כולנו אשמים מדי פעם בקצת בזבוז זמן (היי, הסחת דעת יכולה להיותדבר טוב), אבל אם היום שלך ממשיך להסתיים לפני שחצי מהעבודה שלך מסתיימת, כנראה שאתה צריך לנהל את הזמן שלך טוב יותר. הנה איך, בעזרת כלי פשוט למעקב אחר זמן ורק שבעה ימים, החזרתי את זמן העבודה שלי והורדתי משמעותית את רמת הלחץ שלי בתהליך.
תמונה מאתפרנקווmikie11/Shutterstock.
סביר להניח שאתה מבזבז יותר מיום העבודה שלך ממה שאתה מבין, בין אם זה להתעסק בצפייה בסרטוני יוטיוב, להתרועע בפייסבוק או סתם לבזבז יותר מדי זמן במשימות הלא נכונות. נאבקתי עם זה קצת בעצמי, והבנתי שברגע שהיום נגמר, לא הצלחתי לעשות חצי מהדברים שרציתי - אבל היה לילֹארעיון לאן נעלם כל הזמן הזה. הבנתי שלפני שאוכל לתקן את הבעיה, הייתי צריך להבין איפה אני מבזבז את כל הזמן הזה מלכתחילה.
אז פניתי ליישום מעקב זמןRescueTime, שמתעד כמה זמן אתה מבלה בתוכניות מסוימות ובאתרי אינטרנט מסוימים, ומצא שזה השאיר אותי אחראי לאופן שבו אני מבלה את הזמן שלי. יכולתי לראות איך אני מבלה כל דקה ביום, ולהצביע איפה אני מבזבז יותר זמן ממה שהבנתי - אם זה היה חצי שעה ב-Reddit שלא התכוונתי, או חצי שעה לצבוט פסקה אחת בפוסט כאשר עבודה אחרת וחשובה יותר התקשרה. הדבר הנהדר ב-RescueTime הוא שהוא בקושי דורש עבודה כדי להגדיר, ותוכל להפעיל מערכת די יעילה תוך כשבוע, שאת רובה תבזבז על מה שאתה עושה בדרך כלל - עבודה. הנה איך עשיתי את זה, ואיך גם אתה יכול להחזיר את הזמן המבוזבז הזה תוך שבוע בלבד.
יום ראשון: הגדר את RescueTime
אתה לא יכול להתחיל לארגן את הזמן שלך עד שיש לך נתונים של יום או יומיים, אז הדבר היחיד שתעשה ביום הראשון הוא להתקין את התוכנית. זה לוקח רק כמה דקות, ולאחר מכן אתה יכול לחזור לעבודה.
פשוט תפנה לאתר האינטרנט של RescueTime, לחץ על כפתור התחל ובחר את סוג החשבון שלך. חשבון חינמי הוא בסדר עבור רוב האנשים, אם כי עבור כמה דולרים בחודש חשבון מקצוען יקבל לך תכונות נוספות כמו חסימת אתרים, התראות ומעקב אחר מסמכים בודדים (RescueTime בחינם יבצע מעקב אחר אתרי אינטרנט בודדים, אך לא מסמכים בודדים בתוך תוכניות כמו Microsoft Word). לא ניכנס יותר מדי לתכונות המקצועניות היום, אבל דעו שחשבון חינם מגיע עם ניסיון של 14 יום של גרסת המקצוענים, כך שתוכלו לתת הזדמנות לתכונות הללו בינתיים.
לאחר שבחרת את סוג החשבון שלך, תן לו שם משתמש וסיסמה, והורד את תוכנית ההתקנה כאשר תתבקש. האשף יבקש ממך כמה פעילויות שתסווג כ"פרודוקטיביות" ו"מסיח דעת", אבל גיליתי שזה קצת כללי מדי ולא אומר הרבה בטווח הארוך, אז אתה יכול לדלג על זה - אנחנו' אחזור לזה מאוחר יותר. התקן את RescueTime במחשב שלך והפעל אותו. זה יישב בשקט במגש המערכת שלך, יעקוב אחר העבודה שלך עד שתכבה אותו. בכל עת תוכלו ללחוץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ולהשהות אותו למשך 15 דקות, להשהות אותו למשך 60 דקות או להשהות אותו עד מחר.
