איך לשלוט באמנות להיראות עסוק
להיראות עסוק יש ראפ גרוע. לפעמים אתה צריך להיראות עסוק כדי שאתה באמת יכול לעבוד על הדברים החשובים. הנה איך להערים על אחרים להאמין שיש לך צלחת מלאה כדי שתקבל את מרווח הנשימה כדי לבצע דברים באמת.
פוסט זה, שפורסם במקור ב-2012, הוא חלק מהפוסט שלנושבוע הרשעסדרה ב-Lifehacker, שבה אנו מסתכלים על הצד האפל של ביצוע דברים. לפעמים הרוע מוצדק, ופעמים אחרות, לדעת את הרוע פירושו לדעת איך לנצח אותו. רוצה עוד? בדוק את דף תג השבוע המרושע שלנו.
הנקודה בהסתכלות עסוק היא להזכיר לבוס שלך ולחבר שלך לעבודה שהזמן שלך יקר, שיש רק כל כך הרבה דברים שאתה יכול לעבוד עליהם בבת אחת, ולתת לך קצת מרחב נשימה כדי שתוכל באמת.לַחשׁוֹב. בקיצור, מראה עסוק מזכיר לכולם שאתההםעסוק, ונותן לך קצת חופש בו זמנית. אם אתה משתמש בחופש הזה לסיעור מוחות יקר או לבזבז זמן על הבלוג הטכנולוגי האהוב עליך זו בחירה שאנו משאירים לך.
בפוסט הזה, נעבור דרך כלשהי כדי לוודא שכל מי שאתה מדבר איתו - בין אם זה הבוס שלך אועמית לעבודה מסיח את הדעת-יודע שאתה עסוק בלי שתרביץ להם על הראש עם העובדה. חלק מזה הוא פשוט הגיון כשזה מגיע לפרודוקטיביות, אבל כמה מהטיפים האלה עשויים להיראות לא מועילים, אבל הישאר איתנו, נסביר למה הכל עובד. בואו נתחיל.
התמודד תחילה עם הניצחונות הגדולים
הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא לקבוע את ההבדל ביניהםמה חשוב ומה דחוף.
הרשו לי להציע את רשימת הבדיקה הזו שאני אוהב לעבור בכל פעם שאני נתקל במשהו שאני לא רוצה לעשות:
עד כמה זה חשוב?
כמה זה דחוף? למשל, באיזו מהירות - אם בכלל - צריך לעשות את זה? האם הסערה תעבור לפני שזה משנה שעשיתי את זה?
עד כמה זה גלוי?
למי זה חשוב? האם האדם הזה חשוב לי?
מה הסבירות שאמור אדם חשוב ישכח מזה לפני שזה לא עניין?
שמור את רשימת הבדיקה המנטלית הזו בהישג יד. אנחנו עומדים להכין שתי רשימות: רשימת המטלות שלנו ורשימת ה"בטח שכן אני עובד על זה". הראשון מורכב מפריטים ופרויקטים שאתה עובד עליהם בפועל. האחרון, לא כל כך.
רשימת המטלות שלךהיא רשימת הדברים שאתה כבר מכיר. הדברים שאתהישלעשות, כמו לאסוף את הניקוי היבש, לעבוד על פרויקט חיית המחמד שלך, ללמוד למבחן הגדול - כל הדברים שאתה צריך ורוצה לעשות. אלה הדברים שמרגשים אותך, והפרויקטים שאתה מקבל בעבודה שהם באמת מעניינים ושאתה רוצה להתמודד איתם.
אם יש לך פריטים חשובים, או דחופים (כלומר, יש להם מועדים בפועל והעבודה הנדרשת כדי לעמוד בהם פירושה שאתה צריך להתחיל,) הכנס אותם לרשימת המטלות בפועל. אם הוקצה לך משהו גלוי, שחרר אותו גם כאן. גם אם זה משהו שאתה לא מתלהב ממנו, עבודה גלויה היא העבודה הטובה ביותר בכל הקשור לשמירה על המראה החיצוני. אם זה חשוב למישהו שחשוב, זה מגיע גם לכאן.
