיב את כל הסוגים האחרים של קבצי Office שאתה יכול לשתף, כמומסדי נתונים של OneNote, מסדי נתונים של Access, תבניות מסמכים או אוסף של יצירות אמנות לשימוש במסמכים שלך. ומכיוון של-Dropbox יש את אותה תכונת תיקון קבצים שיש ל-Google Docs, לא תצטרך לדאוג לאבד גרסה של קובץ מכיוון שאדם אחר החליף אותה בעותק גרוע.
העלה מסמכי Office ל-Google Docs באקספלורר
במקום להוסיף ידנית כל מסמך בודד ל-Google Docs, אתה יכול להשתמש ב-מעלה DocListיישום, שהוא למעשה יישום לדוגמה שנועד להראות את התכונות ב-API של גוגל, אבל זה עובד די טוב להכנסת המסמכים שלך ל-Google Docs. כל שעליך לעשות הוא להפעיל את האפליקציה, ולאחר שנכנסת לחשבון Google שלך, תוכל לגרור ולשחרר קבצים שברצונך להעלות.
לאחר מכן תוכל לפתוח את המסמכים ב-Google Docs ישירות מהרשימה, או שתוכל להוסיף "שלח ל-Google Docs" לתפריט ההקשר ולהשאיר את אפליקציית ההעלאה פועלת במגש המערכת. תצטרך לוודא שהוא מחובר כדי שזה יעבוד, אבל אם אתה עושה הרבה עבודה עם קבצי Office שאתה מקבל בדוא"ל או אחר, אולי כדאי לשמור על האפליקציה פועלת - אחרת זו דרך מצוינת לייבא אוסף גדול של מסמכים במהירות.
סנכרן את Outlook עם יומן Google ו-Gmail (אופציונלי)
אנחנו מתמקדים היום ב-Google Docs, אבל אי אפשר לדבר על שימוש ב-Google Docs ו-Office מבלי להזכיר לפחות את העובדה שניתן לסנכרן את Outlook עם Gmail ו-Google Calendar גם כן. אתה יכולהגדר את Outlook לגישה ל-Gmail באמצעות IMAPלחוויית הסנכרון המלאה, אובאמצעות POP3אם אתה בעיקר משתמש Outlook. חיבור היומן לגישה לא מקוונת הוא אפילו קל יותר - פשוט התקןGoogle Calendar Syncאם אתה משתמש ב-Outlook, או עיין במדריך שלנוכיצד לסנכרן כל יומן שולחני עם יומן Google.
השתמש בתוספים של Google Apps לשיתוף פעולה טוב יותר
הGoogle Apps Marketplaceנותן לך יישומים שימושיים רבים שתוכל להפעיל עבור תחום Google Apps שלך, כך שתוכל להוסיף עוד יותר אפשרויות שיתוף פעולה להגדרת Google Docs שלך עם אפליקציות פרודוקטיביות כמוGQueues, אמנהל משימות מונחה רשימהבעל אינטגרציה מלאה עם יומן Google ו-Google Apps. אתה יכול להשתמש ב-GBridge כדי להגדיר VPN המשתף קבצים או שולט מרחוק במחשבים שולחניים באמצעות חשבון Google שלך. אם אתה צריך כלי לניהול פרויקטים קבוצתיים,Manymoonמכסה היטב את הפונקציונליות הזו בחינם, או שאתה יכול לבדוק10 האפליקציות המובילות שלנו ב-Google Apps Marketplaceלכלים שימושיים נוספים שניתן לשלב בחשבון Apps שלך.
מה איתך, האם אתה משתמש בשתי חבילות האפליקציות? שתפו עם חבריכם הקוראים בתגובות.
חנון איך לעשותמשתמש ב-Google Docs וב-Office מדי יום. ניתן למצוא את המאמרים הגיקים שלו מדי יום כאן ב-Lifehacker,איך לעשות חנון, ולְצַפְצֵף.