אתה כנראה לא רוצה שהוא יפעל כל היום בכל יום, אז לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני והקש על "לוח מחוונים" כדי לעבור ללוח המחוונים של RescueTime. לחץ על הקישור הגדרות בפינה הימנית העליונה, ועבור ללשונית ניטור. כאן, אתה יכול להגיד לו באילו ימים ושעות אתה רוצה שהוא יפעל. לדוגמה, הגדרתי אותו לנטר אותי בימים שני עד שישי בין השעות 7:00-17:00, מכיוון שבדרך כלל אני עובד. אתה יכול גם להגדיר כאן כמה הגדרות שונות אחרות, אם אתה מעדיף. אני אוהב לסמן את כל "הגדרות מפורטות" כדי לקבל את התוצאות המדויקות ביותר האפשריות.
זהו! שמור את ההגדרות שלך וחזור לעבודה. תן לזה לעשות את שלו במשך כמה ימים לפני שאתה חוזר ללוח המחוונים. אתה יכול להשהות אותו ממגש המערכת כשאתה יוצא להפסקות הצהריים שלך ומה לא, אבל חוץ מזה פשוט עזוב אותו בשקט ותן לו לעשות את העבודה שלו. אם המחשב שלך לא פעיל, הוא לא יתעד את הזמן הזה, אז גם אתה לא צריך לדאוג לגבי זה.
יום שני: המשיכו לעבוד
אתה יכול לקפוץ ישר לתוך RescueTime ביום השני, אבל אני אוהב לקבל יותר מיום או חצי יום של נתונים לפני שאני מתחיל להתעסק עם דברים. תצטרך לצבוט כמה דברים בלוח המחוונים של RescueTime ברגע שתצבור נתונים, וככל שצברת יותר לפני שתתחיל לצבוט, כך קטן הסיכוי שתצטרך לחזור אחורה ולצבוט אותם בפעם השנייה מאוחר יותר. המשך לעשות מה שאתה עושה היום, וחזור ביום השלישי כדי להתחיל לחפור ב-RescueTime.
יום שלישי: קבל היגיון בנתונים שלך
עכשיו, כשיש לך נתונים של כמה ימים תחת החגורה, הגיע הזמן לגרום לזה באמת להיות בעל משמעות. בהתאם לעבודה שלך, ייתכן שלא תצטרך לבצע כמה שינויים בהגדרות של RescueTime כדי לוודא שזה מדויק. היכנס ללוח המחוונים של RescueTime שלך והסתכל במהירות על הגרפים והתרשימים בעמוד הראשי. אתה אמור לראות כמה גרפים ווידג'טים שמראים לך איך ביליתי את זמנך השבוע. תוכל לראות גרסאות מפורטות יותר של הגרפים על ידי לחיצה על הכרטיסיות בצד ימין של המסך, תחת "דוחות זמן". להלן כמה מהדוחות שתוכלו לראות:
סקירה כללית: זהו גרף פשוט של הפעילות שלך המבוסס על קטגוריות כלליות מאוד. RescueTime מארגן את הפעילויות שלך לשתי קבוצות של קטגוריות: אנו נקרא להן שכבה אחת ("תקשורת" או "בידור") ושכבה שניה ("הודעות מיידיות" או "וידאו"). הדף סקירה כללית מפרק את הפעילות שלך רק לפי קטגוריות שכבה 1, מקודד אותן לפי רמת הפרודוקטיביות שלהן - כחול עבור פרודוקטיבי, אדום כדי להסיח את הדעת. אנחנו הולכים לשנות קצת את רמות הפרודוקטיביות של כל קטגוריה, אז אל תדאג אם הן שגויות.
קטגוריות: זוהי גרסה קצת יותר מפורטת של הסקירה הכללית, המפרידה בין פסי הגרף לפי קטגוריות שכבה שתיים, כמו "פגישות", "חדשות/דעות", "יומנים" או "רשתות חברתיות". שוב, כל פס מקודד בצבע לפי רמת הפרודוקטיביות של אותה קטגוריה.
פעילויות: זהו החלק השימושי ביותר, המראה לך בדיוק באילו תוכניות אתה משתמש ואתרי אינטרנט שאתה מבקר, וכמה זמן אתה מבלה בכל אחת מהן. שוב, כל אחד מהם מקודד בצבע כדי להראות את רמת הפרודוקטיביות שלו.
