רינגטונים מותאמים אישית בטלפונים שלנו מאפשרים לזהות בקלות מי מתקשר (ואם אנחנו רוצים לענות) מבלי להסתכל בטלפונים שלנו כבר שנים, אז למה אנחנו לא עושים את אותו הדבר עם האימייל הנכנס שלנו? התראת דוא"ל חדשה שיוצאת לעתים קרובות יכולה להעיף אותך מסריקת פרודוקטיביות ללא יותר מאשר נגיעה עדינה. אתה ממהר לתיבת הדואר הנכנס שלך כדי לפתוח את המתנה החדשה הזו של אימייל רק כדי לגלות ש...הו... זו עוד שרשרת דוא"ל המונית פוגענית גבולית מבית דודך. היום אני אראה לך כיצד להגדיר התראות מותאמות אישית עם לקוח הדוא"ל המועדף עליך בשולחן העבודה כדי למזער את הסחת הדעת של דוא"ל מבלי לפספס הודעות חשובות.
הפוסט הזה נוצר בהשראתהפוסט המעולה הזהבבלוג האינטרנט Inspect My Gadget.
הרבה אנשים מכבים את הודעות האימייל לחלוטין כדי להבטיח שהן ימנעו מהפרחת הדעת מהזרימה המתמדת, דמוית IM של דואר אלקטרוני חדש, אבל זה גם אומר שכאשר תגיע הודעה חשובה באמת, ייתכן שלא תגיע אליה בזמן שהיא. דורש. אתה יכול לנצל התראות מותאמות אישית (כלומר, רינגטונים מותאמים אישית לדוא"ל שלך) כדי לעזורחומת אש תשומת הלב שלךכך שרק ההודעות שצוֹרֶךיש להביא לידיעתך, והאימיילים שאתה לא צריך להגיע אליהם במהירות אינם. בין אם אתה מפעיל את Thunderbird, Outlook ב-Windows או Mail.app ב-Mac, לכל אחד מהם יש את היכולת לבצע התראות מותאמות אישית עבור דואר נכנס. ראשית, אני אראה לך את התראות הדוא"ל המותאמות אישית שבהן אני משתמש כדי לתת לך כמה רעיונות איפה אתה יכול להתחיל, ואז אראה לך איך להגדיר את זה בלקוח שבחרת.
מתי להשתמש באימייל "רינגטונים"
לפי קבוצות:אם אתה משתמש בלקוח הדואר האלקטרוני שלך כדי להתמודד עם דוא"ל אישי ועבודה כאחד, ייתכן שתרצה להגדיר התראות שונות עבור כל אחת מהן (או רק התראות עבור הקבוצה החשובה יותר). באופן דומה, אם אתה רק משתמש בלקוח עבור דוא"ל אישי, ייתכן שתרצה להגדיר צלילי התראות שונים עבור חברים ובני משפחה.
לפי אדם פרטי:אם אתה רוצה להיות ספציפי באמת, אתה יכול להגדיר צלילי התראה מותאמים אישית לפי פרט. זה לא יהיה המעשי ביותר עבור כל הלקוחות (זה יהיה כואב במיוחד להגדיר עם Thunderbird), אבל הרעיון של התאמת קטע מהצלצול המותאם אישית של הטלפון של איש הקשר שלך עם הודעת האימייל שלך מפתה.
לפי נושא:אם יש לך מילת באז או שתיים שאתה תמיד רוצה לשמור עליהן, אולי תרצה לשקול התראה מותאמת אישית עבור כל אימייל שמכיל את הנושא המיוחד הזה.
לפי עדיפות:אני לא מכיר הרבה אנשים שבאמת קובעים עדיפות כשהם שולחים מיילים, אבל אם יש לך עסק עם אנשים שכן, אולי כדאי להגדיר התראה מיוחדת להודעות בעדיפות גבוהה שלך. אז שוב, אתה עדיין יכול להגדיר רשימה משלך של אנשי קשר עדיפות ואנשי קשר לא עדיפות כדי להשיג את אותה מטרה בסיסית.
אם אתה באמת רוצה להשתמש בהודעות מותאמות אישית כדי לייעל את תיבת הדואר הנכנס שלך ולמזער את הסחת הדעת, אני ממליץ להגדיר התראות מותאמות אישית רק עבור הודעות דוא"ל חשובות - כלומר שרשורים ארוכים דניםהסרטון הזה ביוטיובעם החברים שלך לא תקבל התראה כלל, אבל האימייל החשוב כל כך מהבוס שלך יגרום להתראה על אזעקת אש.
