מאת קית 'רובינסון
תהית אי פעם מה גורם לתחושת האימה השוקעת רגע לפני שאתה פותח את לקוח הדואר האלקטרוני שלך? האם מדובר במאות ההודעות החדשות שיעגו לך בכל הצורך שלהם-תגובה-אספ, לא נקראת תהילה?
עד כה בסדרה שלי בנושא תקשורת, הזכרתי את החשיבות שלמזהה את עצמךואיךתכנן את ההודעות שלךו השבוע אני אתן לך כמה טיפים להתמודדות עם הדואר האלקטרוני שלך ולעשות כמיטב יכולתך כדי להגיב לכל דואר אלקטרוני לגיטימי שאתה מקבל במסגרת זמן סבירה.
טיפים אלה לא יהפכו אותך למגיב דואר אלקטרוני מושלם, ולמען האמת אני לא חושב שזה אפשרי, אבל הם יביאו לך טוב. כפי ששמעתי פעמים רבות בחיי: מושלם הוא אויב הטוב.
תגובת דואר אלקטרוני חשובה מאוד
חשבתי לקרוא למאמר הזה "אל תהיה פתית" או משהו בקווים האלה. זה ממש מדהים אותי כמה דוא"ל לגיטימי אני שולח לעמיתים לעבודה, חברים ועמיתים שמבקשים באופן ספציפי תגובה שלעולם לא מחזירה לי. או שהם מחזירים את זה כל כך מאוחר שזה לא רלוונטי יותר.
בכל פעם שזה קורה אני זוכר את זה ולא בצורה טובה. כמו כן, נקראו לי אנשים בעבר כששמטתי את הכדור. זו לא הרגשה טובה. זה נראה ממש רע ומשקף אותך בצורה לא טובה באופן אישי ומקצועי.
החדשות הטובות הן שיש המון דרכים בהן תוכלו לשפר את זמן התגובה שלכם. החדשות הרעות הן שבגלל הכמות העצומה של דואר אלקטרוני של זבל ודואר זבל שכולנו צריכים להתמודד איתם, זה יכול להיות קשה וסביר להניח שלעולם לא תקבלהַכֹּלו
לעשות את המאמץ
הצעד הראשון הוא להחליט לעשות טוב יותר. הכירו שלא תקבלו את כולם, אלא עשו מאמץ מרוכז לעשות בדיוק את זה.
הגדר את עצמך להצלחה
הפעולה הראשונה שעליך לנקוט היא לנקות ולנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך. אולי אתה אומר, "אבל, קית ', יש לי שם 982 דואר אלקטרוני!" אני יודע שזה יכול להיות כאב, הייתי שם, אבל זה צריך לקרות. למיין, להגיב, למחוק, לארכיון ו/או קובץכל דואר אלקטרוני בודדבתיבת הדואר הנכנס שלך. זה ייתן לך צפחה נקייה מלכתחילה.
בשלב הבא תרצו ליצור תיקיות שיעזרו לכם למיין ולהגיש הודעות חדשות ועתידיות. יש המון דרכים שניתן לעשות זאת, ולפעמים נדרשות ניסוי וטעייה כדי להשיג את זה נכון עבורך. זה יכול להיות גם מסובך אם אתה כמוני ויש לך מספר כתובות.
מה שאני עושה זה לקבל תיקיה ברמה העליונה לכל אחד שלירָאשִׁיכתובות חלופיות. בתוך תיקיות אלה יש לי תיקיות משנה לפרוק דרכים שונות, תלוי בצרכי הכתובת. תיקיות אלה מיועדות למטרות ארכיון בלבד. אני משתמש בהם כדי לאחסן דואר אלקטרוני שאינו זקוק לפעולה אך עשוי להזדקק להתייחסות.
יש לי שתי תיקיות ברמה העליונה לדברים שעשויים להזדקק לפעולה. תיקיה "מתנה-מעטה" לדברים שאני מחכה למישהו אחר או על דברים שאינם דחופים, ותיקיית "זקוקה לתגובה או פעולה" לדברים שאני צריך להגיב עליהם. יש לי תיקיות משנה באלה כדי לפצל את הדברים בכתובת דואר אלקטרוני. בדרך כלל אני מסמן הודעות בתיקיית "התגובה או הפעולה" שלי לקבלת תזכורת נוספת.