הרשימה לא משנה מההוא רעיון חדש עבור רבים מכם: זו הרשימה המלאה בשטויות שהוקצו לכם שברור שהיא עמוסה בעבודה: דברים לא חשובים או דחופים. אלה הדברים הקטנים שהבוס שלך אומר לך שאתה צריך לעשות שכולנו יודעים שהוא או היא בסופו של דבר ישכחו, או הבעיות שיפתרו את עצמן אם רק תשבו ותתנו לזה לקרות, במקום להצליף בעצמכם טירוף כמו שהבוס שלך עשוי לרצות אותך. זו גם מגרש ההשלכה לפרויקטים שלוקחים זמן רב, דברים עם תאריך יעד מעורפל או דברים שאתה לא רוצה לעשות בכלל.
אל תשרוף את הרשימה: אתה צריך את זה, במיוחד במקרים שבהם אתה צריך לעדכן מישהו בסטטוס שלך ואתה יודע שנמאס לו לשמוע על העבודה האמיתית שאתה עושה, או כשמישהו מעלה את הפריט הזה הקצתה לך מזמן. תזדקק לזה גם לפעמים שבהן אתה נתקע בפגישה עם מישהו שמנסה לפרוק את כל הפרויקט או עומס העבודה שלו עליך. תחשוב על זה כעל ביטוח.
תמיד תהיה "עסוק" וקבל עדכונים מוכנים
כעת, לאחר שהרשימות שלך מסודרות, התחל לעבוד על הדברים שאתה מתלהב מהם. הקדישו את היום שלכם לעבודה על הדברים החשובים, עם מעט מהדברים הדחופים שנזרקו פנימה, והרבה מהדברים הגלויים שיעזרו לקריירה האמיתית שלכם להתקדם. למרבה הצער, אף אחד מאיתנו לא עובד בחלל ריק, אז התכונן שעמיתים לעבודה ומנהלים יפריעו. האם הרשימות שלך מוכנות? הנה מה לעשות:
תתחיל להגיד לא. השתמש ברשימות שלך כדי לתמוך בך. כשמישהו שואל אם אתה יכול להתמודד עם משהו שאתה יודע שהוא לא חשוב, יכול להיעשות על ידי כל אחד, או שיוביל בהכרח לכך שתצטרך לבזבז את הזמן שלך, אמור לא. או יותר נכון,להגיד לא בטקט ובאופן מקצועי. אמור דברים כמו "ובכן, השבוע אני עובד על X ו-Y (מהרשימה האמיתית שלך) ואני צריך להגיע ל-A, B ו-C (ממך בכל רשימה). אני לא חושב שאני יכול להתאים את זה". היו מוכנים לדחיקה, והיו מוכנים להיות גמישים. אם אתה מקבל הרבה דחיפות מהבוס שלך, שנה את ההנחות שלך: הדבר הזה עשוי להיות חשוב, ואם זה קל, הוא עשוי להיות חשוב לאנשים הנכונים ויכול לצבור לך כמה נקודות. המשיכו לנוע ואל תתקעו במצב אחד.
בחר את הקרבות שלך. זכור, המטרה כאן היא למקסם את המראה שלך תוך צמצום המאמץ. זה אומר שתצטרך לרוץ קצת כדי לשחק בכדור: קח דברים קטנים שאתה יודע שיש להם השפעה גדולה, וודא שכולם יודעים שאתה זה שלוקח על עצמך את העבודה. אל תדחוף להם את זה בפרצוף, רק חייך ותהיה גאה שאתה יכול לתרום. כשאתה מסמר את הבעיה הנראית לעין הזו לקיר או פותר את המצב המסובך הזה שהבוס שלך ידע שרק אתה יכול להתמודד, נקודות הבראוניז שתרוויח יהיו לא יסולא בפז.