כעת, לאחר שיש לך מושג טוב יותר כיצד ומתי אתה עשוי להשתמש בהתראות מותאמות אישית, הנה כיצד להגדיר אותן.
הודעות דוא"ל מותאמות אישית ב-Thunderbird
בניגוד ל-Outlook ו-Mail.app, Thunderbird למרבה הצער לא מגיע עם אפשרות "השמע צליל" בתיבת הדו-שיח של מסנני ההודעות שלו. למרבה המזל, מפתח הרחבה ערמומי השליך הרחבה של Thunderbird בשםהתראת תיבת דואר. לאחר התקנת Mailbox Alert, תוכל ליצור הגדרות התראה בכל פעם שמגיעה הודעה חדשה לתיקיה כלשהי ב-Thunderbird.
זה אומר שכל מה שאתה צריך לעשות הוא להגדיר את המסננים המתאימים כדי להעביר או להעתיק הודעה לתיקיה נפרדת ב-Thunderbird כאשר אתה מקבל דואר אלקטרוני חדש, ובשלב זה אתה יכול להגדיר התראה ספציפית לאותה הודעה לפי התיקיה שלה. לחילופין, אם אתהשימוש ב-Thunderbird כלקוח ה-IMAP האולטימטיבי של Gmail, ייתכן שכבר הוגדרו לך מסננים ב-Gmail שתוכל להשתמש בהם, ובמקרה זה תצטרך רק להגדיר את ההתראות המותאמות אישית.
זכור שפנקס הכתובות של Thunderbird תומך בקבוצות, מה שאומר שאם ברצונך ליצור התראות נפרדות לפי קבוצה, יצירת מסנן שיכול להעתיק דואר אלקטרוני חדש לתיקיות נפרדות לפי קבוצות אנשי קשר היא קלושה.
הודעות דוא"ל מותאמות אישית ב-Outlook
הפוסט מקורי ב- Inspect My Gadgetכבר כיסו את היסודות של הגדרת התראות מותאמות אישית ב-Outlook, אז אני לא אפרט כאן. בקצרה, אתה פשוט עובר אל כלים -> כללים והתראות, צור כלל חדש ומחיל את התבנית ""השמע צליל כשאני מקבל הודעות ממישהו". Outlook מקל מאוד להגדיר הרבה מהמותאם אישית האלה. התראות - לפי שולח או רשימת תפוצה - במהירות יחסית.
הודעות אימייל מותאמות אישית ב-Mail.app
הגדרת התראות דוא"ל מותאמות אישית עם Mail.app היא קלה, בעיקר בגלל הגדרת הסינון הפשוטה של Mail, אינטגרציה עם ספר הכתובות ומערכת גדולה של אפשרויות סינון. אתה יכול בקלות להגדיר התראות לפי קבוצות פנקס כתובות, שולח או כל קריטריון אחר עם מעט מאוד עבודה. פשוט פתח את ההעדפות של Mail, לחץ על הכרטיסייה כללים ואז התחל להוסיף כללים כמו זה שאתה רואה למעלה.
מסנני הסחת דעת אחרים שווים
כפי שאני בטוח שאתה יודע, סינון דוא"ל רחוק מלהיות חדש, אבל אתה יכול ללכת דרך ארוכה לקראת מזעור הסחת הדעת שלך באמצעות "רינגטונים" מותאמים אישית עבור הדוא"ל שלך - במיוחד אם אתה בוחר להגדיר התראות רק עבור דואר חשוב. ואם זה נתן לך השראה להגביר את מסנני האימייל שלך, בדוק את האחרים האלהמסנני אימייל חיונייםכדי לחזק את סביבת העבודה ללא הסחות דעת.
אדם פאשהוא עורך בכיר של Lifehacker שלא חושב שטלפונים סלולריים הם המכשירים היחידים שצריכים להשתמש ברינגטונים. התכונה המיוחדת שלוהתקפת פריצהמופיע בכל יום שלישי ב-Lifehacker. הירשם ל-עדכון RSS של Hack Attackכדי לקבל תשלומים חדשים בקורא החדשות שלך.
