מאת קית' רובינסון
אני מאמין בתוקף שאפשר לנהל עסקים בצורה סתמית וישירה. בשום פנים ואופן אינני דבק בדקדוק, שפה "ראויה" או נימוסים. אתה יכול לקלל במהלך פגישה עסקית, למשל, ואני לא אתעלב קצת. שגיאות כתיב, למרות שצוינו לעתים קרובות, לא גורמים לי לחשוב פחות עליך. עם זאת, ישנם כמה דברים שאנשים רבים יכולים לעשות כדי לשפר את ה"תדמית" שהם מציגים באמצעות התקשורת שלהם.
בשבועות הקרובים אני הולך לדון בכמה דברים שכמעט כל אחד יכול לעשות כדי לעזור להפוך את התקשורת העסקית שלו ברורה יותר - ומקצועית יותר. ראשית, בואו נדבר על חתימות ונוודא שאנשים יודעים מי שולח את ההודעה.
הכל עניין של הקשר
כמעט כל יום אני מקבל מייל ממישהו שאני לא מכיר. אני נהנה מזה כי אני אוהב להכיר אנשים חדשים. עם זאת, יש יותר מדי פעמים שבהם האנשים האלה קופצים לנקודה מבלי להציג את עצמם.
זה יוצר בעיה עם הקשר. לדעת מי מדבר היא נקודה חיונית בכל הודעה. לדוגמה, אם סטיב ג'ובס אומר לי שאפל עובדת על אייפוד חדש עם מסך מגע, אני יכול להיות בטוח שראוי לציין זאת. אם בלוגר ללא שם מ-stuffweheardaboutapplefromourfriends.com אומר את זה, אני הולך לחשוב פעמיים.
כדי להמחיש נקודה זו, אתן לך כמה דוגמאות.
הוסף הקשר לדואר אלקטרוני
חתימה היא חובה בכל הנוגע לתקשורת דואר אלקטרוני מקצועית. אני לא יודע באיזו תדירות אני מתעלם מהודעה רלוונטית אחרת כי האדם אפילו לא השאיר את שמו. אותו דבר לגבי תגובות לאנשים שאתה לא מכיר.
לדוגמה, כאשר אני מגיב לדואר אלקטרוני שמגיע לשורת הטיפים של Lifehacker, אני כולל חתימה פשוטה שכתובה "Keith, Associate Editor, Lifehacker". זה מספק הקשר לקורא ומאפשר לו לדעת שעורך מגיב. אני אף פעם לא מניח שאנשים יודעים מי אני. זה עשוי להיות קצת מוזר אם "קית" (או גרוע מכך, ללא חתימה כלל) יגיב אם לא היה להם כבר ההקשר הזה.
כמו כן, אם מעולם לא תקשרת עם אדם קודם לכן, אולי זה יהיה רעיון טוב להציג את עצמך עוד לפני שתתחיל. הנה דוגמה פשוטה:
היי ג'רמי, שמי קית' רובינסון ואני העורך המשנה של Lifehacker (https://www.lifehacker.com) - בלוג העוסק בשימוש בטכנולוגיה כדי לשפר את חייך. אני מאוד מעוניין לדבר איתך על הגאדג'ט "עשה הכל" שלך...
זה מספק את כל ההקשר הדרוש כדי לאפשר ל"ג'רמי" להגיב (או להתעלם) באופן הולם.
הוסף הקשר לבלוג
אם אתה מתקשר בצורה מקצועית דרך הבלוג שלך, הקפד שיהיה לך דף "אודות". אתה לא צריך ביוגרפיה מלאה, אבל קצת מידע יכול לעזור הרבה להוספת הקשר לפוסטים שלך. לכל הפחות תן את שמך ודרך להגיע אליך.
אתה אף פעם לא יודע מי יכול לעצור. לא פעם בחרתי לא לקשר לפוסט שעשוי להיות טוב עבור Lifehacker כי לא הייתי בטוח
מי כתב את זה,
אם הם היו אמינים,
אם זו הייתה העבודה המקורית שלהם.
אם אתה רוצה שייקחו אותך ברצינות בבלוג, אתה באמת צריך לספק קצת מידע על עצמך. אחרת אתה יכול להיות סתם עוד קול חסר משמעות במסה של קולות חסרי משמעות.
ודא שאנשים יודעים מי מתקשר
התיאוריה המוצגת בדוגמאות הללו יכולה לשמש כמעט לכל סוג של תקשורת. מביך אותי שזו טעות נפוצה כמו שהיא. אם אתה לוקח את הזמן כדי ליידע אנשים מי אתה, אתה באמת מוסיף הרבה בהירות להודעה שלך.
בשבוע הבא נדבר על איך אקְצָתעיצוב יכול להגיע רחוק. נתראה אז.
ד. קית' רובינסוןהוא עורך שותף של Lifehacker. התכונה המיוחדת שלולקראת סיוםמופיע בכל יום שני ב-Lifehacker.