יְעִילוּת: התרשים הזה הוא רק סרגל בודד עם אחוז ה"יעילות" שלך עליו - כלומר, אחוז הזמן שלך שהקדשת לביצוע דברים פרודוקטיביים. אני בדרך כלל מתעלם מזה, מכיוון שזה לא באמת "משמעות" שום דבר - יותר חשוב לראותאֵיךאתה למעשה מבלה את הזמן שלך במקום לראות מדד לא ברור עד כמה אתה "פרודוקטיבי".
מטרות: סעיף זה מאפשר לך להגדיר לעצמך יעדים, כמו "להשקיע פחות משעה ביום בפעילויות המסיחות את הדעת". עם זאת, אתה יכול להוסיף גם מטרות מסובכות יותר - כמו "להשקיע פחות מ-1.5 שעות ביום בעיצוב גרפי", אם, למשל, אתה מבלה יותר מדי זמן על החלק הזה של העבודה שלך ולא עושה מספיק בתחומים אחרים.
מהדף של כל דוח, אתה יכול להציג את הגרפים על פני תקופות זמן שונות, כמו לפי יום, שבוע, חודש או שנה. פשוט לחץ על פרק זמן בפינה השמאלית העליונה כדי לשנות אותו. אתה יכול גם להסתכל מתחת לתרשים כדי לראות תיאורים מפורטים יותר של כל קטגוריה או פעילות ש-RescueTime רשם.
כשאתה מסתכל בקטע הפעילויות, סביר להניח שתבחין ש-RescueTime מתייג באופן שגוי הרבה מהפעילויות היצרניות שלך כמסיחות דעת, או להיפך. לדוגמה, גיליתי שחלק גדול מהזמן שלי הושקע ב-IM ובצ'אט, וזה הגיוני - מכיוון שכך אני מתקשר עם רוב עמיתיי לעבודה - אבל RescueTime כל הזמן דיווחה על כך כ"מסיח דעת", וזה ממש לא נכון ב- ההקשר של העבודה שלי. כדי לשנות זאת, לחץ על הקישור "סווג פעילויות" בצד ימין של הדף. מכאן, תוכל לשנות את רמת הפרודוקטיביות של פעילות באמצעות סימני הפלוס והמינוס בצד ימין של כל שורה.
אולי גם אין לו מושג מה עושה אפליקציה ספציפית.דפדפן ספציפי לאתר שהוזכר בעבר ווברנר, למשל, יכול להיותדָבָר- במקרה שלי, זה היה חדר הצ'אט של העורך שלנו. אז, כדי לספר ל-RescueTime מה זה, הייתי צריך לשנות את הקטגוריה שלו מהתפריט הנפתח באמצע, בנוסף לרמת הפרודוקטיביות שלו.
אם אתה שם לב שאתה מתקן הרבה דברים בתוך קטגוריה אחת - לדוגמה, אם העבודה שלך דורשת שימוש ברשתות חברתיות, אבל זה מתייג את כל אתרי הרשתות החברתיות כ"מסיח דעת" - אז אתה יכול לצבוט קטגוריות שלמות תפריט ההגדרות. לחץ על הגדרות בחלק העליון של הדף, ולאחר מכן עבור לכרטיסייה קטגוריות. מכאן תוכל להוסיף קטגוריות משלך ולשנות את רמת הפרודוקטיביות של קטגוריות קיימות. אתה אמור לראות את הגרפים שלך בעמוד הראשון משקפים מיד את כל השינויים שאתה מבצע כאן, כך שהפעילויות שלך ב-TweetDeck, פייסבוק ו-Google+ ישתנו כולן מבלי שתצטרך לערוך אותן בנפרד.
לאחר שעברת וביצעת כמה שינויים, אתה צריך לשים לב שהגרפים שלך בעמוד הראשון מעידים קצת יותר על איך אתה מבלה את היום שלך, כמה אתה פרודוקטיבי והיכן נקודות התורפה שלך. שים לב למשימות המסיחות ביותר שלך וראה אם זה משפר את זרימת העבודה שלך מחר - לדעת היכן אתה מבזבז את הזמן שלך הוא חצי מהקרב. לעזאזל, גיליתי שהסמל הקטן של RescueTime בפינת המסך שלי הוא מספיק מוטיבציה כדי להישאר מחוץ לפייסבוק.