לעולם אל תגיד "לא הרבה" כשמישהו שואל אותך "מה קורה?" או "מה על הצלחת שלך היום?כדאי לךתָמִידיש תשובה לשאלה מהסוג הזה, במיוחד כשהיא מגיעה ממישהו בעל סמכות. אחד הבוסים האחרונים שלי אהב להתחיל את היום בקפוץ ליד השולחן שלי ולשאול מה קורה לי היום. למדתי מהר שאם לא הייתה לי תשובה בשבילו, זה אומר שני דברים: ראשית, לא חשבתי על היום שלפניו ולא הייתי בטופ של המשחק שלי, ושנית, זה נתן לו קארט בלאנץ' להתחיל להאציל. אל תעשה את הטעות הזו - כשמישהו שואל אותך על מה אתה עובד, קבל תשובה. כמה שיותר מפורט ומגוון, יותר טוב. משוך מהרשימה שלך מה אם אתה צריך. אה, ותוודא שזה לא נשמע יותר מדי כמו התשובה של אתמול, אחרת תעורר חשד שאתה לא מתקדם בכלל.
לְהִשְׁתַמֵשׁהעיקרון של סקוטי, אבל אל תדבר על זה. אם אתה לא מכיר את העיקרון של סקוטי, זה מסתכם בזה: רפד את ההערכות שלך לכמה זמן לוקח לעשות דברים בכ-25%. זה מחולל פלאים גם בעולם האמיתי - המקום היחיד שבו סקוטי מעד היה בכך שסיפר לנו על שלטונו ועל ידי כך שמסר באופן עקבי מהר יותר ממה שהובטח. אל תעשה את הטעות הזו - תמיד ספוג את הזמן הנדרש כדי לעשות משהו, אבל רק לספק לפני המועדלִפְעָמִים. אתה לא רוצה שמישהו יחשוב שאתה יכול לעשות את זה כל הזמן, אחרת הריפוד שלך יהיה חסר תועלת, ואנשים יתחילו לדחוף אותך לספק מוקדם יותר ממה שאתה אומר. זכור, הריפוד הוא לא רק כדי לתת לך זמן לעשות את זה, זה כדי לתת לך זמן לעשות את זהכאשר אתה רוצה, ובתוך הזמן הנדרש. כמו כן, אל תמסור את הסוד שלך. שפתיים רפויות וכל זה.
תראה את החלק. למרות שאני מעריץ של שולחן עבודה מסודר ומאורגן, אף אחד לא צריך לעבור ליד המחשב שלך בצהריים כדי לראות שולחן עבודה ריק או חוסר ניירות על השולחן שלך. אל תבלבל למען זה, אבל שמור מחברת וקצת גרוטאות נייר בהישג יד, ותשמור את זה בחוץ, יחד עם כמה עטים. קבל תצוגה שנייה ושמור על לקוח הדוא"ל שלך פתוח במסך אחד והעבודה שלך במסך השני. השאר כמה אפליקציות פתוחות ברקע כל הזמן. (אקסל הוא מועדף. אני אוהב את MS Project בשביל זה, אבל זה היה בגלל שהייתי מנהל פרויקט.) הגדר"מפתח בוס" עם AutoHotkeyאוֹמנהל תהליכים. זה מדהים עד כמה כמה תצוגות נוספות וכמה חלונות פתוחים הולכים כדי לגרום לך להיראות עסוק למישהו שלא באמת יודע מה אתה עושה, או שלא יכול לראות את המסך שלך מספיק כדי לדעת את האימייל המסודר הזה על הצג של המחשב הנייד שלך בזמן שאתה עובד על צג חיצוני זה לא אומר כלום.