הנה איך זה נראה:
לכן, ברגע שיש לך תיקיות שהוגדרו לארגן וארכיב את ההודעות שלך, ויש לך תיבת דואר נכנס נקייה, אתה פשוט צריך ליצור תהליך ולהיצמד אליו.
התהליך "תמיד נקי"
מטרת תהליך זה היא:
יש תיבת דואר נכנס ריקה בסוף כל יום
שמור על תיקיית "תגובת הצרכים" נקייה ככל האפשר
אם אתה יכול לעשות את שני הדברים האלה רוב הסיכויים שתוכל רק להגיב מהר יותר, יהיה לך מושג הרבה יותר טוב לאן הכל נמצא בכל הדואר האלקטרוני. זה נותן לך את הזמן והמיקוד כדי להתייחס ולהגיב לרוב הדוא"ל כאשר הוא נכנס (או כשאתה בודק את זה). אבל זה קשה. רוב הסיכויים שלא תוכל להמשיך בזה על בסיס יום יום, אבל זה בסדר, פשוט נסה לעשות כמיטב יכולתך. הנה איך:
בעת בדיקת דואר אלקטרוני, עשה כמיטב יכולתך כדי להגיב, להגיש, לארכיון או למחוק כל הודעה שקראתכשאתה קורא את זה לראשונה.אם לא תעשה את הדברים האלה נוטים להסתובב בתיבת הדואר הנכנס שלך. ואז הם נערמים ו ...
אם אתה צריך להגיש משהו שצריך תגובה לפעמים טוב להשיב במהירות להודיע לשולח לדעת שקיבלת אותו ושחזור אליהם. זה בדרך כלל מבטל את "Send מחדש" שיכול להפוך לטרחה.
אם הגבת למשהו מאוחר - אפולוגיזציה. אנשים בדרך כלל יודעים ומעריכים שאתה עסוק ובמיוחד עם דברים לא דחופים או רגישים לזמן, הם ישמחו שהגבת בכלל. אני יודע שאני.
עברו על הדואר האלקטרוני שלכם לפחות פעם בשבוע והגיבו לכל דבר שנשאר. אני למעשה מנסה לעשות זאת מדי יום עם גוש זמן ארוך יותר המתוכנן לסוף השבוע. מה שנחמד זה שאם עשיתי טוב שיש לי זמן פנוי ביום העבודה שלי.
מערכת טובה ומבנה תיוק טוב יכולים להיות בדיוק הדבר שאתה צריך כדי להביא אותך למקום בו אתה יכול לגרום לאנשים שיצרו איתך קשר ממש טוב על ידי לחזור אליהם בזמן. בנוסף סביר להניח שתהיה מסודר יותר.
כמה טיפים ותצפיות
תדליק את הכללים. תיוק אוטומטי מדי יכול להקשות לדעת מה יש בארכיונים שלך ואתה מסתכן לאבד משהו חשוב. בנוסף, מצאתי שזה הופך את הסקירה והארגון להרבה יותר זמן רב.
השתמש בתוכנית חשבון ודואר נפרדים (Gmail הוא טוב) עבור הדברים שלך והכרזה. שמירה על דברים אלה נפרדים לחלוטין באמת עוזרת.
עבור כתובות קבוצתיות, הקצה מישהו לשלוש ולבצע תגובות ראשוניות. כמו כן, נסה לשמור על תיבות דואר אלקטרוני קבוצתי ואינדיבידואליות נפרדות אם אתה יכול.
בדוק את הדואר שלך 3-4 פעמים ביום במקום כל 10 דקות. לעבור את הדואר שלך בחבילות באמת עוזר.
כאשר יש ספק - דילט. אם אינך צריך לשמור משהו ולא מתכנן להגיב, פשוט זבל אותו.
איך אתה מונע מעצמך לאפשר לדואר אלקטרוני להניע אותך לא שפוי? הודע לנו בתגובות או בטיפים ב- Lifehacker.com.
ד. קית 'רובינסוןהוא עורך חבר של Lifehacker. התכונה המיוחדת שלולהגיע לסיוםמופיע בכל יום שני ב- Lifehacker.