כולנו עסוקים - או אפילו לפעמים עצלנים - ושוכחים להחזיר טלפון או לענות למייל. זה מוביל לרוב לבעיות ואף יכול להרוס הזדמנות טובה. הנה איך לתקן את הנזק בפעם הבאה שתפיל את הכדור.
אנחנו מקבלים הרבה אימיילים ב-Lifehacker, ואנחנו גם לא זרים לשיחות טלפון. זה כמעט בלתי אפשרי עבורנו לבצע את כל העבודה שלנוולהגיב לכל הודעה שאנו מקבלים. למרות זאת, אני גרוע במיוחד במענה למיילים ושיחות. לטוב או (לעתים קרובות יותר) לרע, המוח שלי נותן עדיפות לתקשורת אחרונה. חלק מהבעיה הוא שאני יודע שחשוב להגיב, ו(בדיוק כמו וויליאם ס. בורוז) לעתים קרובות אני משקיע יותר מדי מאמץ בתגובה. אני אקדיש זמן רב לכתוב מכתב מתחשב או להכין את עצמי לשיחה כדי שאדע היטב. בתפיסה הנוצצת והרומנטית של המוח שלי על תקשורת - שבה אנשים עדיין מחכים שבועיים למכתב - אני איש תקשורת נפלא. במציאות אני פשוט מבאס, אבל זה הוביל ליתרונות מרכזיים אחד: יש לי הרבה ניסיון מעשי בהתנצלויות יעילות.
כאשר אתה זורק את הכדור, התנצל באחריות
כאשר אתה שוכח להגיב לשיחת טלפון או אימייל, רוב הסיכויים שיהיו לך אדם כועס, או לפחות מאוכזב, בידך. אמנם לעתים רחוקות תגרום למישהו לחכות ליד הטלפון או המחשב שלו עד שתגיב (או עד שהזקנה תובעת אותו), סביר להניח שהוא סומך עליך ואתה מאכזב אותו. אמנם אתה יכול להמציא תירוצים כמו "זה הגיע לתיבת הזבל שלי" או "השיחה לא הופיעה בטלפון שלי", אבל אתה יכול להשתמש בשיטה הזו רק כל כך הרבה פעמים. מכיוון שאני למעשה לא מקבל שיחות בטלפון שלי רוב הזמן ומצאתי, מדי פעם, הודעה של מישהו בקופסת הזבל, אני לא אוהב להשתמש בתירוצים האלה אלא אם כן הם נכונים. קודם כל, כשאתה עושה טעות אתה די חייב את זה לאדם השני למען האמת. שנית, אתה מסתכן להישמע כמו שקרן כשאתה משתמש בתירוצים האלה בין אם הם נכונים או לא. הם פשוט ידועים מדי בתור הדרך הערמומית משגיאת תקשורת. זו הסיבה שאתה צריך להיות כנה ולקחת אחריות על הטעות שלך.
אתה צריך להתנצל כנה, אבל זה לא תמיד פשוט כמו להגיד "אני מצטער שלקח לי עשרת אלפים, ארבע מאות שישים ושניים ימים להגיב". בעיני הנמען, אתה לא נורא אחראי. על ידי לקיחת אחריות על המעשים שלך, אתה יכול להראות שאתה לא רע כמו שהם עשויים לחשוב. הנה דוגמה:
קודם כל, אני רוצה לומר שאני ממש מצטער שאני עונה רק עכשיו למייל שלך. אני יכול להיות קצת מפוזר כשהחיים נעשים עמוסים ולאבד את התחושה של דברים חשובים עוד יותר. אני מצטער שהשארתי אותך תלוי כשכבר היית כל כך נחמד ועוזר.
הדוגמה הזו עושה ארבעה דברים: 1) מתנצל על השגיאה, 2) מציין שההתנצלות היא החלק החשוב ביותר בהודעה, 3) מסבירה את המצב בלי להמציא תירוצים מוגזמים, ו-4) מסתיימת במחמאה לכל הדעות. הודעה כזו מראה שאתה לוקח אחריות על השגיאה שלך ושאכפת לך באמת מהנמען ומההתכתבות שלך. מה שאתה אומר ואיך אתה מנסח את זה יהיה תלוי קצת במצב שלך, ואתה לא רוצה להגיד שום דבר שהוא בעצם לא נכון, אבל זו המהות של תגובה מתנצלת שתחזיר אותך לתשובה של הנמען. צד טוב אחרי תקופה ארוכה של שתיקה ברדיו.
כשאפשר, התנצל מראש
כמובן שעדיף פשוט להגיב בפרק זמן של 24 שעות במידת האפשר, אחרת אתה עלול להחמיץ הזדמנות. לדוגמה, תגובה מאוחרת יכולה להוציא אותך מהתמודדות על עבודה. זה יהיה נחמד אם היינו חיים בעולם שבו לא הייתה פרמיה כזו על מיידיות, אבל זו המציאות. אם אתה מרגיש שתתקל בבעיה לעקוב אחר שיחות ומיילים, השב בהקדם האפשרי כדי רק ליידע מישהו שאתה מוצף ושתגובה נכונה תהיה מעט מאוחרת מהרגיל. אם תגדיר ציפיות, תקנה לעצמך זמן נוסף. אולם כאשר כל השאר נכשל, פשוט שמור את ההתנצלות שלמעלה מוכנה כדי לעזור לך לצאת מצרות.
פוסט זה אויר על ידי דנה זמק. בדוקיותר מהקומיקס שלה עם דמויות מקלולעקוב אחריה בטוויטר.
GPS חברתי הוא פוסט קבוע על ניווט ברגעים המביכים והלא נוחים בחיים. אם יש לך בעיה חברתית קשה, אתה רוצה שנתייחס,תודיע לנו!