ימים ארבעה-שישה: המשיכו לעבוד; לצבוט אם יש צורך
שוב, אין סיבה למהר כאן. המשך לעבוד בשאר השבוע כפי שאתה עושה בדרך כלל. אם אתה רוצה לבדוק שוב עם לוח המחוונים שלך ביום חמישי לערך, זה כנראה רעיון טוב - כדי לוודא שלא פספסת שום פריט שסווג בקטגוריות ביום השלישי - אבל בסך הכל, פשוט המשך לעבוד. המפתח הוא לראות מהן הדפוסים בעבודה שלך, וקשה לעשות זאת לאחר מספר ימים בלבד. נחזור ביום האחרון כדי לראות מה אנחנו יכולים לחלץ מנתונים בשווי 7 ימים.
יום שביעי: כוונון, סקירה והערכה מחדש
כמובן שכל זה לא אומר כלום אם לא תבדוק את זה מעת לעת. לאחר שהבנתם את הקטגוריות שלכם והגרפים שלכם מתחילים להיראות מדויקים במקצת, התחל לסקור את לוח המחוונים שלך כל כמה ימים. בדרך כלל, אני אסתכל על זה פעם או פעמיים בשבוע, אם כי אם היה לי יום שבו הרגשתי לא פרודוקטיבי במיוחד, אני אעלה אותו בסוף היום כדי לראות איפה טעיתי. רק וודא שאתה עובר על זה על בסיס קבוע אם אתה רוצה שזה יהיה יעיל.
בזמן שאתה סוקר, יש כמה דברים שתרצה להיזהר מהם. ברור שאתה רוצה להקטין את הפעילויות המסיחות את הדעת. בַּטוּחַ,קצת גלישה אישית באינטרנט יכולה לשמור על אנרגיה ופרודוקטיביות, אבל אם פייסבוק הוא אחד מהאתרים היותר מבקרים בגרפים שלך, אז אולי כדאי לך לרשום את זה ולצמצם את הפייסבוק. אם אתה זקוק למוטיבציה נוספת, אתה יכול אפילו להשתמש בגרסת המקצוענים של RescueTime כדי לחסום אותה, או להתריע כשבילית יותר מדי זמן בדף זה.
עם זאת, חשובות יותר הן הפעילויות המטעות בזבוז הזמן שמתחפשות לעבודה.פרפקציוניזם רע לפרודוקטיביות בדיוק כמו הסחות דעת, ובזבז יותר מדי זמן על משימה אחת יכול לבזבז את כל היום שלך לפני שאתה בכלל מבין שהוא נעלם. כאשר אתה סוקר את לוח המחוונים שלך, עיין מקרוב ברשימת הפעילויות וראה אם פריטים "פרודוקטיביים" מסוימים נמצאים גבוה יותר ברשימה ממה שהם צריכים להיות. שמתי לב, למשל, שפליקר היה קצת גבוה מדי ברשימה כמה ימים. בימים אלה, ביליתי כל כך הרבה זמן בחיפוש אחר "התמונה המושלמת" לאחד הפוסטים שלי, עד לנקודה שבה בזבזתי זמן. תוך כמה דקות יכולתי לקבל תמונה ולהמשיך הלאה, אבל המשכתי לחפש כדי לראות אם יש משהו טוב יותר. שוב, הסנטימנט נחמד, אבל פרפקציוניזם הוא נזק גדול לפרודוקטיביות.
כל העניין של זה הוא לגרום לך להיות מודע יותר לאופן שבו אתה מבלה את יום העבודה שלך, ואם אתה מבזבז זמן על משימות שאמורות לקחת רק כמה דקות, זה חשוב לדעת. כך, בפעם הבאה שאתה נמצא עד הברכיים במשימה לא חשובה אתה יכול לשחרר את עצמך ממנה ולעבור למשהו יותר שווה.
לא התעמקנו בכל דבר ש-RescueTime יכול לעשות, אבל זה אמור להתחיל ולעזור לך לראות היכן אתה עלול להפסיד זמן במהלך היום. זה אולי נראה קצת אינטנסיבי לעקוב אחר כל תנועה שלך במהלך היום, אבל בסופו של דבר אתה עלול לגלות (כמו שאני מצאתי) שאתה יותר פרודוקטיבי, יעיל יותר, ושהעבודה הרבה פחות מלחיצה. האם אי פעם השתמשת באפליקציית מעקב זמן? ספר לנו מה זה עשה בשבילך בתגובות.
