יש הרבה סיבות שאולי תרצה לדחות מועדים או לנפח את העבודה שלך כך שהיא תיראה גדולה ממה שהיא עשויה להיות. אולי אתה לא צריך את הלחץ. אולי הבוס שלך ממעיט כל הזמן בעבודה בפועל שכל מה שדורש. כך או כך, אם אתה מוכן לשחק במשחק, אתה יכול להשתלט על עומס העבודה שלך ולא לתת לו לשלוט בך.
זכור את "עקרון סקוטי"
אם אתה לא מעריץ של מסע בין כוכבים, אולי אתה לא מכיר אתעקרון סקוטי, אבל זה די פשוט. כששואלים אותך כמה זמן תארך עבודה, העריכו את הזמן הנדרש להשלמת העבודה, הוסיפו כ-25%-50% על האומדן הזה, והתחייבו לאומדן הארוך יותר. ואז, כשאתה מסירה לפני המועד (או קורה משהו אחר שמוציא אותך, ואתה נאלץ לספק לפי לוח הזמנים במקום קדימה), אתה מחולל נס שבאמת יודע איך לעשות את העבודה.
המטרה כאן היא לא להיות מרושע או לקבל זמן להתפוגג (אם כי, אני מניח שתוכל להשתמש בזה כדי להקל על ימי העבודה שלך), זה לתת לך את הכוח לשלוט בעומס העבודה שלך. ברגע שיש לך שליטה ואינך כפוף לחלוטין לציפיות ולדרישות של הבוס שלך, אתה יכול לתעדף את המטלות שלך כראוי. זה לא משנה איפה אתה עובד או מה אתה עושה, בסופו של דבר אתה תתמודד עם דדליין שאתה פשוט לא מוכן אליו, או בגלל שמשהו אחר בער ולא הספקת להחליף משימות, או כי העבודה על הפרק זכתה לזלזל באופן מסיבי.
עסקה במשלוחים, לא במועדים
כשהייתי מנהל פרויקט, לקוחות היו באים אליי עם תאריך סופי שבו היו צריכים "הפרויקט" להשלים. השאלה הראשונה שלי הייתה כמעט תמיד "בסדר, מה בדיוק צריך להיות מוכן עד אז?" אחרי הכל, פרויקטים מחולקים למשימות ספציפיות ולתוצרים. לדוגמה, מישהו עשוי לרצות את כל הפלטפורמה שלו לפעול עד תאריך X, אבל מה שהם באמת מתכוונים הוא שהוא רוצה להיות מסוגל לבצע בדיקות עד תאריך X. הלקוח שלהם יבדוק בתאריך Y, ושערי ההצפה ייפתחו לכולם בתאריך Z. הניסיון להגיע לאבן הדרך Z עד לתאריך X הוא מתכון לאסון, אבל לעולם לא תדעו את זה אם רק תגידו בסדר ותתחילו לעבוד.
הדרך הטובה ביותר לקנות לעצמך קצת זמן - או להפוך עבודה מסיבית לניהול - היא להתעמק בדיוק מה צריך להיות מוכן עד למועד האחרון, ומה יכול לבוא מאוחר יותר. ככל שתתעסק יותר בעבודות גדולות וסוחפות, המצב יהיה גרוע יותר. תמיד נהלו משא ומתן, ושאלו את הבוס, הממונה, הלקוח, כל אחד, "מה אוכל להגיע אליכם עד המועד האחרון שיתאים לכם?"
שמור את הפרטים לעצמך עד שתישאל
זה אולי נשמע קצת מרושע, אבל ערפול העבודה הנדרשת בפועל היא דרך רבת עוצמה לוודא שיש לך מקום לנשימה. זה עובד רק אם האנשים שאתה מתמודד איתם לא מכירים את העבודה שלך ואיך אתה עושה אותה, ומנהל או מנהל פרויקט מיומן ימצאו דרכים לעקוף את זה (האהוב עלי היה לשאול "כמה שעות עבודה בפועל זה ייקח") ובכל זאת, המטרה היא לשחק על חוסר הידע שלהם כדי לתת לעצמך קצת מקום לעשות את העבודה הכי טובה שאתה יכול ולהתחשב בדברים שאולי לא תוכל לחזות.
אם אתה אומר למישהו ש"בטח, אני יכול להתקין את זה תוך 15 דקות בערך", כי אתה יודע שתהליך ההתקנה עצמו לוקח רק 15 דקות,אתה מוכר את עצמך בחסר. אם משהו משתבש, אתה צריך זמן לשנות את ההגדרות, לבדוק לאחר סיום ההתקנה, או להתמודד עם משהו בלתי צפוי (כמו שהגרסה שברשותך אינה תואמת ואתה צריך להשיג אחת חדשה), אתה מבולבל. עם זאת, הבוס שלך כנראה לא רוצה לשמוע את כל זה. תגיד להם שזה ייקח לך חצי שעה, אולי שעה. אם הם לא מאמינים לך, אז אתה יכול להיכנס לפרטים. אתה לא מנסה להיות לא ישר, אתה מנסה לתת דין וחשבון לאפשרויות סבירות.
