זה לא משנה מה אתה עושה, נראה שעבודות מודרניות דורשות שכולם יטחו אותך באימייל בכל שעות היום. אם אתה מרגיש מוצף וכאילו שלעולם לא תחזור לתיבת דואר נכנס נקייה, הנה עשרה מהטיפים האהובים עלינו שיעזרו לך לנהל את הר הדוא"ל ההולך וגדל.
10. הכר את לקוח הדוא"ל שלך
אם אתה מתכוון לנהל ביעילות את הדוא"ל שלך, תצטרך לדעת את דרכך בלקוח הדוא"ל שלך כמו את כף ידך - לא משנה מה הלקוח שלך. אנחנו מעריצים גדולים של Gmail, וכתבנו הרבה עלאיך להפוך למאסטר של Gmail, כוללכמה מהתכונות הניסיוניות האהובות עלינו ב-Gmail אתה בהחלט צריך להפעיל. אם אינך משתמש Gmail, כתבנו טיפים רבים בנושאהַשׁקָפָהוThunderbirdגם - אבל אתה לא יכול לטעות בקריאת התיעוד של הלקוח שלך כדי ללמוד קצת יותר.
9. למד את ערכי הדוא"ל שלך
הרבה זמן שאתה מבלה בטיפול בדוא"ל מושקעכְּתִיבָהדוא"ל, וניקוי בלבול עם דוא"ל ששלחת קודם לכן. הקדישו פחות זמן בדוא"ל ויותר זמן בעבודה על ידי תרגול הרגלי דוא"ל טובים: כמובְּהִירוּת,תמציתיות,מה שהופך אותו למעשי, ורלוונטיות. ככל שתבזבז פחות זמן בתקשורת רעיונות פשוטים, כך תבזבז פחות זמן בניפוי בתיבת הדואר הנכנס שלך.
8. סינון הודעות עדיפות
https://youtu.be/5nt3gE9dGHQרוב הסיכויים שלא כל אימייל שאתה מקבל דורש את תשומת הלב שלך מיד. סנן את ההודעות החשובות, כך שכאשר אתה מבולבל בזמן, תוכל לקבוע עדיפות לאיזה דוא"ל תענה כדי שלא תבזבז זמן.תיבת הדואר הממוין של Gmail היא דרך פנטסטית ואוטומטית לעשות זאת, למרות שאתה כנראה יכול להשיג משהו דומה עםכמה מסננים מעוצבים היטב בכל לקוח דוא"ל.
7. אל תבדוק את זה לעתים קרובות מדי
לא משנה מה תעשה, אל תהיה עבד להתראות הדוא"ל שלך. מענה לאימייל שלך בכל פעם שאתה רואה את החלון הקופץ הקטן הזה, שומע את הקול הקטן הזה, או צופה בתג הסמל הזה מטפס למעלה בנקודה נוספת, יהרוג את הפרודוקטיביות שלך.הקצו לעצמכם מינימום של 15 דקות לבדיקת אימייל: תן למיילים להיכנס, ולאחר מכן בדוק אותם מעת לעת במהלך היום שלך במקום בכל פעם שמגיע אחד חדש.אל תבדוק את זה דבר ראשון בבוקר, או, או שתעשהלְעוֹלָם לֹאלעשות משהו.
6. הגיבו בזמן
תגובה לאימייל שלך במהירות שומר על מראה מקצועי, אבל זה פעולת איזון.נסה לפעול לפי כלל 2-2-2, שאומר לשאוף לענות למיילים תוך שעתיים מהגעתם. אם אין לך זמן להגיב על זה עכשיו,שירות כמו Boomerang for Gmailיכול להזכיר לך את זה מאוחר יותר כדי שלא תיתן לו לצוף לתחתית תיבת הדואר הנכנס שלך. זכור, להגיב בזמן אינו זהה להגיב מיד - לא רק שזה אומר שאתה שובר טיפ מספר 7, אלא זה אומר שאנשים יצפו ממךתָמִידתשובה מיידית, שלעתים קרובות היא מטרה בלתי ניתנת להשגה.
