פרודוקטיביות לא מתרחשת בבועה. לא משנה כמה מוקפדת עשויה להיות המערכת הארגונית שלך, היא יכולה להתבטל אם אף אחד לא ישתתף. למרבה המזל, אתה מכשיר בעדינות אנשים לכבד ולסייע לתפוקה שלך.
תמונה מאתcomputershy.com.
בלוג הפרודוקטיביות Lifehack.org הדגיש לאחרונה שלושה אנשים שאתה צריך להכשיר כדי להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך: עצמך, עמיתיך לעבודה והבוס שלך. אנו נניח שכבר הצלחת לשלוט בדחף שלך לזרוק פרויקטים סביב ווילי נילי ושתיבת הדואר הנכנס שלך היא החבר הכי טוב החדש שלך. מה קורה כשעמיתיך לעבודה והבוס שלך לא נמצאים על הסיפון? דוגמא אישית:
בחיים קודמים הייתי אחראי על תפעול ה-IT באשכול משרדים. לעתים קרובות הייתי מגיע לאחד המיקומים באשכול שלי רק כדי שמישהו יצעק, "שרת ההדפסה היה מושבת כבר שבוע! למה לא תיקנת את זה?" או וריאציה כלשהי של "X מקולקל, אני צריך Y." באופן בלתי נמנע, כשהייתי שואל אותם אם הם שלחו לי אימייל (הדרך המועדפת עליי לקבל הודעות) או רשמו אותו ביומן ששמרתי בחדר השרת (דרך שימושית, אך פחות מועדפת לעשות זאת), התגובה הייתה להיות וריאציה כלשהי של "התקשרתי למשרד שחשבתי שאתה נמצא בו והשארתי הודעה עם המזכירה.". או "הדבקתי פתק פוסט-איט על דלת חדר השרתים". יותר טוב, "דיברתי עם הבחור במשמרת שלישית והוא השאיר לך פתק." ראיתי את הבחור במשמרת בבית הקברות באותה תדירות שראיתי את רופא השיניים שלי.
מה אתה יכול לעשות כשאחרים זוממים להסתיר ממך את זרימת העבודה הנקייה שלך? למרות שהתגובה הראשונית שלך עשויה להיות תסכול מוצדק, חשוב לזכור שכפי שאתה מתאמץ לעמוד בדרישות העבודה שלך, כך גם עמיתיך לעבודה והממונים עליך. עליכם לספק להם מוטיבציה מוחשית ועדינה לתקשר ולהפיץ לכם מידע בצורה היעילה ביותר שיש. היה מוכן לחזור על עצמך כמה פעמים, ולהדגיש כיצד לוודא שהדברים ממוקמים כראוי בתיבת הדואר הנכנס שלך ומוכנים לתשומת לבך הם הדרכים הטובות ביותר להשיג תוצאות מהירות. הסבירו את החלק במערכת שלכם שהכי רלוונטי עבורם ולא צריך להטריד אתכם. לדוגמה, נסה אחת מהאפשרויות הבאות:
"אני מרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלי ומעדכן את רשימת המשימות שלי כל ערב לפני שאני הולך הביתה. אם הפריט שזקוק לתשומת הלב שלי יושב בקופסה הזו, מובטח שהוא יקבל את תשומת הלב הישירה שלי עד סוף היום.
"אני נוסע בין מספר משרדים במחוז שלנו, כי אני לא תמיד כאן כדי לראות פתקים פיזיים שאתה משאיר לי הדרך הטובה ביותר להבטיח שאני מגיב לבעיה שלך במהירות היא לשלוח לי דוא"ל.
"אני מעריך שהקדשת מזמנך להביא את המסמכים שרצית שאחתים למשרד שלי, אבל אני חושש שהם עלולים ללכת לאיבוד בהרים של דברים אחרים שם. יש לי מגש כסף ממש בפינת השולחן רק עבור מסמכים חשובים כמו שלך.
זכור למסגר את הבקשות שלך בצורה כזו שמילוין ייראה - או, יותר טוב, למעשה - מצב של win-win עבור האדם שאתה מדבר איתו. אף אחד לא ישנה את ההתנהגות שלו אם הוא תופס אותה כפשוטה להזין את הנטיות הנוירוטיות שלך ללא שום תועלת עבורם. גם אם בקשתך מנומסת ולא מתעמתת, אם עמיתך לעבודה אינו רואה תועלת עבור עצמו בציות, הוא פשוט ישכח מהבקשה שלך.
אתה בבלוג של פרודוקטיביות, קורא על דרכים להיות פרודוקטיביים יותר ולהפיק את המרב מהזמן שלך. זה אולי נשמע אבסורדי לחלוטין להסביר משהו כמו שימוש בתיבת דואר נכנס בצורה כל כך אלמנטרית, אבל המציאות היא שעמיתיך לעבודה והבוסים שלך ממשיכים בזעף את היום שלהם, מנסים להספיק הכל בזמן, לעתים קרובות ברור לכל מי שעובד סביבם. זה נראה ברור עד כאב שהמגש על השולחן שלך הוא תיבת הדואר הנכנס שלך ולאן דברים חשובים צריכים ללכת, אבל לחבריך העסוקים במשרד, זה אימייל מלפני 12 שבועות. אימון עדין של כמה דקות יכול לחסוך לך כמויות אדירות של זמן ואיבוד פרודוקטיביות במהלך השנה.
בזמן שאתה במצב רוח לאמן ולדרבן בעדינות את חבריך למשרד לעזור לפרודוקטיביות שלך לזרום, אל תשכח לעזור להם לחדד את כישורי האימייל שלהם. תציץ במדריך שלנו להדרכת אחרים כיצד להשתמש בדוא"ל בצורה יעילה יותרכדי לעזור להפחית את כאבי הראש בתיבת הדואר הנכנס שלך. אם יש לך סיפורי הצלחה משלך - או זוועה - על הכנסת אנשים למחזור העבודה שלך, הקפד לשתף אותם בתגובות למטה!
שלושה אנשים שאתה צריך לאמן כדי להשתמש בתיבת הדואר הנכנס[Lifehacker.org]
