כיצד לגרום ל-Gmail לשחק יפה עם לקוח הדוא"ל שלך בשולחן העבודה

אם אתה משתמש ב-Gmail כחלק האחורי של הדוא"ל שלך אבל מעדיף לקוח דוא"ל מיושן וטוב לטיפול בדוא"ל היומיומי שלך, אתה בטח מודע לכך שלקוחות רבים - כמו Outlook או Mail.app - לא משחקים כל כך נחמדים עם Gmail. הנה איך לתקן את זה.

בעוד ש-Thunderbird כבר לא צריך שום עבודה נוספת כדי להפוך ל-לקוח IMAP האולטימטיבי של Gmail, לקוחות דואר, כגון Mail.app או Outlook, אינם מציגים התנהגות נורמלית בעת שימוש בשרתים של Gmail.

ייתכן שיש ל-Gmailזכה בכוורת חמש שלנועבור לקוח הדוא"ל הטוב ביותר, אבל עדיין ישלא מעט מכםשהעדיפו משהו כמו Outlook או Apple Mail. הבעיה היא שלמרות שמוזילה תפסה וגרמה ל-Thunderbird להשתלב בצורה כמעט מושלמת עם Gmail, רוב לקוחות הדואר האחרים עדיין לא עובדים כל כך טוב עם Gmail. אם תגדיר את Gmail ב-Mail או ב-Outlook, לא בהכרח תראה את כל התוויות שלך, ההודעות שנשלחו עשויות להיכנס לתיקיות שונות, והעברה לארכיון ומחיקה של הודעה תעביר אותה לארכיון כברירת מחדל (ללא פונקציית מחיקה אמיתית באופק). הגרוע מכל, Gmailחושב שהוא יודע מה הכי טוב בשבילך, אבל ההגדרות המומלצות שלו אינן תואמות את האינסטינקטים של רוב האנשים (לדוגמה, רוב האנשים מצפים שפונקציית המחיקה פירושה "מחק" ולא "ארכיון"). הנה איך לגרום ללקוח שלך להתנהג כמו שצריך, מבלי לוותר על כל האפשרויות המתקדמות יותר של Gmail.

פֶּתֶק: אמנם יש שפע של לקוחות דוא"ל בחוץ, אבל מדריך זה ייתן הנחיות ספציפיות עבור Apple Mail ו-Outlook 2007, שכל אחד מהם שונה במקצת. באופן כללי, עם זאת, לרוב לקוחות הדואר צריכות להיות אפשרויות דומות לאחת מהשתיים (ככל הנראה Apple Mail), וההנחיות הללו אמורות לפחות לעזור לכוון אותך בכיוון הנכון.

הגדר את הלקוח שלך עם שרתי IMAP של Gmail

אם ניסית להגדיר את Gmail בלקוח דואר בעבר, חלק זה אינו שונה במיוחד (למעשה, אם כבר הגדרת Gmail בלקוח ה-IMAP שלך, תוכל לדלג על שלב זה). הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא ללכת לממשק האינטרנט של Gmail ולעבור אלהגדרות > העברה ו-POP/IMAP. ודא שהפעלת גישת IMAP לחשבון שלך בתחתית העמוד (ראה את צילום המסך משמאל). שמור את השינויים שלך ופתח את לקוח הדואר הרצוי.

תוכל למצוא הנחיות ספציפיות להגדרת רוב לקוחות הדוא"ל עם שרתי Gmail מופעליםדף התמיכה של Gmail, עם צילומי מסך עבור כל לקוח ספציפי, אבל הדברים העיקריים שתרצה לשים אליהם לב הם השרתים הנכנסים והיוצאים שלך (imap.gmail.com ו-smtp.gmail.com, בהתאמה, אפילו עבור חשבונות Google Apps), ושמספרי היציאה שלך עבור כל אחד מהם הם 993 (באמצעות הצפנת SSL) ו-587 (באמצעות TLS, אם זמין, אחרת באמצעות SSL). שני השרתים יזדקקו לאימות עם שם המשתמש שלך ב-Gmail (שהוא כל כתובת הדוא"ל שלך כולל החלק @domain.com) והסיסמה. שוב, בדוק את ההוראות הספציפיות ללקוח שלך בדף התמיכה של Gmail כדי לוודא שעקבת אחר הכל "נכון". אם יש לך, אתה אמור להיות מסוגל להציג לפחות את תיבת הדואר הנכנס שלך בלקוח הדואר שלך, אם לא את כל התיקיות האחרות.