5. שמור על שליטה כשאתה בחופשה
אם אתם חושבים שהמייל שלכם עמוס, חכו עד שתחזרו מחופשה של שבוע - הוא הופך להר שאי אפשר לטפס עליו. במקום לפחד מהחופשה שלך,לקחת שבתון ממשי של מחק הכל. הודע לכולם שאתה תעלם, הגדר מגיב אוטומטי שיגיד להם לשלוח לך דוא"ל מאוחר יותר, ומחק את כל מה שנכנס. כך אתה חוזר לתיבת דואר נכנס ריקה ולכל דבר חשוב מספיק כדי לחכות לך החזרה תישלח מחדש כשתחזור הביתה.
4. השתמש בהרחבת טקסט כדי לחסוך לעצמך שעות של הקלדה
אם אתה מגלה שאתה מקליד הרבה מאותם ביטויים שוב ושוב בדוא"ל, הגיע הזמן להפוך את זה לאוטומטי. יש לנוזמן רב תומך בשימוש במרחיב טקסט כלל מערכתישמחליף קטעי טקסט זעירים בביטויים הנפוצים. בדרך זו, כאשר אתה צריך להקליד תגובה מוכנה, כתובת או כל כמות טקסט מייגעת אחרת, אתה יכול פשוט ללחוץ על כמה מקשים במקלדת ולהיות בדרך למייל הבא.
3. למד להשתמש בפונקציית החיפוש
מחקר שנערך לאחרונה מצא את זהשכשוך בתיקיות דואר אלקטרוני הוא דרך לא יעילה לחפש בהודעות ישנות. זה לא אומר אל תשתמש בתיקיות - אתהלא רוצה להיות עורך אימייל, שם הכל נערם בתיבת הדואר הנכנס שלך - אבל זה אומר ללמוד להשתמש בפונקציית החיפוש של הלקוח שלך. כשמגיע הזמן למצוא את האימייל הישן הזה, אל תעבור ללחוץ בין תיקיות,השתמש באופרטורים של חיפוש מתקדםבשילוב עםמסננים טוביםכדי למצוא את מה שאתה מחפש.
2. היפטר מספאם לא רצוי
לא סביר שדוא"ל עבודה הוא הדבר היחיד שמעמיס אותך. הדבר הנוסף שתופס את כל המקום בתיבת הדואר הנכנס שלך הוא דואר זבל, ולמרות שזה נראה בלתי אפשרי להיפטר ממנו, יש הרבה טכניקות שאתה יכול להשתמש כדי לצמצם אותו למינימום. ראשית, ודא שאתה יודע אילו הודעות נשלחו ישירות אליך ולא לרשימת תפוצה, על ידילצבוע אותם באאוטלוק,מדגיש אותם ב-Thunderbird, אוהפעלת מחווני הרמה האישית ב-Gmail. הבא, אתה יכולהימנע מספאם נכנס על ידי סינון המילה "ביטול הרשמה", ולסנן דואר זבל עתידי על ידי שימוש בכתובת דוא"ל זמנית וחד פעמית משירות כמו Trashmailאוֹדואר. עם כמה מסננים וכלים נוספים, אתה יכולשמרו על תיבת הדואר הנכנס שלכם (בעיקר) נקייה מכל דואר זבל שיגיע אליכם.
1. שלח את הדואר האלקטרוני שלך לתיבת דואר נכנס ריקה
בסופו של דבר, הדרך הטובה ביותר להגיע לתיבת הדואר הנכנס היא להוציא את הדואר האלקטרוני שלך מתיבת הדואר הנכנס שלך, לפעול לפיו ואז להעביר אותו לארכיון. תמיד דגלנוהפעלת תיבת הדואר הנכנס שלך עם שלישיית התיקיות המהימנה: מעקב, ארכיון והחזקה. אם אתה יכול להסתדר מבלי להשאיר הודעה שנקראה בתיבת הדואר הנכנס שלך, תוכל להשיג את השקט הנפשי שתמיד ייחלת לו. בדוק שלנוהמדריך המלא לטריאג' אימיילכדי ללמוד עוד.
אלו לא הטיפים היחידים שיעזרו לכם לשמור על תיבת דואר נכנס נקייה, אבל הם חלק מהטיפים שמצאנו שימושיים ביותר במהלך השנים. יש לך טיפ או טריק משלך להתמודדות עם שלל הודעות מתמיד? ספר לנו על כך בתגובות.
