יותר מדי הודעות דוא"ל עלולות לבלבל אותך, אז במקום להיות מוצף מההודעות שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס שלך, קח את השליטה. היזם בריאן לי משתמש בניסיונו הקודם ככבאי ובכלי פרודוקטיבי פופולרי כדי ליצור מערכת למיין את המיילים שלו.
במצבי חירום, כבאים משתמשים בתוויות מקודדות צבע שונות כדי לתייג חולים כדי לקבוע את העדיפות שלהם. עם תיבת הדואר הנכנס שלך, לי משתמש בצבעים אלה וב-מטריצת פרודוקטיביות של אייזנהאוארלחלק הודעות לארבעה צבעים, כפי שמוצג לעיל. עברו על כל ההודעות שלא נקראו או שלא קיבלו מענה בתיבת הדואר הנכנס שלכם והתחילו לתייג אותן באחד מארבעת הצבעים הללו.
היתרון של מערכת זו הוא שאתה יכול להשתמש בקודים של הכבאים כדי לדעת את הפעולה שיש לבצע עם כל תווית:
אדום (דחוף וחשוב): עשה זאת עכשיו
צהוב (חשוב, לא דחוף): החליטו מתי לעשות זאת
ירוק (דחוף, לא חשוב): האציל אותו
אפור (לא דחוף, לא חשוב): לזרוק את זה
עם מערכת זו במקום, אתה צריך להיות מצויד יותרלהתמודד עם עומס אימייל. עיין בפוסט המלא למטה לכמה כלי ניהול דוא"ל שעליהם לי ממליץ.