לאחר שתשלים את ההגדרה הבסיסית, הגיע הזמן לגרום ללקוח הדואר האלקטרוני שלך לעבוד עם Gmail כמו שצריך.

אפשר הגדרות IMAP מתקדמות

אחת הבעיות העיקריות עם Gmail ברוב הלקוחות היא שהלקוח אינו משתמש בתיקיות הדואר הנשלחות ובתיקיות האשפה של Gmail כברירת מחדל, מה שמוביל אותו ליצור תוויות משלו שאינן תואמות. על מנת לארגן את התיקיות והתוויות שלנו בצורה הטובה ביותר, אנו הולכים להפעיל תכונה Gmail Labs שתאפשר לנו להתאים אישית אילו מהם יוצגו בלקוח הדואר. בממשק האינטרנט של Gmail, עבור אלהגדרות > Labs. גלול מטה אל "בקרות IMAP מתקדמות", הפעל אותו ושמור את ההגדרות שלך.

אם אינך רואה את כל תוויות ה-Gmail שלך בסרגל הצד של הלקוח שלך (כולל דואר שנשלח, כל הדואר, אשפה וכדומה), תצטרך לעבור אלהגדרות > תוויותב-Gmail והפעל אותם עם תכונת המעבדה החדשה שהותקנה. סמן את התיבה החדשה "הצג ב-IMAP" ליד כל תווית אם היא עדיין לא מסומנת. זה יוודא שנוכל להשתמש בתיקיות האלה בלקוח הדואר למה שהן נועדו, וימנע מלקוח הדואר ליצור תוויות נשלחות או אשפה משלו.

שימו לב שהתוויות ב-Gmail זהות לתיקיות כמעט בכל לקוח דואר, אז מכאן ואילך אתייחס לשניים זה בזה.

הגדר את התיקיות הנשלחות והאשפה שלך בלקוח שלך

חזור אל הלקוח שלך ואתה אמור לראות את כל תיקיות Gmail שלך בסרגל הצד. אנחנו הולכים להגדיר אותם לתיקיות הנשלחות והאשפה המוגדרות כברירת מחדל עבור הלקוח. אם אתה משתמש ב-Apple Mail, לחץ על תיקיה (כגון תיקיית "דואר נשלח" תחת [Gmail]) ועבור לתפריט תיבת הדואר בשורת התפריטים. העבר את העכבר מעל "השתמש בתיבת הדואר הזו עבור" ולחץ על נשלח. זה יגרום ל-Apple Mail להשתמש בתיקיית הדואר הנשלח של Gmail עבור הודעות שנשלחו במקום ליצור הודעות משלה.

תבחין שאחרי שתפעיל זאת, תופיע תווית בשם "הודעות שנשלחו" עם התוויות המותאמות אישית האחרות שלך. Gmail תיקן למחצה את ההתנהגות הזו לאחרונה, אבל ליתר ביטחון (במיוחד אם אתה משתמש ב-Gmail בלקוח במשך זמן מה) גרור את כל ההודעות מהתווית "הודעות שנשלחו" לתווית "דואר שנשלח", כדי לוודא כולם שם (זה לא אמור לייצר כפילויות, מכיוון ששרת Gmail מזהה אותם כאותה הודעה). לאחר מכן תוכל למחוק את התווית "הודעות שנשלחו". עשה את אותו הדבר עבור תיקיית הטיוטות והאשפה של Gmail. אתה יכול לעשות את אותו הדבר עבור דואר זבל, אבל אני מעדיף שלא יפעלו שני מסנני זבל בבת אחת, אז כיביתי את התכונה הזו.