השתמש בטכנולוגיה לטובתך. באחת העבודות האחרונות שלי, האחריות הגדולה ביותר שהייתה לי הייתה להישאר על תיבת הדואר הנכנס שלי ולפטר תגובות לשאלות קריטיות כשהייתי צריך. עם סמארטפון הגון, יכולתי לעשות את זה כמעט בכל מקום, וכל מה שהייתי צריך כדי להגיע למחשב עבורו תמיד יכולתי לדחות כמה שעות. אל תפחד לעבוד מרחוק - השתמש בטלפון או בטאבלט שלך לטובתך כדי לבצע צ'ק-אין ולהישאר מעורב מספיק כדי להיראות כאילו אתה עובד. לא פעם "עבדתי מהמוזיאון" או "עבדתי מהפאב" כשהייתי אמורה "לעבוד מהבית" הודות לסמארטפון ולשולחן העבודה המרוחק שלי. שוב, אל תנצל את זה לרעה ותלך בזהירות - הרגע שבו אתה נתקע הוא הרגע שבו אתה הורס את זה, אולי לכולם.
עם תרגול תגלה שיש לך יותר זמן ביום שלך, כי שלטת באומנות העדינה של אמירת "לא" גם כשאין לך מקום להתנועע להגיד לא. עמיתיך לעבודה יבינו שאתה עסוק, אבל אם תעשה את זה נכון (שאנחנו מתכוונים בעדינות, גמישות וחיוך על הפנים שלך) הם יבינו ויפנו אליך רק כשהם באמת צריכים את עזרתך ( והדברים האלה צריכים להיכנס לרשימת המטלות.) בונוס: אתה תמיד תהיהעָסוּק, אבל אתה לא תמיד תהיהלחוץ, וזה בונוס ענק.
תהיו נינג'ה שמגיב לאימייל
הנה פרודוקטיביותוטיפ מרושע: נקה את תיבת הדואר הנכנס שלך. ברצינות, אנחנו מדברים על Inbox Zero כל הזמן, אבל יש יותר מה להרוויח מזה מאשר תחושת הישג עצמית. תיבת דואר נכנס נקייה נותנת לך נקודת מבט על מה שכנראה אחת הדרכים הטובות ביותר להיראות עסוק: להיות סופר מגיב. כאשר יש לך את היכולת להציץ בתיבת הדואר הנכנס שלך, לראות הודעה חדשה נכנסת, ולשחרר תשובה מיידית לפני שהשולח יכול אפילו להרים את האצבע שלו מכפתור השליחה, אתה באמת נראה כאילו אתה בטופ של המשחק שלך. נכון, יש שתי אסכולות של מחשבות על זה: הראשונה היא שזה גורם לך להסתכלפָּחוֹתעסוק כי יש לך זמן להשיב לדוא"ל, אבל אם עושים זאת היטב, זה גורם לך להיראות כאילו אתהתמיד עובד, אפילו בשעות לא ואפילו אם התשובות שלך הן "אני אחזור אליך בעניין זה בהקדם האפשרי."
שוב, בחר את הקרבות שלך - אתה לא רוצה לשבת שם ולהיכנס לפרטים כבדים בתגובות שלך אלא אם כן זה מתאים, אבל בואו נודה בזה: רוב השאלות שכנראה אתה מקבל בדוא"ל הן דברים שמישהו יכול להבין אם הם הסתכל מספיק חזק, קרא אימייל או מסמך שכבר שלחת להם, או שמת לב בפעם האחרונה שסיפרת להם. תפטר תשובה מהירה במיוחד עם מה שהם צריכים לדעת, והם יהיו בחובות שלך ואתה תיראה כמו גיבור מטורף. עם זאת, אל תעשה את זה יותר מדי, אחרת זה יפגע בך - זה נהדר להיות ידוע בתור הבחור במשרד שהואתָמִידבנוסף למייל שלו, במיוחד כשאף אחד אחר שאתה עובד איתו לא נמצא, אבל כמו כל דבר אחר אתה צריך ללכת על הגבול בין זה להיות אות כבוד לעומת ציפייה.
