איך לתעדף כשהכל חשוב

בטח, זה נהדר להכין רשימת מטלות, אבל איך אתה מתעדף את המשימות - במיוחד כשהכל נראה כמו עדיפות? במקום להיות המום, אתה צריך ללמוד איך לתעדף את סדרי העדיפויות שלך. כן, זה בהחלט אפשרי, ואנחנו הולכים לספר לך איך לעשות את זה.

במקרה יש אנשים שמתמקדים במיוחד בלהטוט בין משימות מתחרות וסדרי עדיפויות: מנהלי פרויקטים. ולמזל, הייתי ראש ממשלה במשך שנים רבות,מוסמך PMPוהכל. בזמן הזה, למדתי מספר טריקים מועילים שיכולים לעזור לך לנהל את עומס העבודה שלך במשרד, כמו גם את רשימת המטלות ההולכת וגדלה שלך בבית, עם המשפחה שלך או עם החברים שלך. הנה איך אתה יכול ליישם כמה מהטכניקות האלה בחיי היומיום שלך.

ראשית, ענה על השאלה: האם הכלבֶּאֱמֶתחָשׁוּב?

גם אם הכל בצלחת שלךאָמוּרכדי להיות חשוב באותה מידה, אתה עדיין צריך דרך לפרק באילו מהם אתה מבלה את זמנך, ואיך אתה מחלק את הזמן שלך. השאלה הראשונה שאתה צריך לעבור היא האם הכל באמת שווה חשיבות או לא. הנה כמה טיפים שיעזרו לך לחתוך את הערפל ולקבל תחושה עד כמה חשובות האחריות והפרויקטים שלךבֶּאֱמֶתהם.

גריל את הבוס

בעבודה יש ​​לך מנהל. בבית, אתה הבוס של עצמך. אחת מהאחריות העיקריות של כל מנהל היא לעזור לך להבין מה חשוב, מה לא ועל מה אתה צריך לעבוד. אולי יש לך מנהל במשרד שעושה את זה (או צריך את עזרתך לעשות זאת היטב), אבל בכל מקום אחר אתה אחראי על העבודה שלך, ואף אחד לא יגיד לך שגיבוי הנתונים שלך חשוב יותר כרגע מאשר לצבוע את הבית. קל לוותר ולחשוב "הכל חשוב", אבל בעבודה, אתה יכול להישען ולהגיד לבוס שלך שאתה באמת צריך את עזרתו. בבית, לפעמים אתה פשוט צריך לבחור משהו מרשימת המטלות שלך ולהתחיל לבנות קצת מומנטום.

תשאל מסביב

אם אתה נותן עדיפות למשימות המערבות אנשים אחרים, כמו המשפחה, החברים והקולגות שלך, דבר איתם. גלה מאוֹתָםמתי הם צריכים את העזרה שלך, כמה עבודה מגובה מאחורי הדברים שאתה עובד איתם עליהם, ואם הם יכולים לתת יד. אם הם לא צריכים אותך עוד שבוע ומישהו אחר צריך אותך מחר, או אם הם לא עסוקים כמוך, אתה יודע מה לעשות.

עבודה לאחור

אנחנו ניכנס לזה קצת יותר מאוחר יותר, אבל כנראה יש לך מושג מתי כל אחת מהמשימות שלך אמורות להגיע - או לפחות מתי תרצה שיבצעו אותן - וכמה זמן נדרש לעבוד על כל פריט. התחילו בתאריכי היעד, קחו בחשבון כמה מאמץ אתם צריכים להשקיע בכל אחד וכמה קלט אתם צריכים מאחרים, ועבדו אחורה כדי לגלות על מה אתם צריכים לעבוד עכשיו (או על מה כבר הייתם צריכים להתחיל) , במקרים מסוימים).

שמור על עצמך אחראי

לבסוף, לאחר שהקדשת קצת זמן לקבוע מה באמת חשוב וסידרת אותם על סמך מה שאתה חושב שאתה צריך להתמודד קודם, הגיע הזמן להעלות את זה על הכתב ולשתף את כל המעורבים. הגדר ציפיות עם אחרים מתי תעשה את העבודה שלך עבורם, וקבע ציפיות עם עצמך מתי יהיה לך זמן לעבוד על הפרויקטים שלך. זה חשוב יותר בסביבת עבודה, אבל שילוב של אחרים במטלות שאינן עובדות יכול גם להשאיר אותך ואחרים אחראים.