ב-Outlook, תהליך זה מעט יותר מסובך. כל דואר שתשלח ב-Outlook יעבור אוטומטית לתיקיית "דואר שנשלח" של Gmail, אך יהיה לך גם שכפול מקומי בתיקיית "פריטים שנשלחו" של Outlook. בהתאם לאופן שבו אתה מארגן את הדואר שלך, אולי אתה מעדיף את זה, אבל מצאתי שהדרך הטובה ביותר למנוע את הופעת כפילויות אלה היא למעשה להגדיר את תיקיית הדואר הנשלחת שלך ב-Outlook לתיקיית האשפה של Gmail. זה נשמע מפחיד (ומנוגד מאוד לאינטואיציה), אבל Gmail עדיין ידאג שההודעות שנשלחו שלך יישמרו בתיקיית הדואר הנשלח. השכפול שיישמר בפריטים שנשלחו נשלח פשוט לפח, שם Gmail ימחק אותו לצמיתות לאחר 30 יום.

כדי לעשות זאת, עבור אל כלים > הגדרות חשבון ב-Outlook, לחץ על חשבון ה-Gmail שלך ולאחר מכן לחץ על כפתור "שנה". בפינה השמאלית התחתונה של החלון, עבור אל "הגדרות נוספות" ולחץ על הכרטיסייה תיקיות. לחץ על תיקיית האשפה שלך ולחץ על אישור. לאחר מכן לחץ על הבא וסיים בהגדרות החשבון שלך כדי לשמור את השינוי.

למרבה הצער, Outlook לא מציע דרך למפות מחדש את התיקיות האחרות, במיוחד את האשפה, כלומר כל דבר שתמחק פשוט יועבר לארכיון כמו קודם. אתה יכול פשוט לגרור הודעות לתיקיית האשפה, אבל זה לא בדיוק אידיאלי. למרבה המזל, אנו יכולים ליצור פקודות מאקרו כדי לעשות את מה ש-Outlook לא יעשה עבורנו. עבור אל כלים > מאקרו > עורך Visual Basic ב-Outlook ולחץ פעמיים על ThisOutlookSession בחלונית הימנית. היזהר לא למחוק שום דבר שאולי כבר נמצא שם, העתק את הקוד הבא לתיבה, באדיבותהקש על ייעוץבלוג:

Sub TrashMessages()    Set myOlApp = CreateObject("Outlook.Application")    Dim myNameSpace As NameSpace    Set myNameSpace = myOlApp.GetNamespace("MAPI")    Dim myExplorer As Explorer    Set myExplorer = myOlApp.ActiveExplorer    'Get the folder type, expected type is 0 i.e. mail folder. If other type of folder    'being used then abort macro as it should only be used with mail folders.    folderType = myExplorer.CurrentFolder.DefaultItemType    'Check that folder is mail folder    If TypeName(myExplorer) = "Nothing" Or folderType <> 0 Then    GoTo invalidMailbox    End If    'Locate root folder for this account    Set thisFolder = myExplorer.CurrentFolder    Do Until thisFolder.Parent = myNameSpace    Set thisFolder = thisFolder.Parent    Loop    Set accountFolder = thisFolder    'Identify selected messages    Dim selectedItems As Selection    Set selectedItems = myExplorer.Selection    Dim currentMailItem As MailItem    Dim iterator As Long    'Move messages to Deleted Items folder    Set trashFolder = accountFolder.Folders("[GMAIL]")    Set trashFolder = trashFolder.Folders("Trash")    Count = selectedItems.Count    For iterator = Count To 1 Step -1        On Error Resume Next        Set currentMailItem = selectedItems.Item(iterator)        currentMailItem.Move (trashFolder)    Next        Exit SubinvalidMailbox:    MsgBox ("Macro configured only to work with mail folders! ")    Exit SubEnd Sub 

שמור את המאקרו וצא מעורך Visual Basic. בחזרה בחלון הראשי של Outlook, עבור אל תצוגה > סרגלי כלים > התאמה אישית. לחץ על הכרטיסייה קטגוריה וגלול מטה אל פקודות מאקרו בסרגל הצד. גרור את Project1.ThisOutlookSession.TrashMessages לסרגל הכלים שלך, היכן שתרצה שהלחצן עבור הפעולה הזו יהיה (שמתי אותו ליד כפתור המחיקה "X").