באותו אופן, השתמשו בשליחות מתוזמנות, כמו לומר ל-Microsoft Outlook לעכב את שליחת הודעות עד לזמן מסוים, או שירותים כמושהוזכר קודם לכן ToutApp,תיבת דואר נכנס ימין, ושירות שאנחנו אוהבים,בּוּמֵרַנְג, כדי לתזמן את ההודעות שלך ולעקוב אחר מתי הן נפתחו. כך תוכלו לכתוב מראש ולשלוח כמה תשובות ממש מאוחר בלילה ולזכות בפרס "שעות נוספות" היוקרתי. שוב, אל תהפוך את זה להרגל - רק מספיק שכשאתה עושה את זה, אנשים מתיישבים ואומרים "וואו, הוא קם וענה למיילים בשעה 01:00/5 לפנות בוקר?"
מותח את הגבולות שלך כדי שתוכל להשתחרר מתי שתרצה
הדבר הטוב ביותר בלראות עסוק הוא שזה נותן לך את החופש לעבוד בקצב שלך. זה אומר שכשאתה לא רוצה לעבוד או לא צריך לעבוד, אתה יכול לעשות מה שאתה רוצה - כל עוד אתה נראה עסוק. אם רכשתם פרויקט צדדי, הקדישו קצת זמן לעבודה עליו, ולו רק השראה. עובד על משהו אחר אולקחת הפסקה כדי לעשות משהו ממש מרענןייתן לך אנרגיה כשיגיע הזמן להכות שוב, ואם כולם חושבים שאתה חוטף את הדבשת שלך כשאתה בעצם לוקח את ההפסקות האלה, כולם מנצחים.
יחד עם זאת, זכרו שכמות העבודה שאתם צריכים לעשות תמיד מתרחבת כדי למלא את הזמן המוקצב לביצועה. זה אומר שאם אתה לוקח יום עבודה מהבית כדי "להתעדכן בתיעוד" ותחליט לנמנם של שלוש שעות באמצע היום כי אתה יודע שאף אחד לא עושה צ'ק-אין או שאתה יכול להגיד ש"עשית סידורים", תהיה מוכן להשקיע זמן נוסף בקצה השני של היום שלך. אתה עדיין צריך לעשות מספיק כדי לגרום ליום העבודה המרוחק הזה להיראות פרודוקטיבי - אבל הוא עדיין נותן לך את החופש לעשות מה שאתה רוצה כשאתה רוצה לעשות את זה.
השתמש בכוחות שלך לפרודוקטיביות
הרבה מהטיפים האלה הם סודות שחיפשתי במשך השנים כדי באמת להיראות כחלק של להיות מוצף כשאני לא. הוסף תגובה רגשית קטנה כשמישהו מאתגר אותך בכמה אתה עסוק, תמכור את זה על ידי אמונה בכך, ואנשים יבטחו שאתה באמת עושה דברים בעבודה... והנה הסוד המלוכלך:זה בגלל שאתה כן.
זכרו, להיות עסוק זה לא אותו דבר כמו להיות פרודוקטיבי. מה שאנחנו מדברים עליו כאן זה להיות פרודוקטיביים: לעשות את הדברים החשובים ואת הדברים שאתה רוצה לעשות בזמן, ולסנן את השטויות שבסופו של דבר מתולעת לתוך תיבות הדואר הנכנס שלנו - כל זאת תוך הסטת שטויות ככל האפשר כדי שנוכל להתמקד בדברים החשובים. צריך כמה שקרים לבנים פה ושם, קצת לשחק בבורות של אחרים, וקצת לשמור על המראה החיצוני, אבל לא היית כאן אם לא היית קצת רשע, נכון?
תמונת הכותרת רמיקס ממינור סוזוקי(שטרסטוק).