תתארגן

על מנת שסדרי העדיפויות שלך בכלל יהיו חשובים, אתה צריך שתהיה לך איזושהי מערכת פרודוקטיביות אישית שאתה מטיל עליה דין וחשבון - ובה באמת ישנה סדרי העדיפויות שלך. אם יש לך מערכת בדוקה ואמיתית, נהדר. אִם לֹא,עיין במדריך שלנו לבניית אחד שמתאים לך.

המטרה של המערכת שלך, לא משנה מה תבחר, היא להסיר ממך את הצורך לבזבז זמן כדי להחליט על מה לעבוד הלאה, גם כשיש לך הרבה על הצלחת שלך. מצאתי את זה של דיוויד אלןGTDמסגרת היא אחת השיטות היעילות ביותר עבורי, בעיקר בגלל שהיא מתמקדת במה שאתה צריך לעשות עכשיו ומה הפעולות הבאות שלך צריכות להיות, והיא מדגישה להוציא את המטלות שלך מהראש ולמערכת שתעזור לך לעבוד . יש עוד המון אפשרויות, כמושהוזכר קודם לכןרשימת פלאים, או אם אתה עובד בצוות,אסאנה,כלי שיתופי שאנו מעריצים.

לא משנה באיזה כלי ושיטת פרודוקטיביות תבחר, הכנס אליו את המטלות והפרויקטים שלך במהירות האפשרית. ודא שזה משהו שבאמת תחזור אליו ותשתמש בו לעתים קרובות, ומשהו שקל להשתלב בזרימת העבודה שלך, ותצליח. בסופו של דבר, אתה רוצה משהו שקל להתייחס אליו, שקל להיכנס אליו למשימות, וזה נותן לך תצוגה נהדרת של כל הכדורים שיש לך באוויר בכל עת.

הנה, השילוש: עלות, היקף וזמן

כשהייתי מנהל פרויקט, אחד הדברים הראשונים שלמדתי כדי לעזור לי לשפוט אילו פרויקטים היו הכי חשובים או זקוקים ליותר תשומת לב הוא "האילוץ המשולש", או משולש עם שלוש צלעות שוות צלעות. כל צד מייצג את עלות הפרויקט, היקף הפרויקט והזמן הנדרש להשלמת הפרויקט. לא ניתן לכוונן אף אחד מהצדדים מבלי לבצע שינויים בשני הצדדים האחרים. הצדדים שאתה הכי חלש בהם עוזרים לקבוע את הפרויקטים שדורשים תשומת לב מיוחדת. זה נכון לגבי כל הדברים, לא רק פרויקטים ומנהלי פרויקטים: אם מישהו מטיל עליך יותר עבודה (היקף), אבל מתעקש שתסיים באותו פרק זמן (זמן), תצטרך יותר משאבים (עלות) כדי לעשות את העבודה.

לדוגמה, אם אתה רוצה לצבוע את החדר הפנוי בזמן שהאורחים מחוץ לעיר יישארו במקום, אתה לא יכול לשנות את גודל העבודה (היקף), אבל אתה יכול לשלוט אם אתה חוגר ותעשה זאת בעצמך בן לילה (זמן), או לגרום למישהו אחר לעשות זאת עבורך בזמן שאתה עושה משהו אחר (עלות). הנה איך אתה יכול להשתמש בשלושת העקרונות האלה כדי לארגן את המטלות היומיומיות שלך.

זמן: עבדו אחורה מהמועדים שלכם

 
זמן הוא בדרך כלל המשתנה היחיד שרובנו לא יכולים לשנות. מועדים הם מועדים, ולעתים קרובות אנחנו לא אלה שקבעו אותם. זה המקום שבו עבודה לאחור מתאריכי היעד היא קריטית. התחל גיליון אלקטרוני וסמן מתי צריך לסיים כל פרויקט או משימה בצלחת שלך. לאחר מכן עבדו אחורה עד היום, תוך התחשבות בכל מה שצריך לעשות כל מטלה ספציפית שצריך לעשות כדי להגיע מפה לשם, וכמה זמן לוקח להשלים. כשתסיים, סביר להניח שתראה חבורה של משימות שהיו אמורות להתחיל כבר ואחרות שבתקווה לא יתחילו לזמן מה אם אתה מתכוון לעמוד במועד האחרון. הרשימה הזו, כשלעצמה, היא אינדיקטור טוב לגבי סדרי העדיפויות שלך, על מה אתה צריך לעבוד עכשיו, על מה אתה צריך לעבוד הלאה, ואולי הכי חשוב, במה אתה צריך לקבל עזרה - במיוחד אם מדובר במשימות זה היה צריך להתחיל לפני שבוע.