אתה יכול לתת לו סמל טוב יותר על ידי לחיצה על הכפתור בסרגל הכלים, לחיצה על "שנה בחירה" בחלון ההתאמה האישית ומעבר אל שנה תמונת כפתור. השתמשתי בסמל פח האשפה. אתה יכול גם לסמן "סגנון ברירת מחדל" בתפריט שנה בחירה במקום "תמונה וטקסט", כך שהשם לא תופס מקום. כמו כן, אם תשנה את שמו למשהו כמו &1Trash, אתה יכול אפילו לקבל מקש קיצור כדי לשלוח דואר לפח עבורך (המקש החם הוא Alt + כל תו שבא אחרי האמפרסנד, אז במקרה הזה, Alt+1). כעת, לחיצה על Alt+1 או לחיצה על כפתור האשפה תמחק את הפריט שנבחר. שים לב שייתכן שתצטרך להפעיל מחדש את המחשב לפני שהמאקרו יתחיל לעבוד.

תקן את כל בעיות הדואר וכיצד לאחסן דואר בארכיון

הבעיה העיקרית האחרונה של רוב לקוחות הדוא"ל היא שהם יראו את כל הדואר ביותר מתווית אחת ככפול, כלומר בכל פעם שאתה מקבל הודעה חדשה, לקוח הדואר שלך יגיד שיש לך שניים: אחד בתיבת הדואר הנכנס ואחד בכלל דוֹאַר. בנוסף, אין פונקציות "ארכיון" המובנות בהרבה לקוחות דואר, אז נצטרך למצוא דרך אחרת להשתמש בתכונה זו.

ב-Outlook, רוב העבודה שלך נחתכת עבורך מהשלב האחרון של התהליך. מאז שיצרנו כפתור "שלח לפח" משלנו, כפתור המחיקה עדיין עושה את מה שעשה תמיד: שומר הודעות בארכיון. לכן, כאשר אתה רוצה למחוק הודעה, אתה יכול ללחוץ על המאקרו החדש שלך, וכאשר אתה רוצה לאחסן הודעה, אתה יכול ללחוץ על כפתור המחיקה. זה לא מושלם, אבל כל עוד אתה זוכר את ההבדל אתה אמור להיות בסדר (רק תזכור שמקש המחיקה במקלדת שלך יאחסן את הפריט בארכיון).

כדי לתקן את בעיית כל הדואר הכפילויות, פשוט עבור אל כלים > תיקיות IMAP ולחץ על כפתור השאילתה כדי להעלות רשימה של התיקיות שלך. בטל את הרישום לכל הדואר ובטל את הסימון בתיבה "בעת הצגת היררכיה ב-Outlook, הצג רק תיקיות רשומות". זה ישאיר את כל הדואר גלוי ב-Outlook, אך לא יתריע על ההודעות החדשות שבתיקיה זו. אם אתה רוצה להסתיר תיקיות מ-Outlook, אתה עדיין יכול לעשות זאת תחת הקטע 'תוויות' בהגדרות של Gmail במקום לבטל את הרישום אליהם ב-Outlook.