טען שאתה מורח מדי, אבל בוא עם הוכחות
כֹּל אֶחָדאומרהם עסוקים, אבל אף אחד לא יקשיב למישהו שמתבכיין על כמה הם עסוקים אלא אם כן הם יכולים להוכיח זאת. כמובן, חלק מזה מסתכםסדר עדיפויות נכון, אבל אם יש לך הרבה בצלחת ואתה צריך עוד זמן, הדבר הטוב ביותר לעשות הוא להעלות את זה יפה ומוקדם, לפני שהדד-ליין מתקרב ומישהו אחר הבטיח חבורה של הבטחות בשמך. קל יותר לנהל משא ומתן על מספר ימים נוספים כדי לבצע עבודה מוקדם יותר בפרויקט מאשר 48 שעות לפני מועד העבודה.
אתה יכול לגשת לזה בשתי דרכים: אתה יכול לפנות לתחושת ההגינות של הבוס שלך ולהודיע לו שיש לך יותר מדי על הצלחת שלך ואתה צריך יותר זמן, או שאתה יכול להיות קצת יותר אסרטיבי ולבקשאוֹתָםלתעדף את זה בשבילך. אני מעריץ גדול של האחרונים, מכיוון שהוא נותן לך כיוון מיידי ומאפשר לך לחזור על הסמכות שלו אם מישהו כועס שהבקשה שלו לא הגיעה קודם. כאשר אתה אכן מקבל פקודות צעדה חדשות, חזור אל האנשים שאתה עובד איתם ותודיע להם עד כמה הם נמצאים בתור ומתי תוכל להגיע אליהם. לא רק שיצרת לעצמך הארכה, אלא גם נתת לעצמך חלון לנהל משא ומתן מחדש לחלוטין על תאריך היעד - ואתה אפילו לא האיש הרע כאן.
עבוד לאחור כדי להוכיח שאתה צריך יותר זמן
אחד מכלי הנשק החזקים ביותר בארסנל שלך הוא לעבוד לאחור מתאריך היעד. לפעמים זה יראה שיש לך מספיק זמן לעשות את העבודה, אבל לעתים קרובות זו דרך קלה להוכיח שאתה צריך יותר זמן. נהגתי להשתמש בשיטה הזו כל הזמן כדי להוכיח בעצם שעבור כל הדברים שנדרשו לסיום, הפרויקט היה צריך להתחיל הרבה לפני שהאדם המבקש אותו פנה אלי. ואז הייתי צריך לשאול מתיהֵםידעו על היוזמה, מדוע חיכו כל כך הרבה זמן, ומנהלים משא ומתן מחדש על התוצרים.
אתה לא צריך להיות מנהל פרויקט כדי לעשות זאת. אתה אפילו לא צריך לעבוד במשרד. כל מה שאתה צריך הוא הבנה טובה של מה שנדרש כדי לעשות את העבודה שמישהו מבקש ממך לעשות, וחשיבה מהירה מספיק כדי לשרטט את זה בראש שלך. אתה תוכל להראות די מהר ש"אם הכל ילך כמו שצריך, אתהמַאִילהיות מסוגלים לעמוד בתאריך היעד, אבל זה רק אם שום דבר לא ישתבש והכל לפי התוכנית." ואז, כשמשהו משתבש בהכרח, אתה יכול לדחוף אותם בבטחה, לאחר שנתת להם אזהרה מוקדמת. אם הכל הולך כשורה, או שאתה מספק בכל מקרה, עשית עבודה טובה.
השתמש בכוחות אלה לטוב
תראה, אף אחד לא יאמין שאתה צריך יותר זמן אם יש לך מוניטין של רפיון. אם בכל פעם שמישהו רואה אותך, אתה מסתובב בחדר השבירה, בחוץ לעשן, או מתרווח ליד מצנן המים, האמינות שלך נפגעת. אם אתם מתכננים לנצל את הזמן הטרי שלכם כדי להשתחרר, עדיף לכםלהיות אמן באומנות היפה של מראה עסוק. זכרו, המטרה היא לקבל מקום לנשימה ולתמרון. אם אתה משתמש בכוחות האלה למען הרוע ותבעט לאחור בזמן שכולם מסביבך עובדים קשה, סיימת.
האנשים שעבורם שיטות אלו הן היעילות ביותר הם אלו שבאמתלַעֲשׂוֹתיש להם הרבה על הצלחת, וצריכים דרכים לקבל קצת גמישות בעומסי העבודה בלחץ הגבוה שלהם. אם אתה יכול להשתמש בטכניקות אלו בזריזות, במשורה ובתבונה, תקבל רמה של שליטה על העבודה שאתה מתבקש לעשות שאולי מעולם לא חשבת שאפשרית - והכי טוב, בסופו של דבר תצליח יותר לעבוד בגלל זה.
תמונות מאתדיוויד מרטין האנט,סיימון גריג(שטרסטוק), ניל קאמינגס,ספריה-פילגש,פיוטר מרצ'ינסקי(Shutterstock),ניל קאמינגס, וauremar(שטרסטוק).
הפוסט הזה הוא חלק מהפוסט שלנושבוע הרשעסדרה ב-Lifehacker, שבה אנו מסתכלים על הצד האפל של ביצוע דברים. לדעת את הרוע פירושו לדעת איך לנצח אותו, אז אתה יכול להשתמש בכוחות המרושעים שלך לטובה. רוצה עוד? בדוק את דף תג השבוע המרושע שלנו.