עלות: קבל עזרה ממשפחה, חברים ועמיתים לעבודה

עלות פירושה יותר מסתם דולרים. זה גם אומר אנשים שיכולים לעזור לך, או שירותים שאתה יכול להתקשר כדי לתת לך יד או להוריד את העומס. האם תוכל לסיים מהר יותר אם מישהו אחר עבד על זה בשבילך? מה אם חבר לצוות יכול לקחת חלק מהעבודה מהידיים שלך ואתה יכול לקחת אותו מאוחר יותר? אולי יש תוכנית או יישום שיכולים להפוך את התהליך עבורך לאוטומטי, וזה די זול. אולי שווה להוציא כסף או לגרור חברים שיעזרו לכם לסיים את שיפוץ המטבח לפני שייגמרו לכם ימי החופשה, או להתקשר למישהו שיתקין את מכונת הכביסה החדשה שלכם כדי שלא תצטרכו לקחת חופש בשביל לעשות זאת.

היקף: אל תפחד לעשות פשרות

 
אם המטלות שלך חייבות להיעשות עד לזמן מסוים ואתה לא יכול לקבל עזרה, זה הזמן לשבת עם האנשים שמחכים לך ולהתחיל לעשות כמה עסקאות. תודיע להםמה אתה יכול לספק עד מתי, ולאחר מכן המשך להסבירמה אתה יכול לתת להם אחר כך. זה חשוב, כי זה שולח את המסר שאתה לא מנסה להימנע מהעבודה שאתה צריך לעשות, אבל אתה מנסה לתת להם משהו עכשיו שהם יכולים להשתמש בו בזמן שאתה ממשיך לעבוד ברקע כדי להשיג להם את כל השאר ברשימת המשאלות שלהם. ככל שתקדימו להפסיק לחשוב על המטלות שלכם במונחים של הכל או כלום, כך תהיה לכם יותר הגמישות לומר "אני אתן לך את זה מחר אם תתן לי שבוע לתת לך את השאר."

האציל, האצל, האציל

קל לנו להתעמל באפלולית, לשנוא בשקט את החיים שלנו ואת העבודה שלנו ולהיות מתוסכלים יותר עם כל דקה שעוברת. בכל אותו זמן, יכול להיות שיש חבר שמוכן לעזור לו רק היינו מבקשים, או בוס שהיה מוכן לעזור לך אם תשאל את השאלות הנכונות או תיתן להם את המידע הנכון.

דיברנו על איךקשה יכול להיות להאציל, וכיצד להאציל ביעילותבעבר, אבל איך שלא תלך על זה, חשוב לזכור זאתאתה צריך להיות אסרטיבי, לא תוקפניכשאתה מבקש עזרה, ואתה צריך לטעון את כל הנתונים שיש לך. עד עכשיו, אתה אמור לקבוע את סדרי העדיפויות שלך ויש לך מושג טוב מה אתה צריך. השתמש במידע הזה כדי לבקש עזרה ולהוכיח שאתה זקוק לה, וזכור, אל תתעצבן אם החברים, הבוס או עמיתיך לעבודה אומרים לא.

תתכופף - זו הולכת להיות נסיעה מבולבלת

שימוש בשיטה זו כדי לקבוע את סדרי העדיפויות שלך ולעקוב אחר האחריות שלך הוא לא רק משהו שאתה צריך לעשות כאשר אתה מתחיל להרגיש מוצף. אם הקירות סוגרים עליך, כן, זה בהחלט הזמן להסתכל טוב וטוב על מה יש בצלחת שלך, מה יכול לרדת ומה יש לתת, אבל לחכות עד שאתה כבר עסוק ולחוץ מקשים במיוחד על ביצוע השינויים הדרושים כדי להעלות את הראש מעל המים. למרות זאת, זה חיוני, וברגע שתעשה את זה, לעולם לא תביט לאחור.

אני מקווה שתוכל ליישם את הטריקים האלה בעבודה שלך, בבית ובחיי היום יום שלך. ברגע שתבינו באמת על מה עליכם לעבוד וכמה זמן זה לוקח, תוכלו לקבל החלטות חכמות אם אתם יכולים לקחת על עצמכם את הפרויקט החדש והגדול בעבודה, או לעזור לחבר הכי טוב שלכם לתכנן את מסיבת הרווקים שלו.

סיפור זה פורסם במקור ב-2012 ועודכן ב-22/11/19 כדי לספק מידע מעמיק ועדכני יותר.