מכיוון שאיננו יכולים לבטל את הרישום לתיקיות ב-Apple Mail, נצטרך לעשות דברים קצת אחרת. ב-Gmail, צור תווית חדשה וקרא לה "MailArchive". לאחר מכן, עבור אל הגדרות > תוויות ובטל את הסימון של "הצג ב-IMAP" לצד כל הדואר. זה ימנע מאיתנו לקבל הודעות כפולות על דואר חדש. אם תרצה שתופיע תיקיית כל הדואר בלקוח שלך, תוכל ליצור תיקיה חכמה חדשה בדואר על ידי מעבר אל תיבת דואר > תיבת דואר חכמה חדשה ויצירת תיקייה הכוללת כל תיקיה בחשבון. ודא שהוא מוגדר כך שיתאים ל"כל אחד" מהתנאים הבאים במקום ל"כל" התנאים. מסיבה כלשהי, תיבת הדואר החכמה הזו תציג תגים שלא נקראו בסרגל הצד, אך לא בסמל המזח. זה גם לא יצטרך להיטען מחדש כשאתה מסמן הודעה כנקראה, כך שהתג ייעלם מיד כשתקרא את ההודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך.

מוקדם יותר, הגדרנו את Mail כך שמחיקת הודעות למעשה תמחק אותן (בניגוד לשיטת Outlook שלנו), אז נרצה ליצור קיצור דרך משלנו עבוראחסון בארכיוןהודעות במקום. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא ליצור שירות (שימו לב שזה עובד רק ב- Snow Leopard). פתח את Automator, בחר שירות כתבנית שלך והגדר את התפריטים הנפתחים העליונים ל"אין קלט" ו"דואר". לאחר מכן, מצא את פעולת הפעל Applescript בסרגל הצד וגרור אותה לחלון הראשי, העתק והדבק את הסקריפט הזה מMacOSXHintsלתוך תיבת הטקסט:

on run {input, parameters}  set target_account to "myaccount"  set target_mailbox to "MailArchive"  tell application "Mail"    set theSelectedMessages to selection    repeat with theMessage in theSelectedMessages      tell application "Mail"        move the theMessage to mailbox target_mailbox of account target_account      end tell    end repeat  end tell  return inputend run 

יהיה עליך להחליף את "החשבון שלי" בשם החשבון שלך. שמור את השירות בשםהודעת ארכיון.

היכנס להעדפות המערכת שלך, לחץ על מקלדת ולאחר מכן עבור ללשונית קיצורי מקשים. בחר קיצורי יישומים בסרגל הצד, ולחץ על סימן הפלוס כדי להוסיף קיצור דרך חדש. תרצה שהאפליקציה תגדיר דואר, כותרת התפריט תהיההודעת ארכיון, וקיצור המקלדת מוגדר למה שאתה רוצה (שלי מוגדר ל-Cmd+1). זכור שאינך יכול להשתמש בקיצורי מקלדת שכבר ננקטו.

כעת, כאשר אתה רוצה לאחסן הודעה בדואר, פשוט לחץ על קיצור המקלדת שלך וזה יעביר אותה לתיקיית MailArchive. פעולה זו תעביר את ההודעה לארכיון ב-Gmail ותוסיף לה את התווית "MailArchive", שלא אמורה להיות לה השפעות שליליות מכיוון שהיא תופיע גם בכל תיקיה אחרת שבה תרצה. אם יש לך הודעות ללא תווית ב-Gmail שלך " כל הדואר", תרצה להחיל עליהם את התווית "MailArchive" כך שהם יופיעו בתיבת הדואר החכמה החדשה שלך לכל הדואר. זה לא יפה, אבל אם לא תבלה המון זמן בממשק האינטרנט של Gmail, לא תשים לב ולא יהיה לך אכפת.

זו בהחלט לא הדרך היחידה לעשות דברים, ובהתאם להעדפות האישיות שלך אולי תרצה לשנות כמה מההגדרות שלעיל, או לטפל בהן אחרת לגמרי. עם זאת, זו הדרך שמצאתי עובדת הכי טוב בשבילי, לשימוש ב-Gmail בלקוחות הדואר המקוריים שלי מבלי לאבדכֹּלמהתכונות המתקדמות של Gmail כמו אחסון בארכיון. אם יש לך דרך אחרת לטפל בכמה מהבעיות שלעיל, תן לשמוע עליהן בתגובות.